Ang isang pulong ay maaaring tinukoy bilang isang collaborative na proseso ng trabaho na dinisenyo upang sagutin ang kung sino, bakit, paano at kung ano ang sa isang partikular na layunin. Ang mga katangian ng hindi epektibong pagpupulong ay kinabibilangan ng mga passive participants at isang regurgitation ng mga naunang tinalakay na paksa. Ang mga mabisang pulong ay mahalagang kabaligtaran nito. Maaaring mapalakas ng mabisang mga pulong ang pagiging produktibo, moralidad ng empleyado at kita.
Function
Ang limang hakbang para sa paghahanda at pagsasagawa ng mga epektibong pagpupulong, na kilala rin bilang limang P, ay: layunin, plano, kalahok, pakikilahok at pananaw, tandaan si David Whetten at Kim Cameron sa aklat na "Developing Management Skills." ang pulong. Ang plano ay ang pagkilos sa panahon ng pulong. Kabilang sa mga kalahok ang mga dadalo at facilitator. Kinakailangan ang paglahok mula sa mga dadalo at mga facilitator. Ang pananaw ay ang layunin na hinahangad ng pagpupulong upang makamit at isang buod ng mga kasunduan na nagreresulta mula sa pulong.
Mga Tool
Ang mga laro ay kabilang sa mga pinaka-epektibong tool na ginagamit upang magsagawa ng mga matagumpay na pagpupulong. Inirerekomenda ang mabilis, murang, madaling ibagay, mababa ang panganib at mga laro ng kalahok. Ang brainstorming ay isa pang tool na ginagamit upang tipunin ang impormasyon at ipaliwanag ang isang problema o sitwasyon. Ang iba pang mga tool para sa epektibong mga pulong ay ang mga questionnaire, survey, panayam at mga workheet.
Mga katangian
Ang mabisang mga pagpupulong ay mapanlikha, makikinabang, makabagong at makatawag pansin. Nagsisimula at nagtatapos sila sa oras. May isang taong nakatalaga upang subaybayan ang mga minuto at ang agenda. Naka-iskedyul na mga break na nagaganap sa mga itinalagang oras. Hinihikayat ang masigla at positibong mga talakayan. Ang mga kalahok ay pinahihintulutang suriin ang pulong. Ang mabisang mga pagpupulong ay nagtatapos sa isang palakaibigan sa tagapamagitan na tinitiyak ang pagkakaisa sa pagitan ng mga kalahok.
Dalas at Tagal
Isinulat ni Peter Honey sa aklat na "Pagbutihin ang Iyong Mga Kasanayan sa Tao" na ang mga epektibong pagpupulong ay may perpektong isinasagawa nang isang beses sa isang linggo, kadalasan para sa parehong mga kalahok. Ang pinakamatagumpay na pagpupulong ay sugat sa loob ng isang oras at karaniwan ay hindi umaabot sa dalawang oras.
Kahalagahan
Ang mga maling pinamamahalaang pagpupulong ay may negatibong epekto sa moral na empleyado, ang paggawa ng ilan ay naging may pag-aalinlangan at pesimista, habang ang iba ay naging malasakit at hindi nagmalasakit. Ang mga hindi epektibong pagpupulong, ang sabi ni Barbara J. Streibel sa aklat na "Gabay sa Tagapamahala sa Mabisang mga Pulong," ang mga gastos sa negosyo na bilyun-bilyong dolyar bawat taon sa mga nawalang pagkakataon at nawala ang panahon. Nasira ang imahe ng isang organisasyon, i-highlight ang hindi epektibong pamamahala nito at bawasan ang pagiging produktibo. Ang mabisang mga pagpupulong panatilihin ang dalawa sa pinakamahalagang gamit ng isang kumpanya: oras at talento. Ang mga pakikipagtulungan at epektibong mga pulong ay nagpapalakas sa mga empleyado.
