Ang pagbibigay ng mga empleyado sa pagbili nang walang mga alituntunin sa lugar ay maaaring dagdagan ang mga gastos at pag-urong ng mga margin ng kita. Ang matalinong pagbili ay nagsisimula sa pagbili ng tamang dami at kalidad ng mga item sa pinakamahusay na presyo at pagkatapos ay ang paglikha ng isang pamamaraan na nagbibigay-daan sa pagsubaybay sa proseso ng pagbili. Ang paggamit ng isang badyet at pagtatag ng isang karaniwang proseso ng pagrerepaso ay maaaring magbunyag ng mga uso sa merkado upang samantalahin at istraktura ng pagpepresyo na maaaring maiiwasan.
Paghahanda
Sumulat ng isang listahan na binabalangkas ang lahat ng mga materyales at mga bagay na kailangan ng pagbili ng negosyo. Magkasama ang magkakatulad na mga item at bigyan ang bawat grupo ng naaangkop na heading. Halimbawa, ang lahat ng bagay tulad ng panulat, legal na pad at kopya ng papel ay pinupunta sa ilalim ng heading ng "Mga Kagamitan sa Tanggapan." Ang lahat ng mga kape, tsaa, tasa at plastik na kutsara ay nakalista sa ilalim ng "Mga Kagamitan sa Kusina." Ang mga item tulad ng mga binder, DVD at DVD na kaso ay maaaring pumunta sa ilalim ng heading ng "Packaging."
Kilalanin ang lahat ng mga kagawaran o lugar sa kumpanya na bumili ng mga supply at idokumento ang mga grupo ng mga item na binibili ng bawat lugar mula sa. Halimbawa, ang pagbili ng departamento sa pagmemerkado ay maaaring mabibili mula sa mga pamagat na "Packaging" at "Mga Kagamitan sa Tanggapan". Ang mga kawani ng administrasyon ay maaaring ang mga lamang na bumili ng "Mga Kagamitan sa Kusina" ngunit bibili rin ng "Mga Kagamitan sa Tanggapan."
Magplano ng isang badyet sa pagbili para sa bawat kagawaran sa pamamagitan ng paggamit ng taunang badyet ng kumpanya bilang panimulang punto. Magtakda ng buwanang badyet para sa mga pagbili ng bawat departamento - maaaring kasangkot ito sa paglahok ng bawat departamento para sa huling pag-apruba.
Ipunin ang impormasyon ng vendor, tulad ng pangalan ng kumpanya, address, numero ng telepono, contact person at numero ng account ng iyong kumpanya. I-link ang bawat item na binili sa isang partikular na vendor o vendor. Mahusay na magkaroon ng isang listahan ng vendor para sa bawat item na tatlong malalim upang kung ang ginustong vendor ay wala sa stock, may mga back-up vendor na pumunta sa. Ang pagkakaroon ng higit sa isang vendor sa pagbili mula pinipigilan ang mga pagkaantala sa pag-order. Ito ay lalong mahalaga sa mga negosyo kung saan ang mga bahagi o iba pang mga item ay dapat na iniutos at natanggap sa isang napapanahong paraan upang matugunan ang mga deadline.
Magtatag ng mga relasyon sa mga vendor upang makipag-ayos ng mga diskwento sa pagpresyo at pamahalaan ang mga espesyal na order. Ang isang itinalagang kinatawan ng pagbebenta sa loob ng isang kumpanya ng vendor ay maaaring tumanggap at mapabilis ang mga order sa emerhensiya o maikling panahon ng pagmamanupaktura.
Sumulat ng mga Pamamaraan
Sumulat ng isang hakbang-hakbang na proseso para sa bawat departamento na susundin kapag gumagawa ng mga pagbili. Isaalang-alang kung paano ang isang pagbili ay hiniling, awtorisado, iniutos, natanggap, inihatid at binayaran. Isaalang-alang ang pagtatatag ng mga takip sa pagbili para sa iba't ibang antas ng mga empleyado at kawani. Isama ang mga pamamaraan para sa mga pagbili ng ad-hoc, mga pagpipilian sa pagbabayad at mga pagbili na maaaring mangailangan ng tugon mula sa iba pang mga kagawaran. Halimbawa, ang pagbili ng mga bagong computer ng departamento ng administratibo ay mangangailangan ng pagkakasangkot at input ng IT department upang makabili ng mga item sa pag-install, tulad ng mga cable, modem at router.
Gumawa ng isang hakbang-hakbang na proseso para sa pamamahala ng mga papeles sa proseso ng pagbili. Depende sa mga pangangailangan ng negosyo, ang isang elektronikong proseso sa pagbili sa halip ng isang papel na nakabatay ay maaaring kailanganin.
Idisenyo ang mga form na kinakailangan para sa bawat pagbili o bumili ng mga standard na kasunduan sa form mula sa isang tanggapan ng supply vendor. Ang mga form ay maaaring magsama ng isang form ng kahilingan sa pagbili na may silid para sa pahintulot, isang order form upang ipadala sa vendor, isang form para sa pagtanggap ng mga item sa isang pangunahing bodega at isa pang na kinikilala ang paghahatid sa humiling ng departamento.
Magdisenyo ng isang proseso para sa pamamahala ng mga reklamo at pananagutan, pag-aralan ang mga relasyon sa tagapagtustos at mga istrakturang diskwento, pagmomonitor ng mga badyet sa pagbili at pagsusuri at pagpapabuti ng proseso ng pagbili. Ang pag-aayos at pagbabago sa proseso ng pagbili ay maaaring makagawa ng mas mahusay na pagbalik kapag lumalapit sa isang paraan sa pamamaraan. Maaaring idagdag ang quarterly at taunang mga review sa ilalim ng linya ng kumpanya.
Gumawa ng isang manual na pamamaraan ng pagbili na binabalangkas ang isang hakbang-hakbang na gabay para sa kawani na sundin. Ang manu-manong ay dapat magbigay ng malinaw na mga hakbang na dapat sundin ng bawat miyembro ng kawani upang humiling, kumuha ng awtorisasyon at maglagay ng order sa pagbili. Dapat din itong kilalanin ang mga namamahala sa proseso at awtorisadong aprubahan ang isang pagbili, pati na rin ang isang naaprubahang listahan ng vendor at isang listahan ng mga form na nagpapakita ng pisikal na lokasyon ng mga form o kung saan sila nasa network ng computer ng kumpanya.
