Depende sa laki ng kaganapan, ang pagpaplano ng isang proyekto sa kaganapan ay nangangailangan ng isang pamumuhunan ng oras at pera. Ang susi upang matagumpay na pagpaplano ng isang kaganapan ay magkaroon ng alinman sa malakas na mga kasanayan sa organisasyon o upang umarkila ng isang kaalaman na koponan. Ang mga halimbawa ng mga proyekto ng kaganapan ay mga workshop, debate at promo.
Gumawa ng isang koponan. Ang bawat miyembro ng koponan ay dapat magkaroon ng malakas na mga kasanayan sa organisasyon at komunikasyon, pati na rin magagamit para sa regular na mga pulong sa pag-update ng progreso.
Lumikha ng isang listahan ng gagawin sa mga deadline. Ang checklist na ito ay dapat isama ang lahat ng mga gawain na kailangang gawin para sa proyekto ng kaganapan. Magtalaga ng bawat gawain sa isang miyembro ng pangkat. Depende sa uri ng kaganapan at kumplikado, gumamit ng software sa pamamahala ng proyekto o spreadsheet upang manatiling organisado. Halimbawa, kung gumagamit ka ng isang spreadsheet maaari kang magkaroon ng isang hanay na gawain, ang susunod ay kung sino ang itinalaga nito at pagkatapos ay ang deadline. Kasama sa checklist ay dapat na mga bagay tulad ng pagkuha ng mga vendor, pag-order ng mga partikular na supply, pagtatayuan ng lokasyon, pagsasaayos ng flight ng tagapagsalita, pag-aayos ng catering, mga hakbangin sa marketing at mga promosyon na dapat gawin.
Subaybayan ang progreso. Patunayan nang regular ang mga miyembro ng koponan na sila ay nasa iskedyul upang makumpleto ang mga gawain at na alam mo ang anumang natitirang. Kung gumagamit ng software sa pamamahala ng proyekto o spreadsheet, i-update ito sa progreso ng bawat miyembro.
Ihanda ang badyet. Ang badyet ay dapat isama ang mga gastos na inaasahang, at may kaluwagan sa mga hindi inaasahang gastos. Maging makatotohanan sa mga gastos at siguraduhin na ang bawat miyembro ng koponan ay alam kung anong badyet ang dapat matugunan. Kung ang isang miyembro ng koponan ay dapat na higit sa badyet para sa isang item sa listahan, pagkatapos ay iulat nila sa iyo nang maaga para sa naunang pag-apruba.
