Ang bawat transaksyon na nangyayari sa isang organisasyon ay nangangailangan ng departamento ng accounting upang isaalang-alang ang epekto nito sa pananalapi. Kinakailangang irekord ng accountant ang bawat transaksyon na may pinansiyal na epekto sa mga talaan ng accounting. Maraming mga kumpanya ang nag-isyu ng mga debit at credit card sa mga empleyado upang mabawasan ang mga gastos sa pagbabayad nito. Sa halip na magbayad ng mga empleyado, binabayaran ng kumpanya ang bill ng credit card o inaayos ang mga rekord nito para sa transaksyon sa pag-debit. Ang mga entry sa accounting ay nag-iiba depende kung ang empleyado ay gumagamit ng isang debit o credit card.
Transaksyon ng Debit Card
Ang mga bangko ay nag-isyu ng mga debit card sa mga empleyado ng kumpanya upang bawasan ang bilang ng mga tseke na kailangang i-print ng kumpanya. Ang transaksyon ng debit card ay nag-aalis ng pera mula sa bank account ng kumpanya sa oras na nangyayari ang transaksyon. Ang empleyado ay gumagamit ng isang debit card sa parehong paraan siya ay gumagamit ng isang credit card kapag gumagawa ng mga pagbili. Ang bangko ay tumatanggap ng isang electronic na paunawa ng transaksyon at inililipat ang pera sa vendor upang bayaran ang transaksyon.
Accounting sa Debit Card
Kapag gumagawa ng isang empleyado ang transaksyon gamit ang debit card, kailangang isa-update ng accountant ng kumpanya ang mga rekord sa pananalapi. Ang accountant ay nakikipag-ugnay sa empleyado upang matukoy kung ano ang para sa transaksyon. Ang accountant ay gumagamit ng impormasyong ito upang matukoy kung aling gastos ang account na gagamitin sa entry ng accounting. Ang accountant ay nagdaragdag sa gastos ng account at bumababa ng cash.
Transaksyon ng Credit Card
Ang mga bangko ay nag-isyu ng mga credit card sa mga empleyado ng kumpanya upang bawasan ang bilang ng mga ulat ng gastos na isinumite ng mga empleyado. Ang isang transaksyon ng credit card ay lumilikha ng pananagutan para sa kumpanya na nag-aatas sa kumpanya na bayaran ang bangko sa pagtatapos ng panahon. Ang empleyado ay gumagamit ng isang credit card kapag gumagawa ng mga pagbili online, sa telepono o sa personal. Ang bangko ay tumatanggap ng isang electronic na abiso ng transaksyon. Sa katapusan ng panahon, idinagdag ng bangko ang lahat ng mga transaksyon at nagpapadala ng isang singil sa kumpanya.
Accounting sa Credit Card
Kapag gumagawa ng isang empleyado ang isang transaksyon gamit ang credit card, pinananatili niya ang kanyang resibo at nagsusulat ng isang paglalarawan ng transaksyon sa resibo. Sa katapusan ng buwan, isinumite niya ang lahat ng kanyang mga resibo sa kompanya accountant. Inihahambing ng accountant ang mga resibo sa invoice at tinitiyak na ang lahat ng mga transaksyon ay ibinibilang. Ang accountant ay gumagamit ng mga resibo upang matukoy kung aling mga account ng gastos ang gagamitin sa entry ng accounting. Ang accountant ay nagdaragdag sa gastos ng account at bumababa ng cash.
