Ang mga spreadsheet ay isang popular na tool sa opisina at maaaring magamit sa bahay, pati na rin. Kung kailangan mo ng isang iskedyul sa detalye at awtomatikong idagdag ang mga gastos para sa isang kasal, gumawa ng isang invoice para sa iyong malayang trabahador client o lumikha ng isang hanay ng mga financial statement para sa iyong negosyo, ang mga spreadsheet ay nasa gawain.
Maaaring may curve sa pag-aaral kung nais mong gamitin ang ilan sa mga mas advanced na tampok, ngunit sa sandaling maunawaan mo kung paano gumagana ang mga spreadsheet at ang kanilang mga kakayahan, makikita mo ang kanilang mga gamit ay halos walang katapusang.
Ano ang isang Spreadsheet?
Ang isang spreadsheet ay isang elektronikong dokumento na gumagamit ng mga hanay at haligi upang mag-imbak at mamanipula ang data. Ito ay isang digital, worksheet na nakabatay sa software, na binubuo pagkatapos ng papel na porma ng papel ng isang accountant ng grid. Ang mga hilera at haligi ay bumubuo ng mga cell na nagtataglay ng magkahiwalay na piraso ng data. Maaari mong gamitin ang mga spreadsheet upang maisagawa ang mga kalkulasyon ng matematika at iba pang mga manipulasyon sa data na iyong ipinasok.
Maraming tao ang gumagamit din ng mga spreadsheet upang mag-record at mag-imbak ng data na may maraming mga katangian. Halimbawa, ang pangalan ng isang tao, ang kanilang mga detalye sa address, ang pangalan ng kumpanya na kanilang pinagtatrabahuhan, ang kanilang titulo at katayuan sa relasyon sa negosyo ay maaaring magamit para sa isang database ng paghahanap ng prospecting.
Maaari mong pag-uri-uriin ang data sa isang spreadsheet at magsagawa ng iba't ibang uri ng pagtatasa dito. Maaari mo ring ilapat ang iba't ibang mga formula at pag-andar sa data. Nag-aalok ang mga spreadsheet ng kakayahang ayusin ang iyong impormasyon at gamitin ito bilang batayan upang lumikha ng mga talahanayan, mga tsart at mga graph para sa pagtatasa.
Bakit Gumamit ng Spreadsheet?
Ang isa sa mga pinakasikat na dahilan sa paggamit ng mga spreadsheet ay ang pag-imbak, pag-record at pag-print ng data. Madaling mag-ayos at mag-uri-uriin ang data gamit ang isang spreadsheet, at dahil sa layout na may mga hilera at hanay ng mga cell, maaari kang mag-click kahit saan upang madaling i-update ang impormasyon nang hindi kinakailangang mag-alala tungkol sa mga hindi nakikita na mga puwang, pagbalik o mga tab tulad ng sa ibang mga programa tulad ng isang word processor.
Maaari mong i-automate ang iba't ibang mga pag-andar upang magpatakbo ng mga kalkulasyon, maghanap ng ilang mga item o hilahin ang mga update ng impormasyon mula sa iba pang mga programa o sa web. Halimbawa, ang mga accountant ay maaaring magdagdag ng mga bagong data sa bawat buwan sa kanilang mga spreadsheet at gumamit ng isang simpleng "kabuuan" na formula upang awtomatikong i-update ang kabuuan ng data.
Nag-aalok ang mga spreadsheet ng mabilis at madaling paraan upang ipakita ang data at ibahagi ito sa iba. Maaari kang mag-type ng data o kopyahin ito mula sa ibang programa at i-paste ito sa isang spreadsheet, i-save ang iyong file at madaling i-email ito sa ibang tao. Ang mga manggagawa sa opisina ay maaaring mag-save ng isang spreadsheet sa kanilang network ng computer sa opisina upang payagan ang iba pang mga tao na buksan ang file at i-update ang iba't ibang bahagi nito.
