Kung ikaw ay isang may-ari ng negosyo, ang paghahanda ng mga invoice para sa mga customer na may utang sa iyo ay isang gawain na dapat mong matutunan kung paano gagawin. Ang isang invoice ay isang dokumento na may pangalan ng iyong negosyo na nagsasaad ng pangalan at halaga ng customer. Ang mga negosyo ay naghahanda ng mga invoice sa maraming paraan. Kung ang iyong negosyo ay may isang programa ng accounting na ginagamit upang masubaybayan ang mga transaksyon, maaari kang mag-print ng mga invoice nang direkta mula rito. Kung wala kang isang programa na may kakayahang gawin ito, maaari mong madaling lumikha ng mga invoice gamit ang isang word processing program.
Magbukas ng isang blangko na dokumento. Gamit ang isang word processing program, buksan ang isang blangkong pahina, pangalanan ito at i-save ang file.
Gamitin ang letterhead kung mayroon ka nito. Kung hindi, ipasok ang pangalan ng iyong kumpanya, address, numero ng telepono at email address sa itaas ng dokumento. Gumagana ang Letterhead sa pinakamahusay na dahil karaniwan din nito ang logo ng iyong kumpanya dito. Kung ang iyong logo ay magagamit sa iyong computer, ipasok ito sa invoice.
Petsa at lagyan ng label ang invoice. Pamagat ang pahina sa pamamagitan ng pag-type ng "Invoice" sa itaas ng dokumento sa ibaba ng impormasyon ng iyong kumpanya. Ipinabatid nito sa customer na ito ay isang bayarin na dapat niyang bayaran. Ilagay ang petsa ng invoice sa kanang itaas na sulok ng pahina pati na rin. Isama ang isang natatanging numero din sa itaas, na tinatawag na numero ng invoice. Kapag binayaran ng customer ang bill o mga tawag na may tanong, ito ang reference number na gagamitin niya.
Isama ang pangalan ng customer. Ilagay ang impormasyon ng customer kabilang ang pangalan, address at numero ng telepono sa ibaba ng numero at petsa ng invoice.
Isulat sa mga detalye ng kuwenta. I-itemize ang mga kalakal o serbisyo na ibinebenta sa customer kasama ang mga gastos at dami.
Maglagay ng kabuuan sa ibaba. Magdagdag ng lahat ng mga singil at sa ibaba ng invoice isulat ang "Kabuuang" sa tabi ng kabuuang halaga na dapat bayaran.
Isama ang mga tuntunin sa pagbabayad. Ang mga negosyo ay dapat isama ang mga tuntunin sa pagbabayad sa mga invoice upang ipaalam sa kustomer kung kailan dapat bayaran ang kuwenta. Ang karaniwang mga termino sa pagbabayad ay n / 30. Nangangahulugan ito na ang kabuuang bayarin ay dapat bayaran sa loob ng 30 araw mula sa petsa ng invoice.
I-print at i-mail ang invoice. Mag-print ng dalawang kopya ng dokumento. Ipadala ang isa sa kostumer at itago ang iba pang para sa iyong mga rekord. I-save din ang invoice sa computer.
