Ang pagbubuo ng mga pamamaraan sa opisina ay nakakatulong sa iyong opisina o negosyo sa pamamagitan ng pagtulong sa iyo at sa iyong pangkat ng pamamahala upang ilagay sa pamantayan ang mga partikular na operasyon. Ang mga pamamaraan sa opisina ay tumutulong sa pagpapanatili ng kahusayan sa serbisyo at maglingkod bilang gabay na nagbibigay ng kinakailangang impormasyon upang matiyak ang kalidad ng serbisyo. Ang paglikha ng malinaw at tumpak na mga pamamaraan ay maaaring matamo sa pamamagitan ng pagsunod sa tuwirang pagkakasunud-sunod ng pagpaplano ng nilalaman, pagsulat ng mga pamamaraan, paggawa ng manu-manong o gabay at pagsubaybay sa lahat ng mga pagbabago na ginawa sa mga pamamaraan. Ang mga pamamaraan ng opisina ay maaaring isulat para sa isang partikular na function ng opisina o para sa pamamahala ng buong opisina.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Tape recorder (opsyonal)
-
Notebook at word processor
-
Kalendaryo o scheduler
Isulat kung bakit isinusulat mo ang mga pamamaraan at sino ang gagamit ng mga pamamaraan. Kilalanin kung gaano kadalas gagamitin ang mga pamamaraan, o mga seksyon ng mga pamamaraan. Ang pagiging partikular na tumutulong sa iyo na ituon at buuin ang pagsisikap sa dokumentasyon.
Gumawa ng isang iskedyul para sa pagtitipon ng impormasyon sa kung anong mga gawain ang ginaganap at kung gaano kadalas nakumpleto ang mga gawain. Pakikipanayam sa mga eksperto sa paggawa ng gawain at i-record ang mga hakbang na ginawa upang makumpleto ang bawat aktibidad sa loob ng isang gawain. Kung gumawa ng mga hakbang mula sa simula, gumuhit ng isang simpleng flowchart ng mga hakbang na mga tauhan na sumusunod mula sa umpisa hanggang katapusan upang makumpleto ang gawain.
Tukuyin kung kailan maihahatid ang dokumento at kung ito ay nasa isang papel o online na format. Para sa mga praktikal na layunin, ang mga pamamaraan sa papel ay perpekto dahil nagsisilbi sila bilang isang madaling gabay na sanggunian at kapaki-pakinabang sa panahon ng pagsasanay sa pamamaraan. Ang pagkakaroon ng isang file na istraktura at simpleng file-naming convention ay madaling gamitin kapag lumilikha ng mga pamamaraan.
Hatiin ang mga pamamaraan sa mga seksyon ayon sa pag-andar. Ang paglikha ng mga tungkulin na may partikular na gawain ay nagtatalaga ng isang papel at responsibilidad sa isang tao, o kagawaran, na dapat kumpletuhin ang gawain.
Isulat ang mga hakbang sa pamamaraan na kinakailangan upang makumpleto ang bawat gawain. Gamit ang mga tala sa interbyu na nakasulat o naitala sa Hakbang 2, isulat ang aktibidad sa pagkakasunud-sunod upang ang sinuman ay makapagtapos ng gawain at gawain nang matagumpay. Pagkatapos ng ganap na pagdodokumento ng mga gawain, magsagawa ng spell-check at suriin ang kumpletong nilalaman. Perpekto upang magkaroon ng isa o dalawa na eksperto na suriin ang draft ng dokumento para sa katumpakan.
Gumawa ng anumang mga kinakailangang pagwawasto at gumawa ng pangalawang, o huling, draft. Ang pagpapanatili sa iyong petsa ng paghahatid ng dokumento, magsagawa ng huling pagsusuri ng dokumento at pagkatapos ay gumawa ng pangwakas na dokumento para sa naka-print o online reference. Ilagay ang kopya sa isang tatlong-ring na panali para sa madaling kapalit ng pahina kapag nagawa ang mga update.
Mga Tip
-
Ang paggamit ng anumang umiiral na impormasyon o mga flowcharts ng gawain ay magbabawas ng oras na kinakailangan upang kumpletuhin ang mga pag-unlad ng mga pamamaraan at tulungan tiyakin na ang mga error sa pagpapatakbo ay nai-minimize.
Sa karaniwan, kinakailangan ng mga anim na linggo upang makumpleto ang proseso ng dokumentasyon at pagsusuri.
