Ang pag-dokumento sa mga aksyon na kinuha sa panahon ng isang pagpupulong ay nagbibigay-daan sa mga paksa at pagpapasya ng kabuluhan na maalaala sa mga darating na taon. Ang lahat ng mga pangunahing pakikipag-ugnayan sa isang pagpupulong ay dapat na maitala, kabilang ang kapag ang mga galaw ay ginawa - kahit na ang paggalaw sa huli ay nabigo.
Layunin ng Mga Minutong Meeting
Minuto ang mga dokumento sa mga desisyon at mga talakayan na nangyari sa isang pulong. Bilang isang nakasulat na rekord, ang mga minuto ay maaari ring maglingkod bilang legal na dokumentasyon ng pulong. Ang anumang uri ng pulong ay maaaring magtala ng mga minuto, mula sa pormal na Lupon ng mga Direktor ng korporasyon sa pagpupulong ng kawani ng isang organisasyon sa isang pagpupulong ng komunidad sa mga pampublikong patakaran.
Pagkuha ng Mga Minuto sa Pagpupulong
Ang mga pambihirang organisasyon, pakikinig at mga kasanayan sa pagkuha ng tala ay nagpapautang sa pagtatala ng mga minuto sa isang pulong. Hindi lahat ng sinabi sa pulong ay dapat na dokumentado; sa halip, tumuon sa mga pangunahing punto, tulad ng:
- Ang petsa, oras at lokasyon ng pulong
- Listahan ng mga dadalo
- Ang mga pangunahing paksa na tinalakay
- Ginawa ang mga galaw
- Mga desisyon na tinatapos
- Nakumpleto ang mga aksyon
- Anumang mga hakbang na dapat isasagawa bago ang susunod na pagpupulong
Nabigong Mga Motibo
Kapag nais ng isang dadalo sa pulong na ipakilala ang isang bagay para sa pagsasaalang-alang, isang paggalaw ang ginawa. Kadalasan ang isang paggalaw ay kailangang pangalagaan - na ang ibig sabihin ng isa pang dumadalo ay sumang-ayon na ang bagay ay dapat isaalang-alang - upang mapalakas ang paggalaw at talakayin. Kung ang paggalaw ay hindi pinalitan, ito ay tinatawag na a Nabigo ang paggalaw. Gayunpaman, kahit na isang bigong paggalaw ay dapat na dokumentado. Isulat kung sino ang gumawa ng paggalaw, kung ano ang binubuo ng paggalaw, at nabigo ito. Halimbawa, ang isang paraan ng pagtatala nito ay maaaring ganito:
- Paggalaw: Ang lahat ng mga computer sa library ay dapat mapalitan ng bago at kasalukuyang mga modelo. Paggalaw na ipinakilala ni Bill Smith. Ang paggalaw ay hindi pinalitan; Nabigo ang paggalaw.
Ang mga galaw na pangalawang pa rin ay maaaring mabibigo kung wala silang sapat na boto. Pagkatapos ng isang paggalaw ay pangalawa at nagpapatuloy, ang mga dadalo ng pagdalo ay pinagtatalunan ang isyu sa kamay. Nabigo ang paggalaw kung ang karamihan sa mga botante ay hindi pabor sa pagpasa sa isyu. Dapat itong maitala sa mga minuto tulad ng:
- Paggalaw: Ang lahat ng mga computer sa library ay dapat mapalitan ng bago at kasalukuyang mga modelo. Paggalaw na ipinakilala ni Bill Smith. Paggalaw na pinalitan ni Bob Jones. Ang botante ay 5-2 laban; Nabigo ang paggalaw.