Nag-aalok ang mga spreadsheet ng kakayahang mag-imbak ng maraming data sa isang lugar dahil ang isang file ng spreadsheet ay may higit sa isang sheet dito. Ang bawat tab ng file ay tinatawag na isang worksheet, at ang file ay tinatawag na isang workbook. Maaari kang mag-imbak ng impormasyon sa pananalapi, naka-format sa mga financial statement, para sa isang maliit na negosyo, at gumamit ng ibang tab para sa bawat buwan ng taon. Pagkatapos ay maaari kang magdagdag ng isa pang tab na gumagamit ng mga link upang ibuod at idagdag ang lahat ng data sa isang taunang figure.
Paano Gamitin ang Google Excel
Ang Excel ay ang pangalan ng produkto ng spreadsheet ng Microsoft Office, ngunit maaari mo itong gamitin sa Google, sa halip na gamitin ang application ng spreadsheet ng Google. Ang isa sa mga pinakamalaking pakinabang ng paggamit ng programang spreadsheet ng Microsoft Excel sa loob ng application ng Google Google Drive ay maaari kang magtrabaho sa mga spreadsheet ng Excel online.
Sa Microsoft Office, maliban kung mayroon kang online na subscription sa Office 365, maa-access mo lamang ang iyong mga spreadsheet ng Excel na spreadsheet mula sa hard drive ng iyong sariling computer o folder ng network file. Kung gusto mong magtrabaho sa mga spreadsheet ng Excel sa loob ng Google drive, maaari mo ring i-convert ang iyong spreadsheet sa Excel sa isang Google Sheets file. Kung nag-upload ka ng Excel file upang mag-imbak sa iyong Google Drive at subukan upang buksan ito, makakakita ka ng isang static na dokumento na hindi papayagan kang gumawa ng anumang mga pagbabago.
Gayunman, pinahusay ng Microsoft at Google ang kanilang kakayahang magtulungan sa mga file ng Microsoft Office sa loob ng Google. Maaari mong i-install ang plug-in ng Microsoft Office ng Google Drive, na matatagpuan sa Google Play. Sa sandaling na-install mo na ang plug-in kapag binuksan mo ang iyong mga application sa Microsoft Office, makakakita ka ng isang drop-down na menu na nagsasabi sa Google Drive, at bibigyan ka nito ng iba't ibang mga opsyon upang buksan, i-edit at i-save ang mga file ng iyong Microsoft Office, pinapanatili ang mga ito sa format ng Microsoft Office habang iniimbak ang mga ito sa loob ng iyong Google Drive.
Upang makuha ang plug-in, magsagawa ng online na paghahanap sa iyong browser para sa plug-in ng Google Drive para sa Microsoft Office. Hihilingin sa iyo na i-download ang "_driveforoffice.exe "_ file at sundin ang isang simpleng proseso ng pag-install.
Paano Gamitin ang Google Sheets
Upang lumikha ng isang spreadsheet sa loob ng Google Sheets, tiyaking naka-log in ka sa iyong Google account, buksan ang isang tab ng browser, mag-navigate sa drive.google.com, o sheets.google.com at lumikha ng isang bagong dokumento ng Sheets.
Sa sandaling naka-navigate ka sa Google Drive, gamit ang menu bar sa kaliwang bahagi ng iyong screen o ang pulang "+" na buton sa kanang ibaba ng iyong screen, lumikha ng isang bagong dokumento ng Sheets, at handa ka nang simulan ang paggamit ng iyong spreadsheet. Pinapayagan ka ng Google Sheets na madaling makipagtulungan sa ibang mga tao sa online sa sandaling ipadala mo sa kanila ang isang link sa iyong spreadsheet. Maraming mga tao ay maaaring aktibong gumana sa file nang sabay-sabay, at maaari mong makita kung sino ang nasa file at kahit na kung ano ang spreadsheet na tab at cell na kanilang pinagtatrabahuhan. Gamit ang Mga Sheet, maaari mo ring gamitin ang iba pang mga pinagsamang mga tool ng Google, tulad ng pagsasalin ng teksto sa iyong spreadsheet, gamit ang mga formula upang awtomatikong makuha ang data ng presyo ng stock mula sa mga online na site at mag-import ng iba pang mga uri ng data nang direkta mula sa mga web page sa iyong spreadsheet.
