Maaaring samahan ng isang executive buod ang anumang uri ng ulat - ito ay isang pagsasama-sama ng mahahalagang detalye kung ang iyong madla ay hindi nais na basahin ang buong ulat mismo. Ang mga pagkakaiba ay nasa mas pinong mga detalye. Kailangan mong i-tune ang standard na format upang mapaunlakan ang iyong paksa at ang iyong madla. Kung ang iyong tagapakinig ay militar, binabalaan ng Strategic Marketing Group na ang Navy lamang ang gumagawa ng higit sa 500 milyong mga pahina ng dokumentasyon sa isang taon. Ang pagpapanatiling ito sa isip ay dapat na ang iyong pangunahing pag-aalala dahil ang mga tauhan ay hindi maaaring magkaroon ng maraming oras na gastusin sa iyong mga pahina.
Pagsasaayos ng Iyong Impormasyon
Ang iyong unang hamon ay ang ayusin ang impormasyon sa iyong ulat upang maaari mong isama ang mga pinakamahalagang bahagi sa mas maikli na dokumento - ang iyong buod. Pumunta sa buong ulat at alisin ang impormasyong nais mong isama sa iyong buod. Ang pagkakasunud-sunod ng pagtatanghal ay dapat na katulad ng kung paano lumilitaw ang impormasyon sa ulat mismo. Isama ang mga pamagat sa iyong buod na tumutugma o maaaring madaling konektado sa mga seksyon sa iyong ulat. Kung ang iyong ulat ay hindi nagpapahiram sa mga heading, maaari kang gumawa ng mga notasyon sa iyong buod kapag isulat mo ito, giya sa iyong mambabasa kung saan sa mas mahabang ulat ay makakahanap siya ng mas malalim na impormasyon. Hindi mo nais na isama ang tiyak na data sa iyong buod ngunit dapat na mahahanap ng iyong mambabasa kung gusto niyang malaman pa.
Pagsulat ng Buod
Ang layunin ng isang buod ay upang ipaliwanag nang mabilis hangga't maaari ang lahat ng mga pangunahing impormasyon na kailangan ng iyong mambabasa na gumawa ng isang desisyon tungkol sa isyu na iyong tinutugunan. Istraktura ang iyong buod upang lumitaw ang pinakamahalagang impormasyon sa simula. Dapat itong isama ang pagbanggit sa layunin at saklaw ng iyong ulat at posibleng ang iyong konklusyon. Maaaring hindi mo nais na iwan ang iyong tagabaril ng militar hanggang sa huling talata ng iyong buod. Depende sa nilalaman ng ulat, maaari mong sundin ang mga pamamaraan na ipinatupad, pananaliksik na iyong ginawa, pagtatasa, mga pagpipilian at ang iyong sukdulang desisyon. Panatilihing maikli ang iyong mga talata, hindi hihigit sa pitong o walong pangungusap, at italaga ang bawat isa sa isang bahagi ng iyong ulat. Manatili sa loob ng tatlong pahina maliban kung sumaryo ka ng isang teknikal na ulat. Sa kasong ito, ang iyong buod ay maaaring hanggang sa 10 porsiyento ng mga pahina ng iyong ulat, ngunit kung mahaba ito, katanggap-tanggap na magsulat ng dalawang hiwalay na mga buod. Ang mas matagal ay maaaring makitungo sa mga teknikal na isyu at mas maikli ang buod ng 3-pahina ay maaaring magbigay ng isang pangkalahatang-ideya ng buong ulat. Huwag tumalikod sa pagitan ng nakaraan, kasalukuyan at hinaharap na panahunan - pinapabagal nito ang pagiging madaling mabasa.
Pagtugon sa isang Militar na Madla
Pinapayuhan ng Madiskarteng Marketing Group na ang istilo ng istilo ng pagsulat ng Army ay nangangailangan ng isang malinaw na mensahe na nagtataguyod ng mabilis na pagbabasa. Kung ang iyong ulat ay nagsasangkot sa paggawa ng isang pitch sa sinuman sa anumang sangay ng armadong pwersa, panatilihin ang mga pangungusap ng iyong buod na maikli at sa punto. Iwasan ang pagsasabi ng mga opinyon, tulad ng, "Sa palagay ko ito ay gagana sapagkat ang X ay katumbas ng Z." Maaari mong i-drop ang anim na mga salita sa pamamagitan ng simpleng pagpapahayag, "X ay katumbas ng Z," pagkatapos ay ilagay ang iyong pinakamahalagang mga katotohanan at iugnay ang mga ito sa iyong inaasahang mga resulta.
Pagkuha ng mga Pag-iingat
Isaalang-alang ang iyong mga mambabasa kung tinatalakay mo ang mga bagay na pang-militar. Kung ikaw ay isang miyembro ng armadong pwersa at sumusulat ka sa isang civilian entity, siguraduhing hindi mo isasama ang anumang impormasyon na kumpidensyal o ang mga paglabag sa seguridad. Kung isinusulat mo ang iyong ulat at buod sa iyong nakatataas, ang dalawa ay maaaring makapasa sa ibang mga kamay bago dumating sa kanyang mesa, kaya siguraduhin na ang lahat ng kasangkot ay nalilimas upang basahin ang iyong isinulat.
