Paminsan-minsan, maaaring kailanganin ng mga manggagawa na i-refresh ang kanilang mga alaala kung paano magsagawa ng ilang mga gawain. Gayundin, ang mga bagong empleyado sa isang organisasyon ay nais na matutunan ang mga lubid nang mabilis hangga't maaari nang hindi na kinakailangang patuloy na makagambala ang mga superbisor o katrabaho na may hindi mabilang na mga tanong. Ang isang manual ng pamamaraan ng opisina ay nagtatakda ng parehong mga layuning ito habang nagbibigay ng mga nakasulat na mga protocol at mga inaasahan ng pagganap na maaaring kasunod na nauugnay sa mga appraisal ng empleyado at dokumentasyon para sa mga aksyong pandisiplina.
Kilalanin ang layunin at saklaw ng manual ng opisina na nais mong bumuo. Ang nilalaman ng mga manual ng opisina ay karaniwang bumagsak sa dalawang kategorya: (1) kung paano makipag-ugnayan sa mga tao at (2) kung paano magsagawa ng mga partikular na gawain kabilang ang pagpapatakbo ng kagamitan na kinakailangan upang lumikha, pamahalaan at maghatid ng mga kalakal at serbisyo. Kasama rin sa mga manual ng opisina ang mga chart ng organisasyon, mga direktoryo ng mapagkukunan at mga sample form. Ang pagiging kumplikado ng isang manu-manong opisina ay batay sa kung sino ang magiging target na mga gumagamit. Kung, halimbawa, ang nilalaman ay may kinalaman sa mga relasyon sa customer at kung paano i-proseso ang mga reklamo, hindi masasabing isama ang mga kabanata kung paano gumagana ang isang forklift o kung paano haharapin ang mga mapanganib na materyales.
Magpasya sa pagtatanghal ng format na pinakamahusay na naaangkop sa mga pangangailangan ng iyong kumpanya. Habang ang mga manual ng opisina ay kadalasang naisip bilang mga alituntunin na nakalimbag sa papel at inilagay sa tatlong-singsing na may mga tab na divider na mga paksa, ang teknolohiya ay nagbukas ng pinto upang mas kapana-panabik - pati na rin ang mas matipid - mga pamamaraan ng paghahatid ng impormasyon. Isaalang-alang, halimbawa, kung ang isang online na manu-manong pamamaraan ay magpapadali at mas mabilis para sa mga empleyado na ma-access ang impormasyon sa pamamagitan ng pagpasok ng mga keyword. Ang isang elektronikong format ay maaari ring mapadali ang proseso ng pag-update at pagbabago ng nilalaman pati na rin ang pagsasama ng audio na nilalaman at mga demonstrasyon ng video upang mapahusay ang pag-aaral.
Gumawa ng isang listahan ng lahat ng mga paksa ng kabanata na gusto mong ituro sa iyong manwal. Kung, halimbawa, nagpasiya kang magsulat ng mga alituntunin kung paano gumana ang iba't ibang mga kagamitan ng opisina, matukoy mo ang mga indibidwal na seksyon para sa mga computer, fax machine, mga sistema ng telepono, microfiche, photocopy machine, mga sistema ng pag-record, mga selyo at mga collating device. Magpasya kung isusulat mo mismo ang lahat ng nilalaman o magtalaga ng unang draft ng bawat seksyon sa mga indibidwal na mahusay na dalubhasa sa paksa.
Ayusin ang mga hakbang sa pamamaraan mula sa pinakasimpleng konsepto sa mga mas komplikado. Isaalang-alang kung ang pagsasama ng mga litrato, mga guhit, mga talahanayan o iba pang mga graphics ay madaragdagan ang pag-unawa ng gumagamit sa materyal. Magbigay ng isang glossary ng mga acronym at tukoy na terminolohiya ng gawain. Kung saan praktikal, magbigay ng mga halimbawa kung paano punan ang mga order ng pag-uutos, mga gastusin sa paglalakbay sa paglalakbay, mga kahilingan sa bakasyon, mga sheet ng oras, mga resibo ng customer at iba pang mga form na ginagamit ng kumpanya.
Magtatag ng isang time frame para makumpleto ang bawat seksyon ng bagong manu-manong. Kung kinakailangan, mag-iskedyul ng isang bloke ng oras sa bawat araw para sa pananaliksik, pagsulat, pagsusuri at pag-assemble ng nilalaman.
Ipasa ang nilalaman ng mga tauhan ng HR at legal na kawani bago ang pamamahagi upang matiyak na ang wikang ito ay malinaw, walang pakialam at pare-pareho sa mga mandates at regulasyon ng estado at pederal. Magbigay ng bawat tagatanggap ng manwal na may sheet na pag-sign na nagpapahiwatig ng kanilang kasunduan na basahin ang materyal at sumunod sa mga direktiba nito.
Mga Tip
-
Ang isang manu-manong opisina ay dapat palaging isaalang-alang ang isang gawain na isinasagawa at, sa gayon, susuriin nang tuluy-tuloy upang matiyak na ang nilalaman ay isang tumpak na pagmuni-muni ng mga pamamaraan na sinusunod at ang kagamitan na ginagamit upang maisagawa ang mga tungkuling iyon.
