Ang isang sistema ng impormasyon sa accounting ay tumatagal ng lahat ng data at mga numero mula sa mga rekord sa pananalapi ng isang organisasyon at inayos ang mga ito sa isang maayos na istraktura. Ang sistema ng impormasyon sa accounting ay nagsisilbi ng tatlong pangunahing mga function: upang mangolekta at magproseso ng data, upang magbigay ng impormasyon sa mga gumagawa ng desisyon sa loob ng samahan at upang makita na ang mga tauhan ng accounting ay tumpak na nagtatala ng impormasyon at pinoprotektahan ang data.
Koleksyon at Pagproseso
Sa bahagi ng koleksyon ng isang sistema ng impormasyon sa accounting, ang mga accountant o bookkeeper ay nagtitipon at nagtatala ng data mula sa mga pagbebenta ng cash, mga receivable, mga pagbili ng cash, mga payutang at payroll, bukod sa iba pang mga transaksyon. Sa mga nakakompyuter na sistema, ang program ng software ay nagpapatakbo ng lahat ng mga debit at kredito sa isang kumpletong database ng pamamahala ng impormasyon.
Mga Ulat para sa Pamamahala
Ang mga tauhan ng accounting ay nagpapamahagi ng mga ulat sa mga gumagawa ng desisyon sa loob ng samahan, tulad ng mga tagapamahala ng benta at marketing, mga tagapangasiwa ng produksyon, mga pinansiyal na tagapamahala at lahat ng mga ulo ng departamento. Ang pamamahala ay gumagamit ng impormasyon na nabuo mula sa sistema ng impormasyon sa accounting upang pag-aralan ang kasalukuyang mga operasyon ng organisasyon at kalagayan sa pananalapi at gumawa ng mga plano at magtakda ng mga layunin para sa hinaharap. Halimbawa, ang isang balanse na nilikha mula sa sistema ay maaaring magpakita ng pamamahala, mga may-ari, mga nagpapautang at mamumuhunan kung saan ang organisasyon ay nakatitig sa pananalapi sa isang partikular na punto sa oras.
Katumpakan at Seguridad
Ang paghihigpit sa bilang ng mga tao na may access sa system ay pinakamahusay na nagagawa ang ikatlong pag-andar ng isang sistema ng impormasyon sa accounting - upang matiyak na ang negosyo ay ligtas na nagpapanatili ng tamang data. Ang mga pinuno ng samahan ay dapat magpasya kung sino iyon. Halimbawa, ang mga sinanay na clerks, bookkeepers o accountants ay nangangailangan ng pag-access upang i-verify at ipasok ang data sa system at makabuo ng mga ulat. Ang ibang mga kasosyo ng samahan, parehong panloob at panlabas, sa pangkalahatan ay hindi na kailangang manipulahin ang data.
Mga Uri ng Mga System at Ano ang Kasama
Ang mga negosyo ay karaniwang nakakompyuter ng isang sistema ng impormasyon sa accounting sa lahat maliban sa pinakamaliit na organisasyon. Ang mga gumagamit ng computer ay nagpasok ng data sa mga program ng software na kumpletuhin ang mga kalkulasyon at uri-uriin at isampa ang mga entry sa tamang mga kategorya. Ang sistema ay maaaring bumuo ng iba't ibang uri ng mga ulat, depende sa kahilingan ng gumagamit. Kasama sa sistema ng impormasyon ang lahat ng mga hakbang sa cycle ng accounting, at hard-copy paperwork na nagpapatunay ng mga transaksyon, tulad ng mga order sa trabaho, mga invoice at pinansiyal na mga pahayag ay nagiging bahagi ng system. Sa mas maliliit na negosyo, tulad ng isang operasyon ng ina-at-pop kung saan may ilang transaksyon, ang negosyo ay maaaring manatili nang manu-mano ang sistema ng impormasyon sa accounting. Muli, ginagamit ng bookkeeper ang buong ikot ng accounting at ginagawa ang mga manu-manong ulat mula sa mga resulta.
