Ang isang nakasulat na sulat sa pagtugon sa isang reklamo sa customer ay makikita bilang isang direktang pagmuni-muni ng iyong kumpanya o produkto. Ang isang maingat at propesyonal na komunikasyon ay maaaring maiwasan ang pagkawala ng isang customer, maiwasan ang masamang publisidad sa hinaharap para sa iyong kumpanya o kahit na bumuo ng tapat na kalooban sa isang customer sa hinaharap. Dahil ang nakasulat na liham ay isang "trail ng papel" na hindi maaaring makuha sa sandaling ipadala ito, mahalaga na wala sa impormasyong ibinigay ang lumilikha ng hinaharap o karagdagang pananagutan para sa kumpanya. Ang mga pinakamahusay na propesyonal na tugon ay polite, maigsi at direktang.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Computer
-
Printer (kung sulat ng sulat)
-
Access sa Internet (kung ang liham ng email)
-
Sobre
-
Stamp
-
Papel
Gamitin ang petsa na iyong ipapadala ang sulat, at ang kumpletong pangalan at address ng nagrereklamo sa tuktok ng sulat. Kung hindi ka gumagamit ng logo ng kumpanya sa sulat ng sulat o sa papel na papel, tiyaking idagdag ang impormasyon ng iyong kumpanya pagkatapos ng linya ng lagda ng sulat. Bumuo ng sulat sa isang computer - ang mga sulat-kamay na letra ay personal at hindi propesyonal sa likas na katangian.
Salamat sa nagreklamo sa paglalaan ng oras upang makipag-ugnay sa iyo sa dahilan ng kanyang kawalang kasiyahan sa iyong produkto o serbisyo. Maging tiyak sa pagsasauli kung ano ang kanyang pagkadismaya kaya siya ay malinaw na nauunawaan mo ang kanyang reklamo.
Sabihin ang iyong intensyon na makipagtulungan sa nagrereklamo sa lahat ng posibleng paraan upang malutas ang isyu sa kanya at ang iyong kapwa kasiyahan.
Ipahiwatig na direkta kang makipag-ugnay sa nagrereklamo upang magtrabaho sa isang solusyon at iyong susuriin kung paano mo maiiwasan ng iyong kumpanya ang pag-ulit ng kawalang kasiyahan.
Humingi ng paumanhin para sa abala at isulat muli ang iyong pagpapahalaga sa pagpayag ng customer na makipag-ugnay sa iyo para sa posibleng solusyon.
Ipahayag ang iyong intensyon na magtrabaho upang mapanatili ang negosyo ng kostumer at ipahiwatig kung gaano kahalaga ang kanyang kasiyahan sa iyong kumpanya.
Mag-iwan ng ilang mga linya para sa iyong personal na lagda (kung ito ay isang nakasulat na titik) at tapusin sa iyong buong pangalan, propesyonal na pamagat at ang iyong buong impormasyon ng kumpanya. Kung nagpapadala ka ng isang email, tiyaking magdagdag ng "salamat sa pakikipag-ugnay sa amin" na linya sa paksa ng email.
Mga Tip
-
Gumamit ng tradisyunal na bloke ng format ng estilo ng sulat na nagtatampok ng petsa, buong pangalan at address ng customer, ang iyong buong pangalan at impormasyon ng contact at isang personal na lagda. Laging magpatakbo ng pagsusuri sa pagbabaybay at grammar sa huling produkto, at makakuha ng isang mabilis na proofread mula sa isang malayang mapagkukunan kung maaari. Wala nang mas masahol pa ang nagpapakita ng iyong propesyonal na imahe kaysa sa isang liham na na-sloppily na na-format at na-riddled sa mga maling pagbabaybay o masamang balarila.
Babala
Hindi alintana kung gaano kalubha o hindi propesyonal ang reklamo na iyong natanggap, pigilin ang alinman sa alinmang kuwestiyunista o salitang tugma sa iyong tugon. Ang iyong nakasulat na tugon ay maaaring mahulog sa mga kamay ng maraming tao at maging ang mga potensyal na customer. Kahit na hindi mo lubusang matugunan ang reklamo na iyong natanggap, ang isang propesyonal at mapagkakatiwalaan na tugon ng mga titik ay nagtatayo ng mga karaniwang lugar at mabuting kalooban. Ito rin ay nagpapakita ng positibo sa iyo o sa iyong kumpanya sa kahit sino sino pa ang paririto na maaaring makita ang sulat.
