Paano Mag-audit ng Supplier

Ang mga tagatustos ng kalidad ay isang mahalagang bahagi ng isang organisasyon dahil nagbibigay sila ng mahusay at mga serbisyo na ginagamit mo upang maihatid ang iyong mga customer. Ang mga gawi ng negosyo ng mga supplier ay may direktang epekto sa iyong organisasyon. Kung mayroon kang isang tagapagtustos na hindi makapaghatid ng iyong mga produkto sa oras, na direktang nakakaapekto sa iyong kita. Ang pag-audit ng isang supplier ay isang mahalagang bahagi ng isang sistema ng pamamahala ng kalidad. Maaari kang magpasya na i-audit ang isang bagong supplier dahil isinasaalang-alang mo ang paggamit sa mga ito para sa iyong mga pangangailangan sa negosyo, o maaari kang magpasiya na i-audit ang kasalukuyang supplier dahil sa isang pangyayari na naganap sa nakaraan.

Makipag-ugnay sa iyong tagapagtustos upang mag-iskedyul ng oras upang magsagawa ng pag-audit. Bigyang-pansin ang tugon ng iyong tagapagtustos, lalo na kung hindi sila tumatanggap ng pag-audit. Dalhin mo ang oras ng tagatustos sa pagsasaalang-alang at subukan upang mag-iskedyul ng oras ng pag-audit na nakikinabang sa parehong partido.

Paunlarin ang iyong plano sa pag-audit at suriin ang kalidad ng kasaysayan ng iyong tagapagtustos. Ang iyong plano sa pag-audit ay tinutukoy ng iyong dahilan para sa pagganap ng pag-audit. Halimbawa, kung nakaranas ka ng ilang mga isyu sa produksyon sa iyong tagapagtustos, dapat kang gumastos ng mas maraming oras sa pag-audit sa lugar ng produksyon.

Dumating sa pasilidad ng iyong supplier sa oras. Mahalaga na panatilihing konsiderasyon ang iskedyul ng oras ng iyong tagapagtustos. Kung posible, subukan na maiwasan ang rescheduling ng iyong pag-audit dahil ito ay nagpapahayag ng iyong kumpanya na labag sa propesyon.

Bigyang-pansin ang paradahan, ang dumpster area at ang front office area upang makita kung sila ay malinis. Pansinin kung ikaw ay greeted sa isang propesyonal at magalang na paraan. Ang lahat ng mga bagay na ito ay isang pagmumuni-muni ng mga prinsipyo ng tagapangasiwa ng tagatustos ng supplier.

Maglakbay sa mga pasilidad. Maghanap para sa anumang mga depekto sa kagamitan o mga isyu sa kaligtasan. Magtanong tungkol sa kung gaano karaming mga pansamantalang manggagawa at kung gaano karaming mga kawani ng kawani ang nagtatrabaho sa mga pasilidad. I-audit ang mga patakaran sa pagpapadala ng supplier, at obserbahan ang mga proseso ng produksyon at pagpupulong. Dokumento ang saloobin ng tagapamahala habang ikaw ay naglalakbay sa mga pasilidad at gumaganap ng iyong pag-audit.

Tingnan ang mga invoice ng umiiral na tagapagtustos at mga kontrata ng pagpepresyo upang matiyak na ang tagatustos ay nagpapataw sa iyo ng tumpak. Maghanap ng anumang mga pagkakaiba sa pagpepresyo, tulad ng mga hindi tumpak na singil at mga pagbabago sa pagpepresyo na ginawa bago ang naka-iskedyul na oras. Makipagtulungan sa iyong mga account na pwedeng bayaran ang departamento upang maghanap ng anumang mga hindi pagkakapare-pareho sa mga invoice sa tagapagtustos, kabilang ang mga di-maipaliwanag na mga singil na miscellaneous at hindi tumpak na bayad sa pagpapadala at transportasyon.

I-verify ang mga tuntunin ng negosyo ng isang bagong supplier. Pagkatapos ng ilang buwan ng paggamit ng isang bagong supplier, dapat mong suriin ang isang sample na batch ng linya ng mga invoice ng supplier ayon sa linya at ang mga kontrata sa negosyo upang makita kung ang mga tuntunin ay tumutugma. Kung makakita ka ng isang pagkakaiba na nagpapatunay na ikaw ay sobra-sobra, dapat mong kontakin ang supplier upang humiling ng refund.

Gumawa ng mga magagandang tala ng mga bagay na iyong sinusubaybayan. Ito ay tutulong sa iyo kapag oras na isulat ang iyong pagsusuri at iharap ito sa pamamahala. Magdagdag ng mas maraming detalye kung kinakailangan sa iyong mga tala upang epektibong tugunan ang anumang mga isyu.

Isulat ang iyong pagsusuri. Isama sa iyong pagsusuri ang anumang mga rekomendasyon at suportahan ang mga ito sa katibayan. Halimbawa, kung inirerekumenda ka ng bagong kagamitan, idokumento ang mga sira kagamitan na iyong napansin habang ginagawa ang iyong pag-audit. Ibigay ang supplier sa pagsusuri at talakayin ang anumang mga alalahanin na mayroon ang iyong supplier.