Ang pagiging itinalaga ang gawain ng pagkuha ng mga minuto sa isang pulong ay tiningnan ng ilang mga tao bilang isang walang pasasalamat na gawain.Gayunpaman, ang pag-master ng sining ng pagkuha ng epektibong mga minuto ng pagpupulong ay hindi lamang nakakatulong para sa mga kalahok na maunawaan ang mga isyu, talakayan at sumang-ayon sa mga bagay na aksyon, ngunit makakatulong din ito sa iba na wala sa talahanayan sa kanilang paggawa ng desisyon. Huwag maliitin ang kapangyarihan at pagiging epektibo ng pag-aaral kung paano makabisado ang kasanayan sa pagsusulat.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Agenda ng pagpupulong
-
Listahan ng mga dadalo
-
Panulat o lapis
-
Notepad o laptop
-
Audio recording device (opsyonal)
Simulan ang iyong mga pulong minuto sa tuktok sa pamamagitan ng pagsulat ng pangalan ng pulong, lokasyon, petsa at oras na ito ay gaganapin.
Ilista ang mga inanyayahan na dadalo na naroroon sa pamamagitan ng kanilang pangalan, titulo at kagawaran na kinakatawan nila kasama ang mga inanyayahan ngunit hindi naroroon. Ilista rin ang mga pangalan ng anumang mga inanyayahan na nagsasalita ng bisita o mga presenter.
Gumawa ng subseksiyon para sa bawat item sa agenda at kumuha ng mga tala habang ang talakayan ay may kaugnayan sa paksang iyon. Isulat ang susi talakayan at kung saan posibleng subukan upang ipahiwatig ang pangalan ng tao na nauugnay sa anumang mga pangunahing punto na ginawa.
Pagkatapos ng talakayan sa paksa, isulat ang anumang sinang-ayunan sa susunod na mga hakbang o mga desisyon na nakapaligid sa item na pang-adyenda na isama ang mga inirekumendang pagkilos na kung kanino, petsang nararapat, responsableng tao o departamento para sa pagpapatupad, atbp. Ito ang pinakamahalagang bahagi ng minutong pagkuha proseso dahil ang anumang mga plano ng pagkilos mula sa pulong ay makukuha mula sa seksyon na ito.
Para sa anumang mga isyu o diskusyon na itinaas ngunit hindi nalutas, idagdag ang mga ito sa isang hiwalay na seksyon ng iyong mga minutong pahina na may label na "Mga Hindi nalutas na Mga Isyu." Maaaring tingnan ng mga dadalo ng pagpupulong ang mga ito sa ibang pagkakataon at pagkatapos ay maaaring magpasya ang hukom host kung paano pinakamahusay na hawakan ang resolution ng mga item na ito.
Sa katapusan ng mga minuto, isulat ang napagkasunduan sa susunod na petsa ng pulong, oras at lokasyon kasama ang anumang iba pang impormasyon na kinakailangan para sa mga dadalo na malaman sa paghahanda para sa susunod na sesyon.
Panghuli, siguraduhin na ang lahat ng mga inanyayahan na dadalo ay naroroon o hindi nakatanggap ng isang kopya ng mga minuto. Ito ay isang mahusay na tuntunin ng hinlalaki upang subukan at ipamahagi ang mga minuto sa loob ng 24 hanggang 48 oras pagkatapos ng pulong. Sa ganoong paraan kung ang isang bagay ay hindi tumpak o ang isang tao ay na-misquoted, maaari itong itama habang sariwa ito sa isip ng bawat dadalo.
Mga Tip
-
Mahalaga na magkaroon ng tumpak na listahan ng mga dumalo dahil maaaring mahalaga na malaman mamaya na naroroon at nakibahagi sa paggawa ng mga pangunahing desisyon sa pulong Laging tandaan na isulat ang parehong pangalan mo at ang petsa na kinuha mo ang mga minuto kasama ang file path ng pangalan kung saan matatagpuan ang mga minuto kung naka-imbak nang elektroniko sa isang computer.
Babala
OK lang na mag-shorthand ngunit subukang huwag pakahilig sa ibang salita o sasabihin ang iyong sariling mga salita, mga komento o mga opinyon tungkol sa kung ano sa palagay mo ang sinabi ng isang tao, naramdaman o naisip - isulat ang mga minuto habang ang tao ay nagsabi nito.
