Ang mga ahensya ng pamahalaan, mga hindi pangkalakal na organisasyon at ilang mga kumpanya ay maaaring may patakaran na pumipigil sa iyo sa pagtanggap ng mga regalo. Kung ikaw ay inaalok ng isang regalo, at nais na o dapat tanggihan ito, maaari kang magsulat ng isang sulat sa taong nagpapaliwanag kung bakit hindi mo maaaring tanggapin ito. Kung ipaliwanag mo ang dahilan sa pagtanggi sa kaloob, maaaring mas maunawaan ng tagapagbigay ang kung bakit mo ito ibinagsak. Sa pamamagitan ng pagbibigay ng kagandahang-loob na ito, makakatulong ito sa tao na maiwasan ang pakiramdam na tinanggihan o hindi pinahahalagahan.
I-address ang sulat sa letterhead ng iyong kumpanya o organisasyon. Isama ang petsa, pangalan, pamagat, pangalan ng kumpanya at address ng taong nagpadala sa iyo ng regalo. Simulan ang sulat sa pamamagitan ng pagsulat ng "Dear Mr. or Ms." at isama ang huling pangalan ng tao sa pagbati.
Salamat sa tagapagbigay para sa pag-isip ng kaloob na inihanda o binili para sa iyo. Huwag mapahiya ang tagapagbigay, kaya pumili ng mga salita na nagpapakita ng iyong tunay na pasasalamat. Halimbawa, maaari mong isulat: "Masayang-masaya ako nang natanggap ko ang nag-isip na regalo na ipinadala mo." Kung ang regalo ay hindi nararapat o isang bagay na nagpapahiwatig ng sekswal na mensahe, isulat lamang, "Salamat sa pag-iisip na ipinakita mo sa pamamagitan ng pagpapadala ako ang regalo na ito."
Ipaliwanag na hindi mo maaaring tanggapin ang regalo. Ipakita ang iyong ikinalulungkot kapag nagpapaliwanag na dapat mong tanggihan ang regalo. Isama ang dahilan kung bakit hindi mo ito matatanggap. Gumamit ng pagtatrabaho na nag-iwas sa paggawa ng pakiramdam ng tao na hindi komportable.
Maging direkta, ngunit magalang. Kung binigyan ka ng isang mamahaling pagpipinta halimbawa, isulat, "Salamat sa iyong nag-isip na regalo, ito ay maganda. Ikinalulungkot ko, ngunit hindi ko maaaring tanggapin ang isang regalo na tulad ng mataas na halaga."
Ipaliwanag na naibalik mo ito o ibabalik ito. Isama ang isang pangungusap na nagpapaliwanag sa paraan kung saan plano mong ibalik ang regalo.
Mga Tip
-
Ang isang liham na nagpapababa ng regalo ay isang bagay ng kagandahang-loob. Makakatulong ito sa iyo na mapanatili ang mga positibong relasyon ng kliyente, habang sumusunod sa mga pamantayan ng iyong organisasyon para sa mga naturang item.
Babala
Kung ang taong nagpapadala ng regalo ay gumawa ng di-naaangkop na mga pagsulong sa iyo sa regalo o sa iba pang mga oras, kailangan mong pag-usapan ito sa iyong mga propesyonal na human resources o iyong tagapamahala.
