Ang mga propesyonal, tulad ng mga accountant at abugado, ay madalas na sumulat sa mga kliyente tungkol sa mahahalagang bagay sa negosyo. Dapat sundin ng kompanya ang ilang mga pamamaraan upang makagawa ng malinaw at epektibong mga titik ng kliyente. Ang mga propesyonal ay nagsusulat ng mga titik ng kliyente para sa maraming layunin na kasama ang pagtanggap sa isang bagong kliyente, pagtalakay sa isang bagay sa negosyo o pagbibigay ng payo. Sumulat ng isang kliyenteng kliyente nang propesyonal at gawing madaling basahin, na may malinaw na layunin na maunawaan ng mambabasa.
Gumamit ng letterhead. Karamihan sa mga propesyonal na negosyo ay gumagamit ng letterhead para sa lahat ng mga titik kabilang ang mga sa mga kliyente. Ang Letterhead ay naglalaman ng pangalan ng kompanya, ang address at numero ng telepono.
Talakayin ang sulat. Kapag sumulat ng isang sulat sa isang kliyente, isulat ito nang direkta sa tao sa pamamagitan ng pagpapahayag ng pangalan ng tao. Maaari itong magsimula sa salitang "Minamahal" na sinusundan ng pangalan ng tao o ng salitang "To." Isama ang isang petsa sa tuktok ng titik.
Simulan ang sulat sa isang maikling pagpapakilala. Panatilihing kaaya ang panimula at pang-usap. Salamat sa kliyente sa paggamit ng iyong kompanya at ipahiwatig ang dahilan para sa sulat.
Paunlarin ang katawan ng liham. Ang bahaging ito ng sulat ay naglalaman ng impormasyon para sa layunin ng liham. Maaari itong maglaman ng payo o ibang impormasyon na may kaugnayan sa kliyente.
Iwasan ang paggamit ng mga tuntunin na tanging isang propesyonal sa iyong partikular na larangan ay mauunawaan. Ang mga abogado at mga accountant ay madalas na gumagamit ng mga termino na tiyak sa kanilang larangan, ngunit maaaring hindi pamilyar sa mga kliyente. Pumili ng mga salita na malinaw sa sinumang tao, anuman ang kanilang pinagmulan.
Tanungin ang kliyente na tumawag sa mga tanong. Ang isang imbitasyon upang makipag-ugnay sa kompanya para sa karagdagang tulong at impormasyon ay isang karaniwang bahagi ng lahat ng mga titik ng kliyente.
Mag-sign sa sulat. Isama ang iyong lagda sa ilalim ng sulat at ipadala ang dokumento sa iyong kliyente.
