Ang mga pagpupulong ay nagaganap sa lahat ng lugar na may mga tao. Ang mga simbahan, paaralan at negosyo ay nagtataglay ng mga pulong para sa isang dahilan o iba pa. Kapag ang mga minuto ay maayos na kinuha maaari silang madaling ma-relay sa iba pang mga miyembro ng pulong na kailangang marinig ang isang bagay na muli muli, lalo na isang araw o dalawa pagkatapos ng pulong. Hangga't maaari naming subukan hindi namin matandaan ang lahat. Iyon ang dahilan kung bakit ang pagkuha ng mga minuto nang tama sa isang pagpupulong ay napakahalaga.
Pagkuha ng Mga Minuto
Suriin upang makita kung ang iyong negosyo, simbahan o paaralan ay may kinakailangang format para sa pagkuha ng mga minuto ng pagpupulong. Ang ilang mga lugar ng negosyo ay may isang tiyak na paraan na nais nilang gawin ang mga bagay, kahit na ito ay nag-iiba mula sa pamantayan ng kaunti. Tiyaking sundin mo ang format na hiniling.
Umupo sa isang lugar kung saan maaari mong makita at marinig ang lahat. Mahirap isulat ang mga minuto kung hinahanap mo kung sino ang nagsabi kung ano. Ang pag-upo sa isang sentral na lokasyon ay pinakamainam kung ang kuwarto ay medyo malaki na walang paglaki. Umupo sa harap ng silid kapag ang mga malalaking grupo ay gumagamit ng mga mikropono.
Isulat ang petsa sa iyong papel. Handa na ang iyong papel at panulat bago magsimula ang pagpupulong upang maiwasan mo ang kulang na bagay na mahalaga sa simula. Gayundin, isulat kung ang pulong na ito ay tungkol sa isang partikular na paksa o problema. Gayundin, mabilis na isulat ang pag-aayos ng pag-upo kung ang mga miyembro ay medyo ilang. Makakatulong din ito sa iyo sa ibang pagkakataon kapag sinisisi kung sino ang nagsabi kung ano.
I-record ang lahat na naroon. Siguraduhing isulat ang isa na namamahala sa pulong pati na rin ang mga hindi makadalo para sa ilang kadahilanan o iba pa. Kung posible, maghanda ng isang balangkas ng paksang muna upang bigyan ka ng isang bagay na dapat sundin habang kumukuha ng mga minuto sa panahon ng pulong.
Isulat kung sino ang nagsabi kung ano, mga diskusyon sa ideya o paksa at mga desisyon sa mga talakayang iyon. Kung ang isang boto ay tumatagal ng lugar, isulat kung sino ang iniharap ng boto, na pinalitan ito at kung ano ang resulta ng boto ay, tulad ng 4 na hindi hanggang 9 oo.
Huwag i-record ang lahat ng bagay na sinabi sa panahon ng pulong. Isulat lamang ang mga ideya at ang mga paksa sa buod. Ikaw ay palayasin ang iyong sarili kung susubukan mong isulat ang bawat salita na sinasabi ng bawat tao.
Ibalik ang iyong mga minuto sa lalong madaling panahon pagkatapos ng pulong hangga't maaari. Pinipigilan nito ang mga pagkakamali at mga pagkalugi sa memorya. Siguraduhing i-double-check ang iyong spelling bago i-print ang mga minuto at ibibigay ang mga ito sa mga taong nasa pulong.
