Ang isang front office manager, minsan ay kilala bilang isang receptionist o klerk, ay pumupuno sa isang malaking bilang ng mga tungkulin. Ang posisyong ito na nakaharap sa customer, na karaniwang matatagpuan sa industriya ng mabuting pakikitungo, ay nagsisilbi sa parehong interface sa mga customer at nagsasagawa ng mga tungkulin sa negosyo sa harap-opisina. Kahit na ang mga responsibilidad at kompensasyon ay mag-iba nang malaki mula sa organisasyon sa organisasyon at maging sa loob ng mga kumpanya, maraming mga tagapangasiwa sa harap ng opisina ang nagbahagi ng ilang mga pangunahing tungkulin.
Customer Interface
Ang mga tagapangasiwa sa harap ng opisina ay kadalasang nakikipag-ugnayan sa mga customer, kadalasang binabati sila habang ipinasok nila ang pagtatatag, pagsagot sa mga tanong at pagbuo ng mga benta. Ayon sa isang pangkaraniwang paglalarawan ng trabaho na nai-post sa website ng pagtatrabaho ng Career Builder, maaaring tumanggap at magproseso ng mga tagapamahala ng front office ang mga pagbabayad mula sa mga customer at magbigay ng mga resibo kung kinakailangan. Sa ilang mga kaso, alinsunod sa Career Builder, ang mga tagapangasiwa sa harap ng opisina ay nakikipag-ugnayan din sa masasamang mga customer o mga bisita at nakikipag-ugnayan sa mga angkop na tauhan ng seguridad upang matugunan ang mga alalahanin sa seguridad sa customer. Depende sa organisasyon, ang isang harap na tagapangasiwa ng opisina ay maaaring mag-interface sa lahat ng mga bisita o lamang sa mga itinuturing na sensitibo o mahalaga.
Pamamahala ng Tanggapan
Tinitiyak ng mga tagapangasiwa sa harap ng opisina na ang front office ng negosyo ay patuloy na gumana sa isang mahusay na paraan. Ang pamamahala ng tanggapan ay maaaring kasangkot sa pagtatasa ng mga paggasta upang mabawasan ang gastos, ayon sa isang paglalarawan ng trabaho na na-post sa website ng hotel na Mule, at ang ilang mga tagapangasiwa ay nagsusuri ng mga pang-araw-araw na logbook upang mapanatili ang isang kamalayan sa mga aktibidad sa negosyo. Dapat na maging pamilyar ang mga tagapangasiwa ng opisina sa mga karaniwang application ng opisina tulad ng mga spreadsheet at mga processor ng salita. Ayon sa website ng trabaho Ang Job Fool, ang mga empleyado sa posisyon na ito ay maaari ring gumamit ng mga sistema ng pagmamay-ari ng kumpanya upang mapanatili ang mga operasyon sa negosyo.
Pamahalaan ang Karanasan ng Customer
Ang mga empleyado sa isang posisyon sa harap ng opisina ay may malaking responsibilidad para matiyak na ang mga customer at mga bisita ay makatatanggap ng kapuri-puri na serbisyo. Bilang karagdagan sa simpleng pakikipag-ugnay sa mga customer at pagtugon sa mga isyu sa seguridad, ang mga tagapangasiwa sa harap ng opisina ay kumikilos din bilang isang solong punto ng contact para sa mga reklamo sa customer at lumalaki na mga isyu. Maaaring aprubahan ng mga tagapangasiwa ng front office ang mga promotional rate bilang tugon sa mga negosasyon sa customer, ayon sa isang paglalarawan ng trabaho na nai-post sa Hotel Mule, at ang ilang mga tagapangasiwa sa harap ng opisina ay may awtoridad na magbigay ng mga diskwento, serbisyo sa serbisyo o komplimentaryong serbisyo sa mga hindi nasisiyahang bisita. Ang mga tagapangasiwa ng front office ay maaari ring magtrabaho sa ibang mga grupo sa loob ng negosyo, tulad ng gawaing-bahay at pagpapanatili, upang matiyak ang mga bisita na makakita ng malinis at kumpletong pag-aari sa pagdating.
Pagsisiyasat ng Staff
Depende sa organisasyon, ang mga tagapangasiwa sa harap ng opisina ay maaaring maging responsable para sa nangangasiwa ng mga miyembro ng kawani ng hotel. Ang mga tungkulin sa pangangasiwa, ayon sa The Job Fool, ay maaaring kabilang ang pag-iiskedyul ng mga tauhan upang matugunan ang pangangailangan ng kostumer, pagpaplano at pagtatalaga ng trabaho, at pagbuo ng komunikasyon ng empleyado. Ang mga tagapangasiwa ng front office ay maaaring magplano at magsagawa ng mga pana-panahong pagpupulong ng kawani at makipagtulungan sa mga pinuno ng ibang mga departamento upang matiyak ang pagkumpleto ng mga gawain sa organisasyon. Sa ilang mga kaso, ang mga empleyado sa posisyon na ito ay bumuo at naghahatid ng pagsasanay upang panatilihin ang mga empleyado na magkatabi ng pagbabago ng mga gawi sa negosyo.
