Ang mga proyekto sa konstruksyon ay nangangailangan ng espesyal na pag-file dahil ang dokumentasyon para sa bawat proyekto ay nagiging bahagi ng rekord ng publiko. Bilang karagdagan, ang mga file ng proyekto ay dapat paminsan-minsan ay dadalhin sa mga panlabas na pagpupulong at dapat na maipasok upang hindi sila magkamali. Ang mga kumpanya ng konstruksiyon ay madalas na nagtatrabaho sa isang sistema ng tagapagbalat ng aklat, pati na rin ang isang sistema ng paghaharap ng drawer kung saan ang mga blueprints ay mananatili. Ang isang proyekto ay maaaring mangailangan ng isang serye ng mga binder na maaaring may label ayon sa kanilang layunin, tulad ng "accounting" o "legal."
Mga bagay na kakailanganin mo
-
3-inch-wide three-ring binders
-
Three-hole punch
-
Index tab dividers para sa three-ring binders
-
Blueprint filing cabinet
-
Staple strips
Simulan ang sistema ng pag-file sa sandaling ang unang dokumento ay binuo para sa proyekto. Kasama sa mga inisyal na dokumento ang isang prospektus o isang pagtatasa ng site. Buksan ang panali. Pindutin nang pabalik nang sabay-sabay sa dalawang tab na metal sa kabaligtaran ng mga aparatong metal sa gitna ng panali. Ang mga singsing ay dapat na pop bukas na may ilang pagtutol. Itakda ang kaliwang gilid ng dokumento sa bibig ng butas ng butas tulad ng pagtingin nito kung babasahin mo ito. Pindutin ang down sa pingga na may takong ng iyong kamay. Ang dokumento ay dapat magkaroon ng tatlong pantay-pantay na mga butas na punched sa isang tuwid na linya pababa sa kaliwang margin.
Lumikha ng mga label para sa mga divider na tab ng index. Ang mga divider ng tab ng tab ay hihiwalay sa bawat genre ng dokumento. Ang mga sticker ng tab label ay karaniwang may mga naka-package na hanay ng mga tab ng index. Kung hindi man, karamihan sa mga label ng Avery ay may kaukulang template na preloaded sa Microsoft Word para sa madaling pag-print ng label. Buksan ang Salita sa isang blangko na dokumento. I-click ang "Mga Tool" sa tuktok na toolbar. I-click ang "Mga Sulat at Mailings," pagkatapos "Mga Envelope and Labels." I-click ang tab na "Mga Label". I-click ang icon ng label sa kanang sulok sa ibaba ng dialog box. Pumili ng isang numero ng Avery template (matatagpuan sa ibaba o itaas ng sheet ng label) mula sa drop-down na menu. I-click ang "OK." Ipahiwatig na nais mong i-print ang isang pahina ng mga label sa pamamagitan ng pag-highlight sa naaangkop na radial dial. I-click ang "Bagong Dokumento."
Ipasok ang mga pangalan ng label sa bawat seksyon ng label sa template. Dapat ipangalan ang isang label upang ipahiwatig kung anong mga dokumento ang nasa bawat seksyon. Kasama sa karaniwang mga label ng pagtatayo ang "Pag-aari ng Site," "Pagpaplano," "Pag-bid ng Pre-kwalipikasyon," "Pag-bid," "Konstruksyon," "Inspeksyon," "Mga Kontrata," "Warranty," "Accounting" at "Legal." Ilagay ang label sheet sa printer bago mag-print. Alisin ang mga label nang isa-isa at ilakip sa tab na seksyon ng divider ng index. Maaaring naka-hole na ang mga nakabababa.
Maglagay ng mga dokumento sa panali sa ilalim ng may-katuturang tab. Halimbawa, ang mga appraisal, survey, mga pagsusuri sa lupa, mga pag-apruba sa site, mga dokumento ng domain at impormasyon sa escrow ay mahuhulog sa tab na "Site Acquisition" na tab. Habang pinupuno ng tagapagbantay, magdagdag ng mga karagdagang binder at ilipat ang mga seksyon ayon sa pangangailangan. Ang accounting at legal ay mangangailangan ng kanilang sariling mga binders habang ang proyekto ay umuunlad.
Mga blueprints ng file sa flat-drawer blueprint na pag-file ng cabinet. Kasama sa mga alternatibong sistema ng paghaharap ng blueprint ang stackable-roll filing cabinet o isang rolling stand na may mga pivot hanger. Ang flat filing cabinet ay ang pinaka mahusay. Mahalaga ang maraming mga blueprints kasama ang paggamit ng mga sangkap na hilaw na piraso, na nagpoprotekta sa integridad ng blueprint mula sa mga sangkap na hilaw.
