Kapag humihiling ng pagbabayad mula sa isang kliyente, ang mga angkop na hakbang ay ginagamit upang lumikha ng epektibong mga titik upang ipadala sa kanila. Ang mga titik na humiling ng pagbabayad ay ginagamit kapag nabigo ang isang kliyente na magbayad ng isang bayarin sa takdang petsa. Ang mas mahaba ay kinakailangan para sa isang kliyente na magbayad ng isang bayarin, mas maraming mga titik ang isang kumpanya na nagsusulat sa indibidwal na ito. Ang isang sulat na humihiling ng pagbabayad ay dapat na magalang, malinaw at dapat mag-alok ng mga detalye tungkol sa natitirang bill.
Gumamit ng letterhead ng kumpanya dahil naglalaman ito ng lahat ng impormasyon sa pakikipag-ugnay ng samahan at madalas na mukhang mas pormal.
Talakayin ang sulat. Isama ang petsa ng sulat na sinusundan ng pangalan at address ng kliyente. Talakayin ang tao sa pamamagitan ng pagpapahayag ng "Mahal," na sinusundan ng buong pangalan ng kliyente.
Sabihin ang layunin ng sulat. Ang isang sulat para sa isang kahilingan ng pagbabayad ay dapat na malinaw na ipahayag ang layuning ito sa simula ng sulat. Gumamit ng isang propesyonal na tono at panatilihin ang mga salita positibo at mainit-init.
Isama ang mga detalye ng utang. Sabihin sa petsa ang mga serbisyo para sa utang na ito ay ibinigay, ang orihinal na takdang petsa at ang halagang dapat bayaran kasama ang anumang huli na bayad. Isama ang numero ng invoice pati na rin upang payagan ang kliyente na mas madaling mahanap ang orihinal na dokumento. Kasama rin sa maraming kumpanya ang isang kopya ng orihinal na invoice sa ganitong uri ng sulat. Ipagbigay-alam din sa customer ang tungkol sa rate ng interes kung saan kinakalkula ang huli na bayad.
Tanungin ang kliyente para sa pagbabayad. Ipaalam sa kliyente na maaaring maiwasan ang mga karagdagang bayad sa huli sa pamamagitan ng pagbabayad ng buong halaga sa isang tinukoy na petsa. Hilingin sa kliyente na tawagan ka upang gumawa ng mga kaayusan kung hindi niya magagawa ang pagbabayad nang buo sa petsang ito. Isama ang iyong numero ng telepono at direktang extension, kung kinakailangan. Isama ang iyong email address pati na rin at nag-aalok ng kanyang mga sulat sa pamamagitan ng ganitong paraan kung nais ng kliyente.
Salamat sa kliyente. Mag-alok ng pasasalamat sa kliyente kung nagawa na ang pagbabayad at pasalamatan ang kliyente nang maaga para sa pagpapadala sa isang prompt na pagbabayad. Sabihin sa kliyente na kung mayroon siyang anumang mga katanungan, hindi siya dapat mag-alinlangan sa pagtawag sa iyo tungkol sa bagay na ito.
Mag-sign sa sulat. Tapusin ang sulat sa pamamagitan ng pagsusulat ng "Taos-puso," na sinusundan ng iyong pangalan at pamagat.
