Ang tumpak na pag-compile ng mga minuto ng pagtulong ay tumutulong na matiyak na ang mga dadalo ay mananatiling nakatuon sa mga nakatalagang gawain, binabawasan ang miscommunication at nagpapabuti sa kahusayan ng kasunod na mga pagpupulong. Ang mga benepisyo ng malinaw at komprehensibong mga pulong ng pulong ay nangangahulugan ng anumang may-ari ng negosyo, ehekutibo, o iba pang pinuno na regular na humawak ng mga pulong ay dapat magtatag ng mga alituntunin para sa pagkuha ng mga minuto. Ang mga patnubay na ito ay dapat sumaklaw kung ano ang nangyayari bago, sa panahon at pagkatapos ng pulong.
Bago ang pulong
Alamin kung Sino ang Kinukuha ng Mga Minuto
Habang ang isang tila menial na gawain, pagtatala ng pulong minuto ay nangangailangan ng makabuluhang pansin sa detalye. Bilang resulta, ang ministro ay dapat magkaroon ng kaunting pakikilahok sa pulong. Pinapayagan nito ang pagtuon sa karamihan ng iyong lakas sa pagtatala ng mga mahahalagang punto ng pulong.
Mga Tip
-
Ang mga negosyo ay kadalasang gumagamit ng executive assistants o receptionists upang kumuha ng ilang minuto dahil ang mga tauhan na ito ay madalas na walang aktibong papel sa mismong pulong.
Gumamit ng isang Standardized Form
Lumikha ng iyong sariling pamantayan ng form ng pulong ng pulong upang gamitin sa panahon ng pulong. Tinutulungan ng standardisasyon ang tagatingin kung saan ilalagay ang impormasyon at tumutulong din sa mga dadalo na basahin ang dokumento sa ibang pagkakataon. Ang pangunahing impormasyon ay dapat kabilang ang:
- Listahan ng mga dadalo.
- Petsa.
- Listahan ng mga paksa upang talakayin.
- Nagpasiya ang plano ng pagkilos sa bawat paksa.
- Ang mga responsable sa pagsasakatuparan ng mga pagkilos na iyon.
Sa panahon ng pagpupulong
Punan ang Mahalagang Impormasyon
Bago magsimula ang pulong, punan ang mahahalagang impormasyon tulad ng mga dadalo at petsa. Pinipigilan nito ang hindi kinakailangang pag-aaksaya ng oras sa panahon ng aktwal na pagpupulong.
Rekord lamang ang Mahalagang Impormasyon
Ang mga minuto ng pagpupulong ay hindi dapat isalin sa isang buong pulong. Sa kabaligtaran, ang mga pulong ng mga minuto ay nagtatala ng mahahalagang gawain at direksyon sa isang pinadali na format. Kaya, dapat kang magtala ng impormasyon tulad ng pagtatalaga ng mga tungkulin, mga takdang petsa, mga itinalaga sa mga tungkulin at anumang iba pang kaugnay na impormasyon. Ang mga minuto ng pagpupulong ay hindi dapat maglaman ng mga pangkalahatang talakayan o tangential information.
Magtanong para sa Paglilinaw
Ang mga minuto ay dapat tumpak na sumasalamin sa mga kapansin-pansin na mga punto ng pulong. Humingi ng paglilinaw kung ang anumang impormasyon na tinalakay sa pulong ay hindi maliwanag. Huwag kailanman hulaan, o ipagsapalaran mo ang hindi tumpak na impormasyon o pagtanggal. Gayunpaman, kapag humihingi ng paglilinaw, laging sundin ang mga protocol ng pagpupulong. Ang ilang mga pagpupulong ay nagsasagawa ng impormal na pamamaraan, samantalang ang iba naman ay nagpatibay ng mga Batas ng Order ng nakabalangkas na Robert.
Sumangguni sa Nakaraang Mga Minuto
Ang mga kasalukuyang minuto na iyong isinulat ay maaaring sumangguni sa mga nakaraang minuto ng pagpupulong. Kinakailangan nito na dalhin mo ang mga nakaraang minuto ng pagpupulong sa bagong pulong upang ang impormasyon ay madaling magagamit sa lahat ng mga dadalo.
Pagkatapos ng Pagpupulong
Suriin ang Mga Minuto
Suriin ang mga minuto ng pagpupulong para sa mga pagkakamali ng typographical o anumang di-malinaw na mga pangungusap. Ayusin ang mga ito bago finalizing ang mga minuto. Ang anumang mga error ay maaaring potensyal na maging sanhi ng pagkalito tungkol sa mahahalagang gawain.
Ipadala sa mga Dadalo
Ipadala ang mga minuto ng pulong sa mga dadalo ng pulong para sa pag-apruba. Nagbibigay ito ng pagkakataon ng mga dadalo na magtanong o mag-aayos ng mga pagkakamali. Ipaalam sa lahat ng mga dadalo kung may naganap na mga pagbabago.
Finalize at File
Sa sandaling aprubahan ng lahat ng mga dadalo ang mga minuto, lagdaan ang minutong dokumento kasama ang petsa ng pag-apruba na nakalagay sa tabi ng lagda. Pagkatapos nito, i-file ang mga minuto sa iyong computer o sa isang folder na may iba pang mga minuto ng pagpupulong. Panatilihing sama-sama ang lahat ng pulong minuto, na nagbibigay-daan para sa madaling transportasyon sa mga pulong sa hinaharap at nagbibigay ng isang sentral na lokasyon kung ang sinuman ay kailangang sumangguni sa mga dokumento.
