Ang bawat negosyo ay dapat magkaroon ng paraan ng pag-record, pag-organisa at pagtatasa ng data sa pananalapi na nagreresulta mula sa araw-araw na mga transaksyon sa negosyo. Sa maraming mga kaso, ang mga negosyo at korporasyon ay dapat sumunod sa Mga Karaniwang Tinatanggap na Mga Prinsipyo sa Accounting na nangangailangan ng isang partikular na sistema ng pag-book ng accounting at accounting. Gayunpaman, ang mga maliliit na negosyo ay nangangailangan din ng mga pangunahing elemento ng pag-book ng libro upang maghanda para sa mga buwis at subaybayan ang kita. Maaaring i-set manu-mano ang mga sistema ng pag-book ng pera - gamit ang mga pisikal na aklat - o sa pamamagitan ng paggamit ng mga programa ng software ng accounting upang ayusin at mapanatili ang impormasyon.
Mga Journal
Sa isang sistema ng bookkeeping, ang mga journal ang unang lugar na maaari mong tingnan upang makahanap ng kumpletong impormasyon tungkol sa isang transaksyon. Ang pangkalahatang journal, na ginagamit ng maraming mga negosyo na gumagamit ng isang double-entry accounting system, ay nagtatala ng mga halaga ng debit at credit para sa bawat account habang ang mga transaksyon ay nangyari. Maaari rin itong ilista ang isang maikling paglalarawan ng transaksyon. Ang ilang mga negosyo ay maaaring magkaroon ng dalubhasang mga journal, bawat isa para sa pagtatala ng isang tiyak na uri ng transaksyon. Halimbawa, maaari kang magkaroon ng parehong cash disbursements at cash resibo journal, na nagtatala ng mga tseke na idineposito at nakasulat at ginastos at naideposito ng cash.Kabilang sa iba pang mga journal ang journal ng payroll, mga account na pwedeng bayaran at mga journal na maaaring tanggapin.
Ledgers
Bookkeeping ledgers group transactions ayon sa account at ang epekto nito sa negosyo. Maaaring kabilang sa mga kategorya sa ledger ang mga asset, pananagutan, gastos at kita. Naglalaman ang bawat kategorya ng mga seksyon para sa bawat isa sa mga uri ng mga account (hal. Mga gastos sa account). Paminsan-minsan, ang mga transaksyon mula sa mga journal ng negosyo ay nai-post o naitala sa mga ledger. Ang isang pangunahing sistema ng ledger ay may isang koleksyon ng mga "T-account" na ang bawat isa ay may dalawang haligi, isa bawat isa para sa mga debit at kredito. Gayunpaman, maaaring magamit ang mga sistema ng three or four-column ledger upang magtala ng iba pang impormasyon, tulad ng isang pagpapatakbo ng balanse ng account.
Worksheets
Binibigyan ng worksheets ang bookkeeper o accountant isang paraan upang pag-aralan ang data at subukan ang katumpakan ng mga libro sa accounting, mga journal at iba pang mga tala na ginagamit upang maghanda ng mga pahayag sa pananalapi. Ang isang naturang worksheet, ang balanse sa pagsubok, ay naglilista ng mga balanse ng lahat ng mga account sa ledger, mga rekord na nag-aayos ng mga entry sa mga account at nagsasara ng anumang mga pansamantalang account. Kapag "balanse," dapat na katumbas ng mga balanse ng debit ang mga kredito, kung hindi man ang ledger ay naglalaman ng isang error na dapat na itama. Kasama sa iba pang mga worksheet ang mga workheet ng pagtatasa at pagkakasundo. Sinusuri ng mga workheets ang balanse ng isang partikular na account. Ang mga workheets ng pagkakasundo ay tumutugma sa mga pagkakaiba sa pagitan ng dalawa o higit pang mga kilalang halaga, tulad ng halaga ng cash na iyong naitala sa account ng ledger at ang halaga na ipinakita ng bank statement.
Financial statement
Ang mga pahayag sa pananalapi ay nagsasabi ng mahahalagang impormasyon tungkol sa sitwasyong pinansyal ng isang kumpanya sa mga partido sa labas. Karamihan sa mga sistemang bookkeeping ay gumagamit ng apat na pangunahing pahayag sa pananalapi. Ang balanse ay nagbibigay ng isang snapshot ng pinansiyal na posisyon ng isang kumpanya para sa isang partikular na petsa, naglilista ng mga detalye ng mga asset nito, mga pananagutan at katarungan ng shareholder. Ang layunin ng pahayag ng kita ay upang ipakita ang netong kita ng negosyo para sa isang partikular na panahon. Ang mga pahayag ng daloy ng salapi ay nagpapakita ng mga pagtaas at pagbaba sa cash para sa isang panahon na may kinalaman sa mga pagpapatakbo ng negosyo, pamumuhunan at mga aktibidad ng financing ng isang negosyo. Sa wakas, ang pahayag ng mga detalye ng katarungan ng shareholder o ng ari-arian ay nagbabago sa mga natitirang kita ng kumpanya, naglilista ng mga item tulad ng netong kita para sa taon at mga dividend na binabayaran sa mga shareholder.
