Ang isang umaalis na empleyado ay maaaring maging sanhi ng isang bilang ng mga sakit ng ulo para sa isang negosyo, kabilang ang isang pagkagambala sa serbisyo sa customer, defections ng mga kliyente at isang pagkawala ng mga benta. Ang paggamit ng isang pahayag na sulat upang balaan ang mga kliyente tungkol sa pag-alis ng empleyado ay maaaring maging isang positibo, proactive public relations strategy upang matulungan kang maging isang potensyal na lemon sa limonada.
Itakda ang iyong mga Layunin para sa Sulat
Magpasya kung bakit gusto o kailangang makipag-ugnay sa iyong mga kliyente upang ipaalam sa kanila ang tungkol sa pag-alis ng isang kawani. Gumamit ng isang listahan ng bullet point upang makatulong sa iyo na maiangkop ang iba't ibang mga titik sa iba't ibang pangangailangan ng mga kliyente na kakontakin mo. Halimbawa, maaaring kailanganin mong bigyan ng katiyakan ang ilang kliyente na walang pagkaantala sa kanilang paghahatid o serbisyo sa customer. Maaaring kailangan mong ipaalam sa ibang mga kliyente na mayroon silang isang bagong contact sa iyong kumpanya, kung sino ang taong iyon at ang bagong rep ay tatawag sa kanila. Maaari mong hilingin na matugunan ang mga alingawngaw, ipaalam sa mga kliyente na ang umaalis na empleyado ay may isang di-kumpitensiya na sugnay na nais mong ipatupad, o ang empleyado ay umalis sa mabubuting termino.
Makipag-usap sa Kawani
Kilalanin ang empleyado upang talakayin ang iyong plano upang makipag-ugnay sa mga kliyente. Tanungin ang empleyado para sa mga tip upang makipag-usap sa mga partikular na kliyente, batay sa kanyang mga pakikipag-ugnayan sa kanila, kaalaman sa kanilang kasaysayan at mga pangangailangan, at mga pag-iisip tungkol sa kanilang mga potensyal na alalahanin. Tanungin ang empleyado kung gusto niya ang dahilan para sa kanyang pag-alis na nakipag-usap o kung dapat mong iwan na sa labas ng sulat. Kahit na ikaw ay naghihiwalay mula sa isang empleyado sa masamang mga tuntunin, hindi mo dapat magsunog ng mga tulay at makapinsala sa reputasyon ng sinuman sa merkado.
Magpasya sa Mga Tatanggap
Sumulat ng isang listahan ng mga tatanggap ng liham, upang maaari mong ipasadya ang mga nilalaman sa bawat isa. I-dokumento ang mga dahilan na isinusulat mo ang bawat kliyente sa tabi ng pangalan ng kliyente, at gumawa ng mga tala tungkol sa anumang tukoy na nilalaman na iyong nais na isama o ligtaan sa sulat ng kliyente na iyon.
Isulat ang Unang Draft
Isulat ang unang draft ng sulat, na tinutugunan ang pangalan ng kliyente. Magsimula sa pamamagitan ng pagbibigay ng katiyakan, tulad ng, "Ang XYZ Co. ay palaging kinagalingan ang aming kakayahang magbigay ng mahusay na serbisyo sa customer sa pamamagitan ng aming sinanay, propesyonal na kawani." Pagkatapos, alerto ang kliyente na umalis ang iyong empleyado, at bakit, kung mayroon kang nagpasya na isama ang impormasyong iyon. I-address ang anumang mga alalahanin na maaaring mayroon ang kliyente at sabihin kung paano mo matutugunan ang mga ito. Ipakilala ang bagong contact ng kliyente at ang kanyang impormasyon sa pakikipag-ugnay at siguraduhin na isama ang anumang naaangkop na mga petsa ng transition. Magdagdag ng isang sulat-kamay na tumatawag sa anumang mahahalagang piraso ng impormasyong nais mong tumayo, tulad ng katotohanan na ang bagong contact ay tatawag upang ipakilala ang sarili sa linggong ito. Tapusin ang isang paanyaya sa kliyente na makipag-ugnay sa iyo nang personal kung may anumang katanungan ang kliyente.
I-finalize ang Sulat
Ang iyong mga pangunahing tagapamahala at ang bagong contact ng bawat kliyente ay suriin ang iyong draft ng iba't ibang mga titik na iyong nilikha upang manghingi ng input. Sa sandaling nakatanggap ka ng input sa iyong unang draft ng iyong sulat ng kliyente, lumikha ng mga huling kopya. Hayaang makita ng mga angkop na miyembro ng kawani ang pangwakas na draft bago ito mapirmahan at ipamahagi.
