Kahit na ang isang pangkat ay nagpapatakbo ng mga aktibidad ng proyekto nang maayos, kailangan ng tagapangasiwa ng proyekto na subaybayan ang progreso ng proyekto sa mga tuntunin ng oras, mga gastos, mga mapagkukunan at pagganap. Natapos mo ang layuning ito sa pamamagitan ng paghahambing ng katayuan ng proyekto sa naaprubahang plano ng trabaho at badyet. Inihambing mo rin ang aktwal na mga parameter ng pagpaplano ng proyekto sa mga tinukoy sa plano ng proyekto. Susunod, inihambing mo ang mga pangako ng proyekto, tulad ng mga pondo at iba pang mga mapagkukunan, sa mga na-reference sa plano ng proyekto. Pagkatapos mong suriin ang aktwal na pag-unlad ng proyekto sa paglipas ng panahon na may kaugnayan sa inaasahan at dokumentado sa plano ng proyekto.
Subaybayan ang Badyet ng Proyekto
Ang badyet ng isang proyekto ay maaaring ipahayag bilang mga mapagkukunan, tulad ng mga dolyar, mga mapagkukunang linggo, mga oras na ginastos o ibang panukalang-batas. Inihambing mo ang iyong aktwal na paggamit ng mga mapagkukunan ng proyekto sa na inaasahang nasa plano ng proyekto. Mahalaga ang pagsubaybay sa badyet dahil bago magsimula ang proyekto, ang tagapamahala ng proyekto at mga stakeholder ay sumang-ayon sa pagtatalaga ng mga partikular na mapagkukunan sa proyekto. Dahil dito, kung ang mga gastos sa proyekto ay magsisimulang lumampas sa badyet, maaaring nangangahulugan ito na walang pagsasaayos ng saklaw ng proyekto o mga mapagkukunan na hindi makamit ang lahat ng mga kinakailangan sa proyekto.
Subaybayan ang Saklaw ng Proyekto
Ang isang saklaw ng proyekto ay binubuo ng mga kinakailangan sa proyekto, na kilala rin bilang mga layunin. Ang pagsubaybay sa saklaw ng proyekto ay kritikal dahil nakakaimpluwensya ito sa lahat ng iba pang mga aspeto ng proyekto kabilang ang mga gastos sa proyekto, iskedyul at mga mapagkukunan. Halimbawa, kung mayroon kang masyadong maraming mapagkukunan na nakatalaga sa proyekto, ang iyong mga gastos ay magiging masyadong mataas. Ang pagsubaybay sa saklaw ng proyekto ay titigil sa saklaw ng takip, na kung saan ay ang pagdaragdag ng mga bagong pangangailangan pagkatapos maaprubahan ang plano ng proyekto. Ang saklaw ng takip ay nangangahulugan na ang badyet, oras at mga mapagkukunan na inilaan sa proyekto ay hindi sapat.
Panoorin ang Iskedyul ng Proyekto
Inihahambing ng isang project manager ang katayuan ng trabaho ng proyekto na iniulat sa iskedyul ng proyekto sa nakaplanong iskedyul upang matiyak na ang proyekto ay umuunlad gaya ng inaasahan. Ang iskedyul ng proyekto ay maaaring kinakatawan bilang isang work breakdown structure na kapwa tumutukoy sa mga aktibidad na ginaganap ayon sa araw-araw na mga ulat, pagkilala sa milestone at mga materyales at iba pang puna, at ang mga mapagkukunang kinakailangan para sa bawat yugto ng proyekto ng isang ikot ng buhay ng proyekto. Gamit ang iskedyul, posible rin na tukuyin kung anong mga milestones ang natugunan at kung aling mga gawain ang maaaring mangailangan ng karagdagang mga mapagkukunan kung sila ay dapat makumpleto sa oras at ayon sa badyet.
Makita ang Mga Mapagkukunan ng Proyekto
Kasama sa isang mapagkukunan ng proyekto ang mga tao, mga pasilidad sa trabaho, kagamitan, software at iba pang mga tool sa proyekto. Ang pangako ng mga mapagkukunan sa isang proyekto ay hindi lamang nakikita sa mga dolyar at sentimo, kundi pati na rin sa mga gastos sa pagkakataon sa mga tuntunin ng pagbawas ng pagkakaroon ng mga mapagkukunan para sa isa pang proyekto. Mahalaga na masubaybayan ang progreso ng proyekto sa bahagi ng pagkakaroon ng mga partikular na mapagkukunan kung kinakailangan dahil ang kakulangan ng magagamit na mga mapagkukunan ay makakaapekto sa iskedyul ng proyekto, ang saklaw nito at ang kalidad ng produkto ng pagtatapos ng proyekto.
