Ginagamit ng mga kumpanya ang mga manwal sa pamamaraan ng pamamahala ng opisina upang sanayin ang mga empleyado, lumikha o bumili ng software, at upang mapabuti ang kahusayan sa opisina. Ang software ay isang malaking bahagi ng pagpapatakbo ng opisina at nangangailangan ng mga pamamaraan upang tukuyin ang mga operasyon ng computer tulad ng seguridad, paglikha at pag-access ng database, proteksyon ng e-mail, at proteksyon ng virus. Ang mga manual na pamamaraan ay madalas na kasama ang mga flowchart na tumutulong sa paglikha o pagbili ng software na nakakatugon sa mga pangangailangan ng iyong opisina.
Ang mga administrator ng opisina ay may pananagutan sa pagproseso at pamamahala ng mga tala at mga dokumento; paghahanda para sa mga pagpupulong, komperensiya, at mga espesyal na pangyayari; paggawa ng mga kaayusan sa paglalakbay; at pakikipag-ugnayan sa mga customer, pamamahala, supplier, at kawani. Ang isang epektibong manual na pamamaraan ay naglalarawan ng mga kasanayan sa opisina nang malinaw at may mas maraming detalye hangga't maaari. Ang isang bagong empleyado ay dapat na mag-refer sa manual para sa impormasyon sa mga pamamaraan ng opisina.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
3-Ring binder
-
Word processing software
Paano Magsulat ng Mga Paraan ng Administrative Office
Kilalanin ang mga Pamamaraan
Ang manual procedure procedure ng administrasyon ay binubuo ng ilang mga pamamaraan. Magsimula sa pinakamataas na antas, karamihan sa pangkalahatang mga pamamaraan, at gumana hanggang sa pinaka detalyadong. Dapat mayroong isang mataas na antas na flowchart na nagpapahiwatig kung paano magkasya ang bawat pamamaraan sa kategoryang iyon. Ginagawang madali ng mga Flowchart upang sanayin ang mga bagong empleyado dahil ito ay isang graphic na representasyon ng kanilang daloy ng trabaho. Ang halimbawa sa ibaba ay isang simpleng ilustrasyon ng ilang mga pamamaraan sa opisina.
1. Mga Tala ng Opisina
1.1 Pagbili ng Kagamitan 1.2 Pag-file 1.3 Mail Handling 1.4 Pag-iiskedyul
1.3 Paghawak ng Mail
1.3.3 Tumanggap ng Mail -> 1.3.4 Pagsunud-sunod ng Mail -> Nangangailangan ng Agarang Tugon?> Oo -> Markahan bilang kagyat -> Maghatid ng Hindi -> Huwag Markahan -> Maghatid
Kapag sinulat ang manwal, magbigay ng mga nakasulat na detalye para sa bawat subhead. Halimbawa:
1.3.3 Tumanggap ng Mail Ang mail ay pinagsunod-sunod sa mail room at inihatid sa bawat mail bin ng departamento sa alas-10 ng umaga Tinatanggap ng katulong ng opisina ang koreo, binibilang ito (tingnan ang 1.3.4), at tinutukoy kung ang mail ay nangangailangan ng agarang tugon (tingnan ang 1.3.5).
Kolektahin ang Impormasyon sa Pamamaraan
Ito ang pinakamahalagang hakbang sa proseso ng pagsulat at nangangailangan ng pinakamaraming oras. Tiyaking nauunawaan mo ang pamamaraan na iyong inilalarawan at ang saklaw ng proyekto. Unawain ang tagapakinig para sa pamamaraang ito at kung paano ito magkasya sa mas mataas na antas ng mga pamamaraan. Sino ang mga supplier sa pamamaraan? Sino ang mga may-ari at mga eksperto sa paksa? Sino ang mga customer? Kapag mayroon kang malinaw na pag-unawa sa itaas, sundin ang mga hakbang na ito:
- Sumulat ng isang hanay ng mga tanong sa interbyu. Ano ang kailangan mong malaman upang magsulat ng detalyadong pamamaraan?
- Magsagawa ng mga interbyu at idokumento ang mga resulta.
- Gumawa ng flowchart na naglalarawan sa input sa proseso, mga hakbang sa trabaho, at output.
- Suriin ang mga flowchart na iyong nilikha sa mga may-ari ng proseso para sa katumpakan.
Sumulat ng isang Draft Manual
Pumili ng isang format para sa manu-manong at tiyakin na ang pamamahala ay sumang-ayon sa format na iyon. Balangkasin ang buong manu-manong. Hindi mo nais na muling isulat ang manwal dahil walang kasunduan sa format o nilalaman. Gumamit ng 3-ring na panali upang madali at madali ang mga pagbabago at pag-update. Isama ang sumusunod para sa bawat pamamaraan na dokumentado:
- Pamagat
- Panimula
- Pangkalahatang-ideya
- Petsa ng pagbabago
- May-ari ng pamamaraang - Gamitin ang mga pamagat kung naaangkop at iwasan ang paggamit ng mga personal na pangalan
- Flowchart na may sunud-sunod na mga paglalarawan
- Mga kahulugan
- Mga materyales o software na ginagamit sa pamamaraan
- Mga guhit, mga talahanayan, tsart, at mga graphic na angkop
Repasuhin at I-edit
Ipasuri ang manu-manong manual ng responsableng pangkat ng pamamahala, ang may-ari ng pamamaraan, at ang customer ng pamamaraan. Kung ang customer ay nasa labas ng organisasyon, siguraduhing magkaroon ng pahintulot sa pamamahala bago humiling ng pagsusuri.
Maaaring gusto mo ng isang tao maliban sa may-akda na dumaan sa bawat hakbang sa proseso upang subukan ang katumpakan at pagkakumpleto nito. Kung may mga legal na hadlang, siguraduhin na sinusuri ng iyong internal na legal na organisasyon ang manwal para sa pagsunod.
Pag-aralan at itama ang anumang mga deficiencies na natagpuan sa panahon ng proseso ng pagsusuri, at isulat ang huling bersyon. Kumuha ng mga huling lagda sa pag-apruba sa naaangkop na antas bago i-publish ang dokumento.
Magtalaga ng isang may-ari ng manual na may pananagutan sa pagdodokumento ng mga update.
