Ang mga pagpupulong ng grupo ng kabataan, retreats at mga gawain ay dapat na pinlano nang maaga upang malaman mo kung ano ang gusto mong gawin at magawa sa loob ng isang partikular na dami ng oras. Ang pinakamahusay na paraan upang idokumento ang iyong mga plano ay sa pamamagitan ng paglikha ng agenda. Ang mga agenda ay tulad ng mga listahan na nagpapakita ng pagkakasunud-sunod ng mga talakayan o mga aktibidad na nais mong gawin sa iyong oras na magkasama. Sa pamamagitan ng pagbibigay sa kabataan ng angkop na adyenda sa edad, maaari silang sumunod upang makita kung anong uri ng mga bagay ang mangyayari sa susunod.
Isulat ang pangalan ng iyong programa sa kabataan sa tuktok ng isang standard na dokumento ng laki ng sulat. Ilagay ang petsa sa ilalim nito, kasama ang mga oras ng pagsisimula at pagtatapos, kung naaangkop. Isama rin ang lokasyon ng programa.
Ilista ang mga aktibidad o mga talakayan sa pagkakasunud-sunod na nais mong mangyari ang mga ito. Ang bawat indibidwal na aktibidad o talakayan ay dapat magkaroon ng isang bala o isang numero sa tabi nito. Sa format ng listahan, ang isang halimbawa ay, "I) Mga gawain sa pag-crash, II) Pagkilala sa Iyo Maligayang Pag-Packet Review, III) Workshop ng Grupo …"
Lumabas sa listahan ng mga aktibidad at diskusyon sa isang lohikal na pagkakasunud-sunod na may katuturan nang sunud-sunod. Ang agenda ay susundan mula sa tuktok pababa, kaya ang mga gawain at mga talakayan ay dapat dumaloy nang maayos.
Isama ang mga item sa agenda na hindi ka maaaring magkaroon ng pagkakataon na talakayin sa huling pagpupulong o pag-urong. Magtalaga ng isang bahagi ng adyenda sa mga sumusunod na mga aytem. Maaari kang lumikha ng isang bagong seksyon sa ilalim ng agenda at lagyan ng label ang "Mga Nakaraang Item sa Pag-uusap" o "Mga Item na Sumusunod."
Pahintulutan ang oras sa adyenda para sa mga kabataan na magsagawa ng isang maliit na bakasyon, lalo na kung ito ay isang mahabang pulong o pag-urong. Hindi tulad ng mga nasa hustong gulang, ang mga kabataan ay hindi maaaring maupo sa mahabang panahon at mapanatili pa rin ang pokus at pansin.
Ilaan ang dulo ng agenda sa isang sesyon ng tanong-at-sagot para sa mga kabataan. Ito ay kung saan ang mga kabataan ay may pagkakataon na makakuha ng paglilinaw tungkol sa mga bagay na nalilito sa kanila o nagtanong tungkol sa kung ano ang sakop.
