Sa pamamagitan ng regular na pag-audit, maaari mong mapabuti ang katumpakan at kalidad ng mga talaan ng iyong kumpanya. Karaniwang nagsasangkot ang isang pagsusuri na suriin ang mga panloob na resibo pati na rin ang mga pahayag ng bangko upang makahanap ng mga pagkakamali. Ang ilang mga pagkakamali ay may kinalaman sa mga pag-iingat sa klerikal na mga pagkakamali at maaaring maayos nang mabilis, samantalang ang iba ay sinadya o mapanlinlang at maaaring maging sanhi ng malaking pinsala.
Kilalanin ang mga layunin ng pag-audit, tulad ng upang matuklasan ang mga hindi sinasadyang mga pagkakamali o upang ayusin ang mga lugar na nangangailangan ng pagpapabuti. Bumuo ng isang pangkalahatang balangkas upang ilarawan ang isang standard routine audit. Halimbawa, lumikha ng isang checklist ng pagsusuri na naglalarawan ng mga pamamaraan ng pag-uulat nang detalyado.
Ipunin ang mga may-katuturang dokumento, tulad ng mga itemized na listahan ng iyong mga gastos at kamakailang mga pahayag ng bangko. Magtatag ng panahon ng cutoff, tulad ng pagtatapos ng buwan, upang maisaayos mo ang mga transaksyon sa loob ng isang partikular na panahon. Maraming mga transaksyon, tulad ng mga deposito, paglilipat at withdrawals, ay hindi malinaw na kaagad ngunit nangangailangan ng ilang araw bago mag-post sa iyong account.
Pag-areglo ng impormasyon upang mapakita ng iyong mga account sa bangko ang aktwal na mga transaksyon. Iwasan ang paghawak ng data mula sa matagal na panahon dahil mas malamang na mapabagsak ka. Paghiwalayin ang data sa pamamagitan ng mga subgroup upang sa halip na lumping ng impormasyon sa isang account ng kita, maaari mong makilala ang mga kategorya tulad ng mga benta, kita ng interes, at mga pagpapadala ng pagpapadala.
Mag-imbak ng mga resulta sa isang ligtas, nakaayos na paraan upang mabilis kang makakakuha ng impormasyon kung kailangan mo ito, tulad ng kung sinusuri ng IRS ang iyong kumpanya. Iwasan ang pagtatapon ng patunay ng mga gastos (sa pangkalahatan, para sa higit sa $ 75). Upang mabawasan ang dami ng papel na iyong ginagamit, isaalang-alang ang paggamit ng programang accounting software (hindi lamang isang spreadsheet o general ledger) at pag-scan ng iyong mga resibo.
Suriin ang batas ng estado at pederal. Halimbawa, ipinasa ng Kongreso ang Sarbanes-Oxley Act noong 2002, na nagbago ng maraming mga pamamaraan sa pag-audit. Manatiling kasalukuyang may mga regulasyon ng IRS at mga limitasyon ng Federal Deposit Insurance Corporation (FDIC) upang maiiwasan mo ang pagdeposito ng mga hindi kinakailangang halaga ng pera.
Mga Tip
-
Mag-upa ng mga tauhan, tulad ng isang part-time na bookkeeper o isang pansamantalang katulong, upang makatulong sa pag-uri-uriin ang impormasyon. Gayunpaman, kumunsulta sa isang Certified Public Accountant (CPA) kung nakatagpo ka ng mga kumplikadong problema.
Babala
Paghiwalayin ang mga tungkulin na may kinalaman sa salapi upang palakasin ang mga panloob na kontrol. Halimbawa, ang isang empleyado na nagtatala ng impormasyon ay hindi dapat ang parehong tao na nagbibilang ng pera araw-araw.
