Ang pagbuo ng mga hakbang para sa mga order sa pagproseso ay napakahalaga para sa iyong negosyo. Kung wala ang wastong daloy sa pagpoproseso ng order, ang pagpoproseso ng order sa loob ng iyong negosyo ay magiging magulong at hindi maaasahan. Maglaan ng oras upang bumuo ng tamang mga alituntunin sa pagpoproseso ng order at ang iyong negosyo ay tatakbo nang mas maayos at magkakaroon ka ng mas mataas na kasiyahan sa customer.
Gumamit ng isang Standardized Form Kapag Kumuha ng Mga Order
Kung ang iyong kumpanya ay gumagamit ng isang kinatawan ng customer service upang kumuha ng mga order o ang customer ay nagpasok ng mga order nang direkta sa pamamagitan ng iyong website, mahalaga na magkaroon ka ng isang pamantayang form. Pinapayagan nito ang taong pagpunan ang form upang malaman kung anong impormasyon ang kinakailangan at sinisiguro na ang lahat ng kinakailangang impormasyon ay nakolekta.
Ang bawat isa sa iyong mga imbentaryo item ay maaaring may bahagyang iba't ibang mga detalye ng pagkakasunud-sunod. Halimbawa, kung nagpapatakbo ka ng isang tindahan ng muwebles, ang form ng order para sa isang supa ay maaaring kasama ang uri ng tela habang ang form para sa isang table ay maaaring mangailangan ng uri ng tapusin.
Mahalaga na hindi kumpleto ang mga form ng pagkakasunud-sunod. Kung ang isang order form ay walang impormasyon na kinakailangan, dapat itong ibalik at makumpleto bago ito maproseso.
Kumpirmahin ang Order
Pagkatapos na maisumite ang isang order form, dapat itong kumpirmahin sa customer. Magagawa ito sa pamamagitan ng pagpapadala ng isang email na may mga detalye ng pagkakasunud-sunod. Hindi kinakailangan na hilingin ng customer na i-verify ang order. Sa halip, gawing malinaw na dapat na kontakin ng kostumer ang iyong kumpanya kung may anumang mga problema sa pagkakasunud-sunod. Siguraduhing madaling ma-access ang impormasyon ng contact ng iyong kumpanya sa customer.
Ipamahagi ang Order Form sa Panloob
Sa sandaling napunan ang order form, dapat itong maipasa sa lahat na nangangailangan ng isang aksyon na may kaugnayan sa pagtupad sa pagkakasunud-sunod. Kabilang dito ang warehouse, ang mga account na maaaring tanggapin kagawaran at ang tagagawa, kung ang order ay natupad sa pamamagitan ng isang third party. Ang inaasahang petsa ng katuparan ay dapat na malinaw na ipinahiwatig upang ang lahat ng kasangkot ay may alam ang talaorasan.
Makipagkomunika sa Customer
Mahalaga na malinaw na makipag-usap sa customer. Sabihin sa customer kung may pagkaantala sa katuparan ng order. Ang pagiging upfront at tapat sa mga customer kapag may isang problema ay mas mahusay kaysa sa hindi papansin ito. Gayundin, ipagbigay-alam sa customer kapag ang mga order ships. Sabihin sa kanya ang carrier, ang tracking number at inaasahang petsa ng paghahatid. Humingi ng feedback mula sa customer pagkatapos na matanggap niya ang order. Magkaroon ng call service representative ng customer upang matiyak na ang customer ay masaya sa pagbili o gumamit ng isang online na survey upang makakuha ng feedback. Alinmang paraan, ang feedback ng customer ay magbibigay ng napakahalagang pananaw sa iyong proseso ng pagkakasunod-sunod.
