Isinasama ng isang negosyo sa pamamagitan ng pag-file ng isang dokumento ng pagbuo ayon sa batas ng estado, karaniwan sa opisina ng sekretarya ng estado kung saan nais ng negosyo na mapuntahan. Ang dokumentong ito ng pagbubuo ay tinatawag na mga artikulo ng pagsasama sa karamihan ng mga estado ngunit kilala rin bilang isang sertipiko ng pagsasama o charter sa ilang mga estado na may isang kasaysayan ng paggamit ng iba't ibang mga terminolohiya. Ang negosyo ay itinuturing na isinama sa sandaling tinatanggap ng tanggapan ng estado ang pag-file at isapi ang selyo o selyo ng estado sa dokumento, na nagbibigay ng awtoridad na magpatakbo sa estado. Ang marka ng estado sa mga artikulo ng pagsasama ay ang opisyal na patunay ng pagsasama, na nagpapahiwatig ng eksaktong petsa na tinanggap ng estado ang pag-file at ang korporasyon ay naging isang kinikilalang entity.Ang estado ay nagpapanatili ng rekord ng mga pag-file at nagbibigay ng mga sertipikadong kopya at sertipiko sa kahilingan upang tiyakin ang publiko na ang korporasyon ay nakarehistro sa estado at nasa mabuting kalagayan.
Pagtanggap ng Resibo
Sa pag-file ng mga artikulo ng pagsasama sa estado, ang negosyo ay makakatanggap ng resibo ng pag-file sa pamamagitan ng koreo. Maliban kung ang mga order ng negosyo (at nagbabayad para sa) isang sertipikadong kopya ng mga artikulo sa oras na isinampa ang papeles, ang resibo ay maaaring ang tanging item na ibinalik ng estado upang i-verify na tinanggap ang pag-file. Ang resibo ng pag-file na ito ay dapat na itago sa isang corporate record ng negosyo. Sa maraming pagkakataon, ang pagbibigay ng orihinal na resibo ng pag-file kasama ang isang plain (hindi sertipikadong) kopya ng mga artikulo ng pagsasama ay sapat na katibayan ng pagsasama, pagpapagaan ng pangangailangan na magbayad para sa mga sertipikadong kopya ng mga artikulo tuwing ang korporasyon ay kailangang magbigay ng opisyal na dokumentasyon.
Kopya ng Mga Artikulo ng Pagsasama
Ang mga artikulo ng pagsasama ay isang pampublikong dokumento. Ang lahat ng mga estado ay nagpapanatili ng isang database ng mga larawan ng mga pag-file, at ang karamihan sa mga estado ay nagbibigay ng database na ito sa Internet. Ang sinumang kasapi ng publiko ay maaaring ma-access ang database, at kung magagamit ang tampok, i-download ang isang kopya ng mga artikulo ng pagsasama na isinampa sa estado (kung hindi man ay maaaring tawagan ng tanggapan ng estado ang isang kopya).
Ang pag-download na ito ay magkakaroon ng marka ng estado at isang takip na nagpapakita ng petsa na nakarehistro ang korporasyon, ngunit ito ay isang kopya lamang. Ang bersyon na ito, kasama ang resibo ng pag-file, ay maaaring isaalang-alang ng sapat na katibayan ng pagsasama upang magbukas ng isang bank account ngunit malamang na hindi sapat upang masiyahan ang mga kinakailangan ng kinakailangang kasipagan para sa isang loan application. Ang pinakamahusay na solusyon ay ang magkaroon ng hindi bababa sa isang sertipikadong kopya ng mga artikulo ng pagsasama sa aklat ng mga rekord ng korporasyon.
Ang isang kahilingan para sa isang sertipikadong kopya ay madaling ginawa sa oras ng paghaharap sa pagbabayad ng isang karagdagang bayad at mga resulta sa pagbabalik ng resibo sa pag-file at isang kopya ng mga artikulo na may orihinal na selyo ng estado o itinaas. Ang isang sertipikadong kopya ng mga artikulo ay maaari ring makuha sa anumang oras pagkatapos ng pag-file sa pamamagitan ng paggawa ng nakasulat na kahilingan at pagbabayad ng bayad.
Certificate of Incorporation
Ang ilang mga estado (tulad ng Missouri, New Mexico at Georgia) ay naglalabas ng tinatawag nilang "certificate of incorporation" sa sandaling ang isang negosyo ay nag-file ng mga artikulo ng pagsasama nito. Sa ilang mga pagkakataon ay may bayad na tinasa sa oras ng pag-file upang makabuo ng sertipiko. Sa mga estado na ito, kapag ang katibayan ng pagsasama ay hiniling, isang orihinal na sertipiko ng pagsasama ay ang tanging katanggap-tanggap na patunay. Kung ang isang negosyo ay may selyo o sertipikadong kopya ng mga artikulo ngunit walang sertipiko, ang negosyo ay malamang na makatagpo ng mga problema. Ang negosyo ay maaaring gumawa ng isang kahilingan ng estado para sa isang dobleng sertipiko sa pagbabayad ng isang bayad.
Certificate of Good Standing
Isa pang katanggap-tanggap na patunay ng pagsasama na maaaring tumagal ng lugar ng isang sertipikadong kopya ng mga artikulo ay isang sertipiko ng mahusay na katayuan. Ito ay isang dokumento na inisyu ng estado na nagpapatunay na ang isang negosyo na nakarehistro sa estado bilang isang tiyak na petsa at kasalukuyang aktibo at napapanahon sa lahat ng kinakailangang filing ng estado. Ang sertipiko na ito ay inilalagay din sa ilalim ng selyo. Maaari itong iutos mula sa estado sa anumang oras, karaniwan ay sa pagbabayad ng bayad.
Paggawa ng Negosyo
Kinokontrol ng estado ang pagsasama at ang tanging entidad na maaaring tiyak na magtatag kapag ang isang korporasyon ay nakarehistro sa estado at kung ito ay kasalukuyang pinapahintulutang gumawa ng negosyo. Gayunpaman, ang mga artikulo ng pagsasama ay hindi kinakailangang ma-update sa pinakabagong impormasyon tungkol sa kung sino ang nasa kontrol ng korporasyon at kung ito ay tumatakbo ayon sa plano. Kadalasan, kapag ang katibayan ng pagsasama ay hiniling, ang kahulugan ay pinalawak upang isama ang pagbibigay ng katibayan ng pagmamay-ari, patunay ng operasyon, patunay ng address o katibayan ng pinahintulutang tagatala.
Kaya samantalang ang mga sertipikadong artikulo o sertipiko ng mahusay na kalagayan ay teknikal na patunay ng pagsasama, ang isang negosyo ay maaaring hilingin na magkaloob ng isang kopya ng mga tuntunin, mga minuto ng mga pulong ng board, isang corporate resolution na nagbibigay ng awtoridad upang kumuha ng partikular na aksyon o isang utility bill magtatag ng address, o iba pang mga bagay na nagpapatunay sa awtoridad nito at intensyon na gawin ang negosyo sa estado.
