Ang mga prealert ng pagpapadala ay mga paunawa na ibinigay sa mga mamimili ng mga kalakal upang ipaalam sa kanila na ang isang kargamento ay nasa paraan nito. Ang mga prealert na ito ay ginagamit lalo na sa pagpapadala sa ibang bansa, bagaman maraming iba pang mga kumpanya na may lamang domestic na operasyon ay maaari ring gamitin ang mga ito. Ang isang prealert ng kargamento ay kadalasang ipinadala sa pamamagitan ng fax o email sa customer na tumatanggap ng mga kalakal ilang araw bago ang inaasahang petsa ng pagdating. Ang paunawang ito ay nagbibigay-daan sa oras ng kustomer upang maghanda para sa pagdating.
Unawain ang layunin para sa isang prealert ng kargamento. Maraming mga kumpanya ang nagpadala ng isang prealert sa paggalang sa customer. Iniingatan ng customer ang tungkol sa mga detalye ng paghahatid ng inaasahang pagpapadala. Kung ikaw ay isang kumpanya na nagpapadala ng mga kalakal, bigyan ang iyong mga customer ng isang kagandahang abiso ng ganitong uri.
Tukuyin ang iyong pamamaraan sa pagpapadala ng paunawa. Ang pinaka-karaniwang paraan na ginagamit upang magpadala ng mga paunang prealert notice ay sa pamamagitan ng email.
Pamagat ang paunawa. Isama ang pamagat na "Pagpapadala Prealert" sa tuktok ng paunawa. Kung nagpapadala ka ng paunawa sa pamamagitan ng email, isulat din ito sa linya ng paksa. Isama ang isang maikling pahayag na nagsasabi sa customer na ito ay nagsisilbing paunawa na ang mga order na kalakal ay nasa kanilang paraan.
Sabihin ang mga detalye ng pagkakasunud-sunod. Ang isang prealert ng kargamento ay dapat magbigay ng ilang mahalagang susi ng impormasyon. Ito ay dapat na malinaw na ipahayag ang pangalan ng iyong kumpanya upang ipaalam agad ang customer tungkol sa kung sino ang nagpapadala ng notice na ito. Isama ang uri ng paraan ng pagpapadala na ginagamit, ang tracking number at ang inaasahang petsa ng pagdating.
Isama ang anumang impormasyon sa clearance ng customs. Kapag ang mga kalakal ay ipinadala sa ibang bansa, may mga mahahalagang dokumento na kinakailangan para sa pagkumpleto. Ang mga pormang ito ay karaniwang nakumpleto ng tagadala at tagapaghatid ng mga kalakal. Sinisiguro ng mga dokumento ng mga kustomer na ang mga kalakal ay maaaring malinis sa pamamagitan ng mga kaugalian. Kasama sa isang prealert ng kargamento ang impormasyong ito upang maipakita ang customer ang mga tamang form ay nakumpleto na. Kung ang mga form na ito ay hindi nakumpleto nang tama, ang isang problema sa kargamento ay maaaring mangyari.
Maglakip ng iba pang mahahalagang dokumento. Sa pamamagitan ng isang prealert ng kargamento, maraming mga kumpanya ay madalas na mag-attach ng ilang mga dokumento, na maaaring magsama ng isang bill ng pagkarga, komersyal na invoice, listahan ng packing o materyal ng kaligtasan ng data sheet, na tinukoy bilang isang MSDS.
Isama ang iyong impormasyon sa pakikipag-ugnay. Ito ay isa sa mga pinakamahalagang detalye na naglalaman ng prealert ng kargamento. Ito ay unang binubuo ng isang numero ng telepono para sa customer na tumawag kung may mga katanungan, alalahanin o problema na lumitaw.