Nag-aalok ang Google Sheet ng mga pre-built na template para sa iba't ibang gamit gaya ng badyet, freelance na invoice, mga pinansiyal na pahayag ng kumpanya, tracker ng proyekto, Gantt chart, iskedyul ng shift ng empleyado, database ng mga contact na benta at higit pa. Maaari mo ring mahanap ang mga ito at iba pang mga template sa loob ng Microsoft Excel at iba pang mga program ng spreadsheet. Ang isa sa mga benepisyo ng Google Sheets ay ang iyong trabaho ay awtomatikong nai-save sa bawat ilang segundo. Kung gumagamit ka ng programang spreadsheet ng Excel mayroon kang opsyon na awtomatikong i-save, ngunit hindi ito ang default na tampok, at maaaring mawalan ka ng trabaho maliban kung manu-mano mong i-save ang iyong trabaho nang madalas.
Mga Function ng Spreadsheet
Ang mga pangunahing pag-andar ng isang spreadsheet ay kinabibilangan ng pag-iimbak ng tatlong uri ng data, na mga teksto, mga numero at mga formula o mga function. Karamihan sa mga tao ay gumagamit ng mga spreadsheet upang magsagawa ng mga basic computations sa matematika, tulad ng karagdagan, pagbabawas, pagpaparami at paghahati sa kanilang data. Maaari ka ring mag-imbak ng mga hanay ng data na may ilang mga katangian, tulad ng mga detalye ng pangalan at address.
Ang mga spreadsheet ay karaniwang mayroong maraming mga hilera upang tumanggap ng isang malaking dami ng data, na may pinakamataas na dalawang milyong selula na binubuo ng gayunpaman maraming mga haligi at mga hilera na kailangan mo, hanggang sa limitasyon ng cell na iyon. Ang pinakabagong bersyon ng Microsoft Excel ay kasalukuyang nag-aalok ng 1,048,576 na hanay at 16,384 mga haligi para sa iyo upang iimbak ang iyong data.
Maaaring kopyahin ang data ng spreadsheet bilang mga talahanayan at ilagay sa iba pang mga program, tulad ng isang word processor o slide presentation program, upang lumikha ng iba't ibang mga iskedyul para sa pagtatasa, pag-uulat at mga layunin sa pagtatanghal. Maaari mo ring i-format ang iyong data gamit ang mga kulay, linya, mga kahon ng teksto, mga imahe at maraming iba pang mga tampok upang tawagan ang pansin sa ilang bahagi ng iyong data o iskedyul ng iyong spreadsheet.
Ano ang Mga Advanced na Mga Tungkulin ng Spreadsheet?
Depende sa kung gumamit ka ng Google Sheets, Microsoft Excel o ibang programa ng spreadsheet, magkakaroon ka ng access sa maraming mga advanced na tampok na makakatulong sa iyo na bumuo ng lahat ng uri ng mga modelo upang maproseso at suriin ang data.
Halimbawa, maaari mong gamitin ang mga spreadsheet upang magsagawa ng pagsusuri sa statistical regression, diskwento ng pagmomolde ng cash flow at maraming iba pang mga pagsasanay. Maaari kang lumikha ng isang workbook na may ilang mga spreadsheet sa loob nito na mayroong data ng pahayag sa pananalapi para sa bawat buwan ng isang taon. Pagkatapos ay maaari kang lumikha ng isa pang spreadsheet sa parehong workbook o isang bagong workbook, na may mga pagpapalagay para sa paglago ng negosyo, paglago ng benta, porsyento ng mga pagbabago sa mga gastos at iba pang mga pagpapalagay. Gamit ang mga formula at mga link, maaari ka nang lumikha ng isang forecast na ulat sa pananalapi na awtomatikong ina-update sa tuwing babaguhin mo ang mga pagpapalagay sa iyong tab na mga pagpapalagay ng spreadsheet.
