Ang pagbabago sa mga pamamaraan sa pagsingil ng iyong kumpanya ay maaaring makaapekto sa iyong negosyo sa mga iskor ng mga customer. Hindi mo maaaring baguhin ang mga naka-iskedyul na mga petsa ng invoice, taasan ang mga halaga ng pagbabayad o baguhin ang iyong mga termino nang hindi binibigyan ang iyong mga customer ng abiso. Kung hindi man, harapin mo ang pag-asam ng mga tawag, reklamo, pagkawala ng kita at negatibong mga komento. Pakawalan ang liham na iyong ipinadala sa iyong mga kostumer upang makapagbigay ito ng mga kumpletong sagot sa "sino, ano, kailan at saan" ng iyong mga bagong patakaran.
Linawin ang Layunin
Ang mga pormal na anunsyo ng mga pagbabago sa pamamaraan ay dapat magbukas na may malinaw na mga pahayag ng pinagmumulan ng impormasyon, ang populasyon na nakakaapekto nito at ang likas na katangian ng pagbabago. Upang maisakatuparan ang layuning ito, gamitin ang letterhead ng iyong kumpanya upang malaman ng tagatanggap ang iyong pagkakakilanlan. Kung naitakda mo ang iyong mensahe sa word processing software bilang isang proyekto ng pagsasama-sama ng mail, maaari mong isama ang isang customized na pagbati sa bawat liham upang maiwasan ang takot na "Dear Valued Customer" na pagpapakilala na nagpapawalang-halaga sa anumang mensahe. Patibayin ang iyong pagpapahalaga sa negosyo ng tagatanggap at i-spelling ang mga pangunahing kaalaman sa patakaran sa isang maikling unang talata. Halimbawa, maaari mong i-anunsyo "Dahil pinahahalagahan namin kayo bilang isang customer, nakikipag-ugnay kami sa iyo upang ipaalam sa iyo ang paparating na pagbabago sa aming mga pamamaraan sa pagsingil na nakakaapekto sa iyong account sa amin."
Magbigay ng detalye
Matapos mong ipakilala ang pangkalahatang paksa ng iyong komunikasyon, pumunta sa punto sa susunod na talata. Ipaliwanag - bilang kasinghalaga hangga't maaari - ang pagbabago na darating at kung paano naiiba ang mga bagong alituntunin mula sa lumang. Nais malaman ng mga kostumer na eksakto kung paano nakakaapekto ang mga ito sa iyong mga patakaran. Kung mabigo kang magbigay ng isang malinaw, lohikal na paliwanag na sumasagot sa lahat ng mga halatang tanong na itataas nito, ang iyong telepono ay magsisimulang tumunog sa ilang sandali matapos dumating ang iyong mga titik sa mga mailbox ng mga tatanggap. Upang tiyakin na iyong hinarap ang lahat ng mga kinakailangang detalye, tanungin ang mga kaibigan, kasamahan o iba pang mga tagalabas na basahin ang iyong sulat sa mga yugto ng prototipo at pinuhin ang iyong mensahe sa liwanag ng anumang mga tanong na kanilang itinataas.
Kumpirmahin ang Timing
Delineate nang eksakto kung magkakabisa ang mga pagbabago. Kung ang mga kostumer ay dapat magsimulang gumamit ng isang bagong bayad sa pagbabayad epektibo sa isang cycle ng pagsingil sa isang partikular na buwan, sabihin sa kanila na "Simula sa iyong buwan at taon na bayad, mangyaring ipadala ang iyong tseke sa address." Kung ang mga customer ay makakakita ng isang pagbabago sa mga tuntunin sa pagbabayad, sabihin sa kanila "Kami ay nagpapataas ng iyong minimum na bayad mula sa numero sa numero na porsiyento ng iyong balanse sa buwan at taon." Upang maiwasan ang pagkalito, gamitin ang pahayag ng tiyempo upang i-recap ang pagbabago at magbigay ng isang kumpletong petsa upang ang iyong sulat ay magiging isang praktikal na sanggunian sa hinaharap para sa mga file ng mga customer.
Gawin itong Opisyal
Bago mo isara ang iyong sulat, gawing malinaw sa isang matatag ngunit magiliw na paraan na ang iyong mga pagbabago ay hindi kumakatawan sa mga opsyonal na termino. Dapat malaman ng mga kostumer na hindi sila maaaring mag-opt out sa iyong mga pamamaraan, maliban sa pamamagitan ng pagsara sa kanilang mga account, at ang pagpapatuloy sa negosyo sa iyo sa nakalipas na petsa ng pagbabago ay nagpapatunay na tanggapin nila at sumasang-ayon na sumunod sa iyong mga bagong patakaran. Ibigay ang iyong pangalan at impormasyon sa pakikipag-ugnay, kahit na ang lahat ng ito ay lilitaw bilang bahagi ng iyong letterhead, at bigyang-diin na tinatanggap mo ang mga tawag sa mga customer kung mayroon silang mga tanong o komento.
