Sa anumang setting ng negosyo, ang mga pagpupulong ay hindi maiiwasan. Higit pang mga panahon kaysa sa hindi, ang mga tao ay kinakailangan na dumalo sa mga pagpupulong, tingnan ang mga ito nang may pangamba. Siguro ito ay dahil sila ay tumatakbo sa masyadong mahaba, dahil walang malinaw na dahilan para sa pulong na magaganap o marahil ay hindi kailanman tila upang malutas sa pamamagitan ng mga pagpupulong. Maliwanag na hindi nila natutugunan ang limang Ps ng epektibong pagpupulong: layunin, produkto, kalahok, posibleng mga isyu at proseso.
Layunin
Ang layunin ng pagpupulong ay tinukoy bilang ang dahilan kung bakit kailangang matupad ang pulong, ang agenda o ang mga pangunahing layunin na kailangang talakayin ng mga dadalo. Kung walang mga isyu na tatalakayin pagkatapos ay walang dahilan upang tumawag sa isang pulong. Ang mga pagpupulong na walang malinaw na layunin ay isang pag-aaksaya ng oras ng lahat.
Produkto
Ang produkto ng isang pulong ay naglalarawan ng ninanais na kinalabasan na dapat makamit kapag ang lahat ay sinabi at tapos na. Hindi lamang ito ang nais na resulta ng pulong, kundi pati na rin ang nais na mga resulta ng anumang mga proyekto at merchandise sa hinaharap na tinalakay sa pulong. Ang pag-uulat ng produkto ng pulong sa harap ay nagpapanatili ng mga pagpupulong sa track, pinapanatili ang mga pag-uusap mula sa pagkatalo sa mga paksa na hindi nakakatugon sa layunin ng pulong.
Mga kalahok
Kasama sa mga kalahok sa pagpupulong lamang ang mga taong kailangang kasangkot, ang mga tao na ang mga pananaw o trabaho ay direktang nakakaapekto sa layunin at produkto ng pulong. Halimbawa, ang mga kawani ng medikal na ospital ay hindi magiging mga kalahok sa isang pulong tungkol sa mga sistema ng computer sa ospital. Gayunpaman, ang mga nars at mga doktor ay lumahok sa mga pagpupulong na may kinalaman sa mga isyu sa kalusugan at sakit o mga pagpupulong na makakatulong sa kanila na makakuha ng Mga Patuloy na Mga Yunit ng Pag-aaral, CEU, na kinakailangan upang panatilihing napapanahon ang kanilang mga lisensya.
Mga Mahahalagang Isyu
Ang posibleng mga isyu ay ang mga pag-aalala na malamang na lumitaw sa mga kalahok, ang mga problema na nakikita nila sa kasalukuyang kalagayan ng mga bagay sa adyenda o anumang mga problema na nakikita nila sa mga potensyal na solusyon na dinala sa panahon ng pulong. Kasama rin sa mga posibleng isyu ang pagkuha ng anumang mga pagkakamali na maaaring nakapaligid sa abiso sa mga paghahanda para sa pulong. Halimbawa, ang isang tao ay nagbibigay ng isang pagtatanghal sa mga posibleng solusyon sa mga problema na nakalista sa agenda. Maaaring mapansin ng isang tao sa pulong na nawawala ang isa o dalawang mga katotohanan, at ang mga katotohanan na ito ay maaaring magkaroon ng malalim na epekto sa resulta ng pulong, o ang solusyon. Ang mga isyu ay maaaring isang problema sa gastos ng isang proyekto o ang oras na kasangkot sa pagkumpleto ng isang proyekto.
Proseso
Ang proseso ng pulong ay kinabibilangan ng mga hakbang na kinakailangan upang mapanatili ang pulong sa pagsubaybay at makamit ang mga layunin ng pagpupulong. Maaari rin itong isama ang paglikha ng isang plano para sa pagkamit ng mga proyekto sa hinaharap at merchandise upang mapanatili ang mga ito sa track patungo sa pagkumpleto. Ang pagkakaroon ng proseso na nakalista sa mga hakbang nang maaga ay nagbibigay-daan sa lahat na kasangkot ang isang paraan ng pagtiyak na sila ay nakamit ang layunin at kinalabasan ng pulong, proyekto o merchandising. Ito ay isang paraan ng pagsunod sa pag-unlad ng pulong.