Maaari kang gumamit ng iba't ibang mga automated na formula at pag-andar, kabilang ang "if / then" na mga formula na nagbibigay-daan sa iyo upang sabihin kung ang "X" na kalagayan ay natutugunan, pagkatapos ay gumanap ang "Y" function o formula. Maaari mo ring i-nest ang mga ito kung / pagkatapos ang mga pahayag at ang Microsoft Excel ay maaaring humawak ng hanggang pitong kung / pagkatapos ang mga pahayag nested sa loob ng bawat isa, ibig sabihin maaari kang magkaroon ng hanggang sa pitong kondisyon function, nakasalalay sa bawat isa, awtomatikong inilalapat sa iyong data.
Nag-aalok ang ilang mga programa ng spreadsheet ng isang macro recorder, na nagbibigay-daan sa iyo upang i-record ang iba't ibang mga hakbang ng isang karaniwang proseso tulad ng pag-format ng spreadsheet o pagpasok ng ilang mga uri ng data nang hindi mo kailangang malaman Visual Basic o anumang iba pang programming language. Sa hinaharap, sa halip na isagawa ang aktwal na mga pag-andar sa iyong spreadsheet, maaari mong gamitin ang mga shortcut key, at awtomatikong gumaganap ang iyong proseso dahil na-save ang mga hakbang sa anyo ng isang macro.
Nag-aalok ang mga spreadsheet ng mga pag-andar tulad ng "paghahanap ng layunin," na nagbibigay-daan sa iyo upang i-ulit ang mga formula at malutas ang mga ito para sa ilang natukoy na mga sagot at baguhin ang mga input nang naaayon. Kung mayroon kang mga malalaking hanay ng data upang magtrabaho, pinahihintulutan ka ng ilang mga function na kilalanin at alisin ang mga duplicate, uriin at i-filter ang data, pagsamahin ito, subtotal ito, ranggo ito at maghanap ng mga halaga ng data patayo o pahalang at ibalik ang mga ito sa isang bagong talahanayan. Ang mga ito ay ilan lamang sa mga halimbawa ng maraming mga advanced na function na nag-aalok ng mga spreadsheet.
Mga Spreadsheets Kumpara sa Mga Programa ng Database
Maraming tao ang gumagamit ng mga spreadsheet upang mag-imbak ng mga hanay ng data, at maaari kang magtaka kung bakit hindi mo magamit ang isang database program tulad ng Access ng Microsoft upang mag-imbak ng data sa halip ng paggamit ng isang spreadsheet. Habang ang database at mga spreadsheet program ay maaaring mag-imbak ng mga hanay ng data na may maraming mga katangian, ang bawat isa ay may lakas.
Ang Excel, Google Sheet at iba pang mga spreadsheet ay nag-iimbak ng data na may mga header sa parehong paraan na ang isang programa ng database ay. Gayunpaman, sa data ng spreadsheet, maaari mong gawin ang mga kalkulasyon ng awtomatikong formula o manu-manong mga kalkulasyon nang madali sa data. Ang mga spreadsheet ay simple ring gamitin, at maaari mong simulan ang pagpasok at pagtratrabaho sa iyong data kaagad sa halip na mag-set up ng database tulad ng gagawin mo sa isang programa tulad ng Access. Gamit ang mga spreadsheet, maaari mo ring madaling lumikha ng mga chart at graph batay sa iyong data.
Sa kabilang banda, ang mga database ay may posibilidad na maging mas matatag. Sa data ng spreadsheet, madaling maling magtanggal ng cell, row o haligi ng data kung hindi ka nagbabayad ng maingat na atensyon, na mas mahirap gawin sa loob ng isang database program. Bukod pa rito, kung mayroon kang malaking dami ng data, maaari silang maging hindi maayos sa isang spreadsheet, kung saan ang mga programa ng database ay partikular na idinisenyo para sa pamamahala ng libu-libo at kahit na milyon-milyong mga hanay ng mga talaan ng data. Kapag kailangan mong patuloy na i-update ang mga elemento ng bawat hilera ng mga tala ng data o magsagawa ng iba't ibang uri ng pag-uuri at pag-uulat, ang isang programa ng database ay maaaring magkaroon ng higit na kahulugan kaysa sa isang spreadsheet.
