Ito ay nangyari sa lahat ng hindi bababa sa isang beses. Wala ka namang shopping, o magkaroon ng ilang uri ng serbisyo na tapos na, at mayroon kang isang napakahirap na karanasan sa customer. Siyempre, malamang na sasabihin mo sa iyong mga kaibigan ang tungkol dito. Gayunpaman, kung nais mong tiyakin na hindi ito mangyayari muli, ang isa sa mga pinakamahusay na paraan upang makakuha ng kasiyahan ay sumulat ng sulat ng reklamo sa customer. Hindi laging masaya na isulat ang isa sa mga ito - pagkatapos ng lahat, ang tanging dahilan na ginagawa mo ay dahil may masamang karanasan ka - ngunit maaari itong gawin sa isang propesyonal na paraan na maaaring makakuha ka ng ilang kamangha-manghang mga resulta. Narito kung paano sumulat ng sulat ng reklamo sa customer na makakakuha ng kaunting pansin mula sa mga taong bumabasa nito.
Paano Sumulat ng Sulat ng Reklamo sa Customer
Una sa lahat, kumuha ng isang pangalan. Alamin kung sino ang dapat pansinin sa sulat. Huwag lamang ipadala ito sa "Pansin: Customer Service", dahil pagkatapos ay walang sinuman ang mananagot para dito. Tanungin ang tindahan, alinman sa personal o sa telepono, kung sino ang tao na namamahala sa mga reklamo sa customer. Ang anumang sulat ay dapat na ipadala sa pansin ng taong iyon. Kung mayroon silang isang pamagat na rin, siguraduhin na isama ito, tulad nito: "Pansin: David Jones, Vice President ng Marketing".
Susunod, isulat ang iyong sulat. Huwag magpadala ng mga e-mail; ang mga ito ay malayo masyadong impersonal at madali para sa kanila upang mawala sa cyberspace. Magpadala ng regular na sulat, alinman sa tindahan mismo o sa mga tanggapan ng korporasyon. Panatilihing maikli at maikli ang iyong sulat; hindi dapat higit sa dalawang pahina ang kailangan mo upang ipaliwanag ang sitwasyon.
Kapag nagtatrabaho ka sa iyong sulat, isama ang mga detalye ng sitwasyon. Sabihin kung ano talaga ang nangyari, tulad ng, "Noong nasa tindahan ako noong Martes, Marso 5, isang cashier na nagngangalang Lorraine ay lubhang bastos sa akin." Kung maaari, ang mga oras ng dokumento. Kung ito ay isang tindahan o negosyo kung saan mayroon kang isang may bilang na account, tulad ng isang department store o opisina ng doktor, isama ang iyong account number sa lahat ng mga sulat. Iyon ay makakatulong sa sinuman na nagbabasa ng iyong sulat upang ikonekta ang iyong reklamo sa kung sino ka talaga.
Gumamit ng isang positibo, magalang na tono. Ang mga pagkakataon ay ang iyong sulat ay pupunta sa isang senior na taong administratibo, na makakasimpatiya sa iyong sitwasyon. Sa halip na pagalit, ipahiwatig na ikaw ay isang inosenteng biktima. Kahit na mas mabuti, gawing malinaw na naiintindihan mo na ang naturang masamang serbisyo ay hindi normal na pamantayan ng kumpanya, at na alam mo na ang kanilang negosyo ay hindi kailanman sadyang ginagamot sa iyo nang hindi maganda. Ipaalala sa kanila na talagang nasiyahan ka sa pamimili doon, ngunit nais mong tiyakin na alam nila ang isang potensyal na nakakapinsala sa sitwasyon ng serbisyo sa customer.
Panghuli, humingi ng sagot. Magtakda ng isang deadline, ngunit gumawa ng isang makatwirang isa. Sabihin ang isang bagay tulad ng, "Umaasa ako na makarinig pabalik mula sa iyo sa loob ng susunod na tatlumpung araw upang ang bagay na ito ay malutas." Kung hindi mo marinig mula sa taong iyong isinulat sa oras na inilaan, tumawag o magpadala ng isang follow-up na titik (isa pang dahilan kung bakit dapat mong makuha ang pangalan ng isang tao sa liham). Anuman ang tugon, kung ito ay isang sulat ng paghingi ng tawad o kahit na mga kupon para sa mga karagdagang produkto, magpadala ng tala ng pasasalamat sa sandaling nalutas na ang sulat. Sundin ang mga simpleng diskarte na ito, at siguradong makakakuha ka ng positibong tugon sa iyong reklamo sa customer!
Mga Tip
-
Kung posible, subukan na malutas agad ang sitwasyon pagkatapos na mangyari ito. Ang mga pagkakataon ay mabuti na sa pamamagitan ng pakikipag-usap sa isang tagapangasiwa o superbisor sa personal, makakakuha ka ng kasiyahan. Kung ang tagapangasiwa o tagapamahala ng tindahan ay hindi maglalaan ng oras upang makipag-usap sa iyo, o kung bale-walain ka nila nang hindi malutas ang problema, pagkatapos ay mas mataas ang corporate ladder.
Babala
Huwag gumawa ng hindi makatwiran na mga hinihingi, tulad ng, "Gusto ko na mekaniko fired!" o "Inaasahan kong maging bayad para sa abalang ito!" Maliban kung talagang nasira ang pananalapi sa insidente, isang simpleng paghingi ng tawad ay isang perpektong tugon.
