Kinakailangan ang pagpapatunay ng invoice para sa anumang negosyo; ito ay nagsasangkot ng mga pagsingil ng cross-checking na natanggap o sinisingil ng mga halaga na binayaran o natanggap.Ang karamihan sa mga sistema ng accounting ay awtomatiko, ngunit may mga pagkakataon na maaaring kailanganin nang manu-mano ang mga invoice. Ang mga maliliit na negosyo ay maaaring manu-manong ma-validate ang lahat ng mga invoice, na gumagana hangga't mayroong isang sistema ng mga tseke at balanse upang bawasan ang kawalan ng pagtatrabaho ng empleyado.
Mga Papasok na Invoice
Dapat isa-compile ng isang empleyado ang mga invoice pagdating nila, paghiwalayin ang mga ito sa pamamagitan ng vendor at ether i-verify ang mga ito nang personal o i-forward ito sa empleyado na namamahala sa indibidwal na account. Kung ang isang invoice ay may-bisa ay depende sa maraming mga kadahilanan, kaya mahalaga na ang bawat isa ay magtapos sa tamang lokasyon. Ang empleyado ay dapat pagkatapos ay suriin ang bawat item, itala ang kuwenta at ipasa ang invoice para sa pagbabayad. Ang mga indibidwal na may pananagutan sa pagpapatunay ng mga invoice ay hindi dapat magkaroon ng access sa mga pondo para sa pagbabayad.
Mga Papalabas na Invoice
Dapat suriin ang lahat ng mga papalabas na invoice para sa katumpakan bago magpadala. Habang ang isang indibidwal o departamento ay maaaring may pananagutan sa pagpasok ng mga item, kabilang ang mga benta at mga singil sa serbisyo, inilalaan na mga gastos sa paggawa at anumang mga materyales at supplies na ginagamit para sa isang partikular na trabaho. Dapat i-cross-check ang bawat invoice gamit ang nauugnay na account ng customer upang madagdagan ang kasiyahan ng customer sa pamamagitan ng tumpak na pagsingil at upang bawasan ang mga gastusin sa paggawa na sanhi ng mga pagwawasto ng invoice.
Mga Pagbabayad
Sa sandaling napatunayan na ang mga invoice ay inilipat sila sa isang indibidwal o departamento para sa pagpoproseso ng pagbabayad. Mahalaga na ang indibidwal na responsable sa pagpapatunay ng mga invoice ay walang access sa mga pondo sa pagbabayad. Tinitiyak ng sistemang ito ng mga tseke at balanse na ang mga empleyado ay walang pagkakataon na maglikha ng mga tseke, magbayad ng di-umiiral o may pekeng mga invoice, o magsagawa ng iba pang mga hindi tapat na gawain.
Pahayag
Kapag dumating ang mga pahayag o ipinadala, dapat silang i-cross-check sa bawat invoice ng customer o vendor upang matiyak ang katumpakan. Ang mga negosyo na nagpapatakbo sa isang mahigpit na manu-manong batayan ay kailangang ipatupad ang isang epektibong sistema ng pag-file; dapat na kopyahin ang lahat ng mga invoice kung kinakailangan at isumite sa ilalim ng pangalan ng customer o vendor. Kapag dumating ang mga pahayag, ang isang hiwalay na indibidwal o departamento ay dapat patunayan na ang bawat singil at pagbabayad ay tumpak na lumilitaw sa pahayag. Ang paghiwalay sa departamento ng pagpapatunay ng pahayag mula sa invoice at mga kagawaran ng pagbabayad ay tumitiyak ng higit na katumpakan at hinihimok ang hindi tapat na pag-uugali.
