Ang mga negosyo, mga indibidwal na kontratista at mga di-nagtutubong organisasyon ay nagtatatag ng mga pahayag ng patakaran upang ipahayag ang mga alituntunin na namamahala sa pagpapatupad at pakikilahok sa kanilang mga serbisyo. Ang mga patakarang ito ay nagtatatag ng mga protocol at nagtakda ng mga parameter kung saan ang lahat ng pumapasok sa kontrata o bumisita sa isang lokasyon ay dapat sumunod. Ang crafting ng mga patakarang ito ay nagsisimula sa pag-input mula sa lahat ng mga organizational entity, bilang karagdagan sa pagtatatag ng direktang ugnayan sa mga layunin ng kumpanya. Para sa mga manunulat ng patakaran, pananaliksik, paghahanda at mga desisyon tungkol sa mga format at pamamahagi ang namumuno sa karamihan ng proseso ng pagsulat ng protocol.
Maghanda na magsulat. Ipunin ang mga materyales sa pagkuha ng tala, secure ang isang itinalagang computer o word processor at pumili ng puwang upang magsagawa ng bulk ng pagsulat. Bilang karagdagan, piliin ang pangunahing wika ng patakaran o protocol habang isinasaalang-alang ang estilo ng pagsasalita at ang mga uri ng font para sa dokumentong patakaran.
Magsagawa ng isang pulong sa mga pangunahing tauhan para sa input sa paglikha ng isang bagong patakaran o dokumento. Halimbawa, ang mga parameter ng patakaran sa pisikal na seguridad ay nangangailangan ng parehong kinatawan ng human resources at mga tauhan ng seguridad upang ibigay ang kanilang mga pananaw sa mga kinakailangan sa patakaran. Kumuha ng mga minuto ng pagpupulong para magamit sa paglikha ng mga patakaran o protocol mula sa impormasyon na natipon.
Suriin ang kumpanya o misyon ng serbisyo. Gamitin ang wika at aplikasyon ng misyon ng kumpanya bilang isang gabay para sa pangkalahatang tono ng patakaran o protocol. Halimbawa, ang pag-uulit ng maingat na pagpaplano at mga hakbang sa pag-uulat ay may malaking kahalagahan para sa mga gumagawa ng patakaran sa loob ng komunidad ng kaligtasan sa industriya.
Pag-aralan ang tagapakinig. Bilangin ang bilang ng mga kliyente, kontratista o empleyado na bumubuo sa pangunahing madla para sa dokumentong patakaran. Kilalanin ang lokasyon ng trabaho o negosyo na may kaugnayan sa mga indibidwal na ito upang matukoy ang mga kinakailangan sa lokasyon at pamamahagi. Bilang karagdagan, suriin ang mga paglalarawan ng trabaho ng empleyado at mga kontrata para sa posibleng pagsasama sa dokumentong patakaran.
Repasuhin ang pisikal na layout ng puwang sa lugar ng trabaho o negosyo. I-dokumento ang mga sukat, umiiral na mga paraan ng trapiko at mga lugar na nakatuon, tulad ng mga banyo at lounge ng empleyado, para gamitin sa paglikha ng isang bahagi ng kapaligiran at kaligtasan ng dokumentong protocol. Makipag-ugnay sa mga ahensya sa labas, tulad ng lokal na departamento ng sunog o organisasyon ng kaligtasan sa pagtatrabaho, upang matukoy ang mga kinakailangan tulad ng mga limitasyon ng maximum na kapasidad at mga kinakailangang mga aparatong kaligtasan sa sunog.
Suriin ang mga umiiral nang dokumento ng kumpanya. Ipunin ang lahat ng umiiral na mga titik ng patakaran ng kumpanya, mga nakaraang protocol manual at mga dokumentong may kaugnayan sa serbisyo para magamit sa pagtatayo ng isang bagong dokumento ng patakaran at pamamaraan. Kilalanin ang hindi napapanahong impormasyon at i-update ang mahahalagang data kung kinakailangan. Para sa mga form na nangangailangan ng mga opisyal na lagda, hanapin ang orihinal na tagapag-signer o isang angkop na kapalit o pangalawa. Maayos na itatapon ang hindi napapanahong data na maaaring naglalaman ng sensitibong impormasyon.
Kaligtasan ng produkto at paggamit ng pananaliksik. Ang mga distributor, tagatingi o tagagawa ng produkto ay dapat na magsaliksik ng wastong paggamit at mga panukalang pangkaligtasan ng isang ibinebenta o manufactured na produkto. Idagdag ang impormasyong ito sa seksyon ng pamamaraan ng mga manual ng patakaran sa serbisyo habang nagtatanghal ng data ng kaligtasan at emerhensiya. Magdagdag ng ligtas na paghawak at pagtatapon ng data para sa mga item na mayroon o naglalaman ng mapanganib na materyal.
Lumikha ng maramihang mga format. Ang aklat at electronic na mga bersyon ng patakaran o protocol ay nagbibigay ng kaginhawahan para sa madla ng dokumento. Pinapayagan ng mga dokumentong elektronikong patakaran ang mga mambabasa na maginhawang repasuhin ang patakaran mula sa maraming lokasyon. Bilang karagdagan, ang format ng libro o hard copy ay nagbibigay ng isang pisikal na bersyon para sa mabilis na pagsusuri kung kinakailangan.
