Kung nagmamay-ari ka o namamahala sa isang kumpanya o organisasyon, ang iyong mga customer ay kabilang sa iyong pinakamahalagang mga asset. Kung mayroon silang mga reklamo, dapat kang magkaroon ng isang sistema sa lugar upang subaybayan at panghawakan ang feedback na iyon. Ang pagsubaybay sa mga reklamo ay hindi lamang makikinabang sa kostumer; makikinabang din ito sa iyong kumpanya sa pamamagitan ng pagpapakita sa iyo kung saan kailangan ng iyong organisasyon na mapabuti upang mapanatili ang mga customer masaya.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Excel
-
Computer
Magtatag ng isang database upang iimbak ang mga reklamo sa; isang spreadsheet ng Excel ay isang opsyon. Ang software ng pamamahala ng customer, tulad ng "Mga Reklamo Software," "Metric Stream" at "Customer Expression," ay maaaring mabili at ma-download upang subaybayan ang mga reklamo.
Kung gumagamit ng Excel, tukuyin ang mga kategorya sa spreadsheet upang makuha ang impormasyon tulad ng petsa na natanggap ang reklamo ng kostumer, ang pangalan ng taong nakatanggap ng reklamo, ang partikular na isyu, mga detalye tungkol sa isyu at anumang mga pangako na ginawa sa kostumer ng taong natanggap ang reklamo.
Magtalaga ng isang tiket o sistema ng pag-numero sa mga reklamo upang madali silang makahanap sa database. Ibigay ang numero ng tiket sa customer upang maaari siyang tumawag at suriin ang katayuan ng kanyang reklamo sa sinuman na sumasagot sa telepono sa iyong kumpanya.
Dokumento sa database ang mga pagkilos ng petsa ay kinuha upang simulan ang paglutas ng reklamo ng customer. Halimbawa, kung ang isang tekniko ng field ay ipinadala upang malutas ang isang problema para sa DSL modem ng customer ng Internet, idokumento ang petsa na hiniling ang dispatch at ang petsa na aktwal na ipinadala ang tekniko.
Tandaan ang mga follow-up na tawag sa customer. Maaari itong isama ang mga tawag na ginawa upang ipaalam sa customer na ang kanyang reklamo ay hinarap, pati na rin ang mga tawag upang i-verify kung ang problema ay nalutas sa kanyang kasiyahan.Kung ang customer ay tumawag upang suriin ang katayuan ng kanyang reklamo, ang tawag na iyon ay dapat ding dokumentado sa sistema kasama ang petsa.
Isara ang reklamo sa mga tala na nagpapahiwatig kung paano ito nalutas. Dapat itong isama ang petsa na isinasaalang-alang ng kumpanya ang isyu na nalutas at ang petsa na napatunayan ng customer ang resolusyon na iyon. Kung nasiyahan ang customer sa resolution, ipahiwatig iyon. Kung ang customer ay nasisiyahan pa rin pagkatapos ng resolusyon, ipahiwatig din iyon.
