Kadalasang cost-effective para sa isang tagapag-empleyo na hilingin sa mga empleyado na magmaneho ng kanilang sariling mga kotse kapag nasa trabaho, sa halip na mamuhunan sa mga sasakyan na pagmamay-ari ng kumpanya. Gayunpaman, ito ay nagpapataw ng isang gastos sa empleyado. Ang mga organisasyon ay madalas na nagbabayad ng mga reimbursement ng mileage upang maakit at mapanatili ang mga magagandang manggagawa. Ang pagsunod sa mga alituntunin ng Internal Revenue Service para sa pagbabayad ng mga gastos sa operating ng sasakyan batay sa mileage ay nagbibigay ng parehong employer at empleyado na may makabuluhang bentahe sa buwis.
Pangunahing Mga Pagbabalik sa Mileage
Bawat taon, ang IRS ay nag-publish ng isang na-update na standard rate para sa reimbursement ng mileage na maaaring mabawasan ng buwis. Ang rate ay sumasalamin sa average na gastos ng mga sasakyang de-motor ng operating tulad ng mga kotse, van at SUV. Halimbawa, ang karaniwang rate para sa 2015 ay 57.5 sentimo bawat milya. Ang IRS ay nagtatakda ng rate sa isang antas na sumasaklaw hindi lamang ng gasolina, ngunit ang mga normal na gastos sa pagpapatakbo, kabilang ang seguro, lisensya at pagpapanatili. Maaaring subaybayan ng mga employer ang aktwal na mga gastos sa sasakyan ngunit sa pangkalahatan ay hindi, dahil ang paggamit ng karaniwang rate ay gumagawa ng sobrang recordkeeping na hindi kailangan. Ang karaniwang rate ay hindi sumasakop sa mga item tulad ng paradahan o bayad sa toll. Maaaring bayaran ng mga empleyado ang mga gastos na ito bilang mga gastusin sa negosyo, ngunit dapat itong hawakan bilang hiwalay na mga item.
Pinahihintulutang Paglalakbay sa Negosyo
Ang mga employer ay maaari lamang magbayad ng tax-exempt mileage reimbursements para sa pagmamaneho na may kaugnayan sa trabaho. Ito ay nangangahulugan na ang isang empleyado ay hindi maaaring gumawa ng mga personal na errands at pa rin claim ang biyahe bilang isang negosyo gastos. Halimbawa, ang isang biyahe upang makipagkita sa mga kliyente ay maaaring ibawas, ngunit ang pagbibiyahe sa gilid upang gumawa ng personal na deposito sa bangko ay hindi. Bilang karagdagan, ang pagmamaneho sa pagitan ng trabaho at sa bahay sa bawat araw ay hindi deductible travel. Minsan ang mga employer ay mag-prepay ng agwat ng mga milya, lalo na para sa mahabang paglalakbay sa negosyo. Kapag tapos na ito, dapat ibalik ng empleyado ang anumang di-nagamit na halaga.
Pagsubaybay sa Mga Biyahe sa Negosyo
Ang mga kinakailangan sa dokumentasyon ng IRS mileage reimbursement ay simple kapag ginagamit ang karaniwang rate. Ito ay dahil ang karaniwang rate ay sumasakop sa lahat ng mga normal na gastos sa pagpapatakbo, kaya ang isang tagapag-empleyo ay hindi kinakailangan upang subaybayan ang mga gastos tulad ng gas at pag-aayos. Ang isang empleyado ay dapat magbigay ng talaan ng paglalakbay na may kaugnayan sa trabaho. Karaniwan silang nagtatabi ng isang log ng agwat ng mga milya at dapat isumite ito para sa pagbabayad sa isang regular na iskedyul. Ang bawat entry sa talaan ay dapat isama ang mga paunang at nagtatapos na mga pagbabasa ng oudomiter. Ang mga entry ay dapat ding magbigay ng maikling paglalarawan ng layunin at destinasyon ng biyahe.
Pagbabayad at Buwis
Kung ang isang tagapag-empleyo ay nagbabayad ng isang empleyado nang higit pa kaysa sa pinahihintulutang halaga, ang labis ay kabayaran sa pagbabayad ng buwis at dapat pumunta sa W-2 ng empleyado. Kung hindi, ang reimbursement ng mileage ay isang deductible gastos sa negosyo para sa employer. Ang empleyado ay walang pananagutan sa buwis para sa pagbabayad hanggang sa karaniwang rate, at ang pera ay hindi naiulat bilang kabayaran sa W-2. Kapag pinili ng mga employer na magbayad ng mas maliit na halaga, maaaring isulat ng mga empleyado ang pagkakaiba sa kanilang mga pagbalik sa buwis.
