Para sa maraming mga negosyo, ang pagpapadala at pagtanggap ng mga fax ay pang-araw-araw na pangyayari. Ang pag-fax ay karaniwan madali na mawala sa isang kaswal na komunikasyon. Ang pagsunod sa ilang mga simpleng hakbang ay makakatulong upang mapanatili ang iyong mga fax na naghahanap ng propesyonal. Ang pagsasagawa ng tamang etiketa sa fax ay titiyak na ang iyong negosyo ay nagpapanatili ng propesyonal na reputasyon na iyong nagtrabaho nang husto upang bumuo.
Pagpapadala ng mga Fax
Laging alalahanin ang mga dokumento sa pag-fax ay isang proseso ng negosyo. Kung gayon, tandaan ang mga batayang alituntuning ito:
-
Palaging isama ang isang pahina ng pabalat, libre ng anumang hindi kinakailangang impormasyon o likhang sining. Isama sa cover sheet ang iyong pangalan at impormasyon ng contact, ang bilang ng mga pahina (kasama ang fax cover sheet), ang tinukoy na tatanggap at anumang iba pang may kinalaman na impormasyon. Tandaan, ang tumatanggap ng fax ay maaaring hindi lamang ang nakikita ang dokumento, kaya tiyaking panatilihin ang propesyonal na cover sheet ng fax.
-
Matapos ipadala ang iyong fax, gumawa ng isang follow up call sa tatanggap. Ito ay hindi nangangailangan ng isang malalim na talakayan sa kung ano ang fax na nilalaman. Kinukumpirma mo lamang ang fax na natanggap. Ito ay angkop sa pag-uusap na ito upang ipaalam sa tao na malaya silang tumawag sa iyo sa anumang mga katanungan sa pag-follow up sa mga naka-fax na materyales sa kanilang kaginhawahan.
-
Gamitin ang paghuhusga kapag nag-fax ng sensitibo o kumpidensyal na impormasyon. Kung nagpapadala ka ng impormasyon ng isang personal na katangian, tumawag nang maaga upang ipaalam sa mga indibidwal na ipadala mo ang fax muna. Ang isang paraan upang maiwasan ang ganitong uri ng isyu ay ang paggamit ng isang serbisyo ng online na pag-fax. Ang mga serbisyong ito ay nagpadala nang direkta sa fax sa isang personal na computer.
-
Maging maingat sa pagpapadala ng mga hindi hinihinging materyal. Ang bawat isa na nagtatrabaho sa isang opisina ay alam kung paano nakakainis ang mga ad para sa mas mababang gastos sa seguro sa kalusugan at ang diskwento na paglalakbay sa Hawaii ay maaaring. Kung magpapadala ka ng mga hindi hinihinging mga fax sa iyong mga customer, gawin lamang ito sa mga pambihirang okasyon kapag ito ay kinakailangan. Kung nakakuha ka ng isang kahilingan mula sa isang tatanggap na humihiling na hindi makatanggap ng mga tulad na fax, igalang ang kanilang mga kagustuhan at alisin ang mga ito mula sa iyong listahan.
Pagtanggap ng mga Fax
Tulad ng pagpapadala ng mga fax, may mga panuntunan sa tuntunin ng magandang asal sa paligid ng pagtanggap ng mga fax pati na rin:
-
Igalang ang pagkapribado ng mga kompidensyal na fax na natanggap. Huwag magbahagi ng personal na impormasyon sa iyong mga kasamahan sa trabaho na para lamang sa iyong tinitingnan.
-
Huwag iwan ang sensitibong mga fax na nakahiga kung saan maaaring makita ng iba ang mga ito. Tratuhin ang mga fax tulad ng anumang iba pang kumpidensyal na papeles.
-
Kung nakatanggap ka ng fax sa error, hayaang malaman ng nagpadala sa pamamagitan ng pagbibigay sa kanila ng isang tawag. Karaniwan, hinihiling na sirain mo ang anumang mga fax na natanggap sa pagkakamali.
