Ang batching ng mga account na pwedeng bayaran ay ang proseso ng pagsasama-sama ng mga invoice na ibayad sa mga grupo, o mga batch, at paggawa ng isang entry sa mga talaan ng accounting para sa buong batch ng mga invoice, kumpara sa mga indibidwal na entry sa journal para sa bawat nagbabayad. Batching ay isang pangkaraniwang pamamaraan na ginagamit upang mabawasan ang mga entry sa journal, at tumutulong ito sa sistema ng impormasyon sa accounting na gumana nang mas mahusay. Gayunpaman, ang mga batching procedure ay may mga drawbacks pati na rin.
Pagbawas ng mga Transaksyon
Ang pangunahing benepisyo sa pag-aayos ng mga account na pwedeng bayaran ay ang pagbawas ng mga entry sa sistema ng accounting. Ang mga kumpanya na may mataas na bilang ng mga mababang dolyar na halaga ng mga transaksyon ay maaaring mabilis na makita ang libu-libong mga debit at kredito sa mga account ng gastos. Ang antas ng detalye sa payables ledger ay hindi kailangan at lumilikha ng pasanin sa pagpoproseso para sa computerised accounting system. Sa pamamagitan ng pag-aayos ng mga transaksyon sa araw-araw o lingguhan na batayan, ang pasaning ito ay pinagaan.
Paglikha ng isang Trail Audit
Kapag ang mga transaksyon ay pinagsama sa isang araw-araw at ang mga pagbabayad ay ginawa sa pamamagitan ng kawad, ito ay simple para sa mga supervisor ng accounting upang i-reconcile ang araw-araw na cash-out na halaga sa cash outflows ng bank statement, tulad ng mga pahayag ng bangko na madalas na listahan araw-araw na mga kabuuan ng transaksyon. Higit pa rito, ang mga random na seleksyon ng mga bayad na mga invoice ay maaaring gawin at masubaybayan sa mga batch at ang bank statement upang matiyak na ang mga halagang naitala ay tumpak.
Mabilis na Pagsusuri
Ang araw-araw at lingguhang batching ng mga transaksyon ay nagbibigay-daan sa mga accountant upang mabilis na pag-aralan ang trend ng mga halaga ng pagbabayad sa pamamagitan ng araw. Ang bawat batch sa pagbabayad ay kumakatawan sa parehong yunit ng oras; Ang mga outliers ay madaling makita sa pamamagitan ng listahan ng mga pang-araw-araw na batch kabuuan at sinisiyasat mataas o mababa ang halaga. Gayunpaman, ang batching ay ginagawang mas mahirap na matagpuan ang di-karaniwan na abnormal na cash outflow. Kung ang kumpanya ay nag-aalala tungkol sa malalaking pagbabayad ng cash na walang awtorisasyon, ang mga superbisor ay maaaring magpatupad ng mga patakaran upang isama ang mga double signature sa mga malalaking halaga.
Pinagkakahirapan sa Pagkakasundo
Ang isang potensyal na disbentaha sa pag-aayos ng mga account na maaaring tanggapin ay maaaring maging mahirap sa pagkakasundo. Kung ang mga accountant ng kumpanya ay hindi masigasig sa pagtatala kung anong mga transaksyon ang bumubuo sa bawat batch, maaaring maging mahirap ang pagkakasundo sa pagbabayad, kung hindi imposible. Kung umiiral ang kahinaan na ito, maaaring madali para sa mga empleyado na gumawa ng pandaraya o mga vendor upang mapagtatalunan na natanggap nila ang pagbabayad.
