Ang isang pangkalahatang ledger ay isang kumpletong listahan ng mga account ng isang organisasyon na ginagamit upang magtala ng mga transaksyong bookkeeping. Naglalaman ito ng isang listahan ng lahat ng mga account sa isang partikular na pagkakasunud-sunod, at ang bawat account ay may isang numero ng account na itinalaga dito. Ang mga account ay nahahati sa mga grupo ng mga asset, pananagutan, equities, kita at gastos. Sa bawat oras na ang isang transaksyon ay nangyayari, ang halaga ay nai-post bilang isang kumbinasyon ng mga debit at kredito, na dapat na katumbas. Ang ilang mga account ay may debit balances habang ang iba ay may mga balanse sa kredito.
Unawain ang mga uri ng mga account. Ang mga account ay nahahati sa iba't ibang grupo. Ang mga account ng asset at gastos ay may mga normal na balanse sa pag-debit. Nangangahulugan ito na kapag tumataas ang account, ang halaga ay nai-post bilang isang debit. Kapag bumababa ang balanse, ang isang credit ay nai-post. Ang mga account ng pananagutan, katarungan at kita ay may mga normal na balanse sa kredito. Kapag ang mga account na ito ay tumaas, isang credit ay nai-post. Kapag bumaba sila, ang isang debit ay nai-post.
Alamin kung anong mga account ng asset at gastos ay. Ang mga account ng asset ay ang mga sumusubaybay sa mga bagay na may halaga at kasama ang mga account tulad ng cash, supplies, prepaid insurance, lupa at mga gusali. Ang mga account sa gastos ay ginagamit upang subaybayan kung gaano kalaki ang ginugugol ng isang kumpanya sa iba't ibang uri ng gastos. Kabilang sa mga account sa gastos ang mga pag-aayos, mga utility at seguro.
Kalkulahin ang mga balanse ng asset at gastos sa account. Ang mga uri ng account na ito ay mayroong mga balanse sa debit. Upang makalkula ang balanse sa mga uri na ito, magsimula sa simula ng balanseng debit sa account. Magdagdag ng anumang mga karagdagang debit na ginawa sa account at ibawas ang anumang pag-post ng credit. Ang pagkalkula na ito ay kumakatawan sa kasalukuyang balanse sa account.
Alamin kung ano ang mga pananagutan, mga kita at mga kita. Ang mga pananagutan ay mga account na sumusubaybay sa halaga ng pera sa iba. Sinusubaybayan ng mga account ng ekwityo ang halaga ng pera na ang bawat may-ari ng negosyo ay nagtaglay ng isa-isa. Halimbawa, kung ang isang negosyo ay may tatlong mga may-ari, ang bawat isa ay mayroong sariling equity account. Ang halaga sa bawat account ng may-ari ay kumakatawan sa pamumuhunan ng may-ari ng indibidwal na negosyo sa kumpanya. Ang halagang ito ay bahagi ng negosyo na may karapatan ang partikular na may-ari. Sinusubaybayan ng mga account ng kita ang halaga ng pera na kinikita ng isang kumpanya. Ang lahat ng mga account na ito ay may mga normal na balanse sa kredito.
Kalkulahin ang mga balanse ng pananagutan, katarungan at kita ng kita. Dahil ang mga account na ito ay may mga balanse sa kredito, upang kalkulahin ang kasalukuyang balanse, magsimula sa simula ng halaga ng kredito. Magdagdag ng anumang pag-post ng credit na ginawa sa account at ibawas ang anumang pag-post ng pag-debit. Matapos makumpleto ito, iyong nakalkula ang kasalukuyang balanse ng isang account.
