Ang mga nakasulat na reklamo sa customer ay posibleng ang pinaka-seryosong uri ng problema sa kostumer na maaaring mayroon ka. Ito ay tumatagal ng halos walang oras sa lahat para sa isang customer upang kunin ang telepono at magreklamo, ngunit upang aktwal na umupo at isulat ang kanyang mga alalahanin ay nangangailangan ng oras at konsentrasyon. Ang customer na ito ay nag-aalok sa iyo ang iyong pinakamalaking pagkakataon upang i-on ang isang sitwasyon sa paligid at upang baguhin ang isang galit na tao sa isang masaya at nasiyahan return customer.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Printer
-
Letterhead stationery
-
Mga kupon
Ilapat ang mga pangunahing patakaran sa serbisyo sa customer sa sitwasyong ito tulad ng sa anumang iba pang. Makinig sa kostumer, tanungin kung ano ang gusto niyang gawin mo upang ayusin ang sitwasyon, at gawin kung ano ang kinakailangan upang masunod ang customer.
Makinig sa customer sa pamamagitan ng pagbabasa ng bawat salita sa sulat maingat. Kung ang tao ay galit, hindi siya maaaring gumawa ng maraming kahulugan, ngunit sa karamihan ng mga kaso ang kanyang problema ay maliwanag. Kung ito ay isang masamang produkto o mahinang serbisyo sa customer, matukoy kung ano ang naging mali sa kostumer na ito.
Alamin kung ano ang gustong gawin ng kostumer na ito nang tama. Sa karamihan ng mga kaso ito ay maliwanag sa pamamagitan ng mga salita sa sulat. Siya ay humihingi ng isang libreng produkto o nais niyang malaman kung ano ang iyong gagawin tungkol sa isang bastos na cashier. Alamin ang isang kongkreto solusyon sa bawat problema ng customer bago makipag-ugnay sa kanya, kung maaari.
Gawing masaya ang customer, kahit na ano. Kung nawawala ang isang panig sa isang pagkain, nag-aalok ng buong libreng pagkain. Kung may problema sa isang miyembro ng koponan, isulat ang mga hakbang na gagawin upang maibalik ang partikular na empleyado. Pumunta sa itaas at higit pa sa normal na serbisyo sa customer sa taong ito.
Tumugon sa pagsusulat, nang maayos at magalang sa papel ng kopya ng kumpanya, kung mayroon ka nito. Tiyakin ang customer na ang problema ay inaayos, detalyado ang mga paraan kung paano ito ginagamitan, at magdagdag ng isang alok upang magbigay ng ilang dagdag na halaga. Halimbawa, kung nagtatrabaho ka sa isang restawran, sabihin sa customer na magbibigay ka ng libreng dessert sa susunod na pagdating niya.
Babala
Kung nagtatrabaho ka sa isang industriya ng serbisyo sa pagkain at ang iyong kustomer ay nag-claim na ang pagkain ay nagkasakit sa kanya o sa mga miyembro ng pamilya, huwag sumagot sa sulat maliban na ipaalam sa kanya na nakikipag-ugnay ka sa mga awtoridad ng kagawaran ng kalusugan. I-save ang lahat ng mga titik at magbigay ng mga photocopy sa kagawaran ng kalusugan. Ang mga nakasulat na tugon ay maaaring gamitin sa mga lawsuits laban sa iyong kumpanya, kaya sumang-ayon wala sa sulat sa customer bago ang anumang legal na pagpapasiya ay ginawa.
