Para sa karamihan ng mga tao, ang kabiguan ay isang bahagi ng buhay. Ang pakiramdam ay karaniwan na ang maraming tao ay lumulunok sa damdamin nang walang reklamo, dahan-dahang nagpapakain sa isang lumalagong poot ng sama ng loob. Maaari silang gumawa ng mga dahilan para sa nagkasala na partido, na nagsasabi ng kanilang sarili "Ginagawa nila ang pinakamainam na magagawa nila." Totoo iyan, ngunit ang isang maliit na nakabubuti na pagpuna ay hindi nakakasakit sa sinuman. Ang mga negosyo at iba pang mga entity na tumanggap ng mga titik ng kabiguan sa lalong madaling panahon mapagtanto na ito ay sa kanilang mga pinakamahusay na interes upang gumawa ng puwang para sa pagpapabuti. Tulad ng sinasabi ng sinasabi, "Ang makalawa na gulong ay nakakakuha ng grasa."
Ayusin ang iyong mga katotohanan. Ang tao o kumpanya na sumusulat ka ng sulat ng pagkabigo ay hindi maaaring mapabuti ang kanilang mga negosyo o mga personal na kasanayan kung hindi mo malinaw na ipaliwanag kung paano sila nabigo sa iyo. Bago mo isulat ang liham, magkaroon ng isang listahan ng mga pagkakataon kung saan mo nadama ang bigo, organisado nang magkakasunod. Kung mayroon kang opisyal na dokumentasyon mula sa iba pang mga mapagkukunan, mayroon ding mga madaling gamitin bago mo simulan ang iyong sulat.
Ilista ang iyong mga karaingan. Ipaliwanag nang malinaw kung ano ang iyong mga inaasahan at kung paano sila hindi natugunan. Gumamit ng dokumentasyon mula sa iba pang mga mapagkukunan kung kinakailangan.
Ipaliwanag kung ano ang pakiramdam ng mga karaingan. Halimbawa, kung nagsusulat ka sa isang mabilis na kumpanya ng pagkain tungkol sa paulit-ulit na bastos na serbisyo sa customer, ipaliwanag na ginagawa mo ang pakiramdam na parang ang iyong pera at patronage ay hindi pinahahalagahan sa loob ng kanilang organisasyon.
Maging mabait.Tandaan na ang layunin ng iyong liham ay tulungan ang isang tao o organisasyon na mapabuti, hindi pababain ang mga ito. Itinuturo mo lamang ang mga paraan kung saan mo pakiramdam na mas mahusay silang makagawa. Kapag nagsusulat ng isang sulat ng pagkabigo sa isang kumpanya, tandaan na ang taong binabasa ang sulat ay malamang na hindi ang tao kung kanino ka may karaingan. Huwag maging bastos o masamang; panatilihin ang tono ng uri ng sulat, o sa pinaka-hindi bababa sa, propesyonal.
Gumawa ng mga mungkahi para sa pagpapabuti. Ngayon na iyong itinuro ang problema, tumulong sa pamamagitan ng pagturo sa kanila patungo sa mga solusyon.
Ipakita ang iyong mga pangangailangan. Kung sa tingin mo ay karapat-dapat ka ng pagbabayad-pinsala para sa iyong karanasan, ang isang sulat ng pagkabigo ay ang lugar na itanong. Kung humihiling ka para sa isang direktang refund o isang diskwento o libreng serbisyo sa hinaharap, ipahiwatig na ang pagtugon sa iyong mga pangangailangan ay magiging isang mahabang paraan patungo sa pagpapanatili sa iyo bilang isang customer.
I-type ang titik. Ang propesyonal na pagtatanghal ng iyong pagkabigo ay hayaan ang tagatanggap na alam na ikaw ay malubha.
Gumawa ng mga kopya ng sulat. Kung sakaling ang iyong sulat ay nawala, nagiging isyu ng pagtatalo, o maging una sa isang mahabang hanay ng mga titik ng pagkabigo, dapat kang magkaroon ng isang kopya para sa iyong mga rekord. Kung kasama mo ang iba pang mga dokumento sa iyong sulat, gumawa ng mga kopya ng mga dokumentong iyon at ipadala ang mga kopya. Palaging panatilihin ang mga orihinal na dokumento para sa iyong sarili.
