Ang mga pulong sa negosyo ay nangangailangan ng pag-iiskedyul, organisasyon, pamumuno, pag-iingat ng rekord at pag-follow up. Kung paano ang iyong mga proyektong nalikom ay nakasalalay sa paggawa ng desisyon at pagkilos na dumadaloy mula sa pakikipagtulungan na ginawang posible mula sa pulong.
Mga bagay na kakailanganin mo
-
Agenda
-
Meeting room
Draft ang agenda agenda. Ang agenda ay nasa balangkas ng lahat ng mga isyu na nangangailangan ng talakayan para sa mga desisyon na kinakailangan upang palawakin ang iyong proyekto o mga layunin. Ilista ang lahat ng mga kilalang isyu sa isang maigting na outline na format na may mga bullet point. Sa sandaling mayroon ka sa agenda na drafted, malalaman mo ang mga isyu, at pagkatapos ay malalaman mo kung sino ang kailangang dumalo sa pulong.
Magpadala ng isang mass email o gumawa ng mga tawag sa telepono sa lahat ng mga taong kailangang dumalo sa pulong at hilingin ang kanilang availability sa mga petsa at oras sa pamamagitan ng isang isang linggong panahon kung mayroon kang ilang mga dadalo. Ang nag-iisa ay maaaring maging isang nakababahalang hamon na binigyan ng abala iskedyul. Sa sandaling mayroon ka ng availability ng lahat, i-cross reference ang mga iskedyul para sa isang magagamit na petsa at oras. Magplano ng sapat na oras upang hawakan ang pulong, at magpadala ng paunawa sa lahat ng mga dadalo ng petsa, oras ng pagsisimula, oras ng pagtatapos at lokasyon ng pulong, kasama ang isang kopya ng adyenda.
Sa paghahanda para sa pulong, magkaroon ng mga kopya ng adyenda na ipinamahagi sa lahat ng mga dadalo kasama ang anumang mga dokumento na magiging paksa ng talakayan. Ang mga display boards at mga presentasyon ng power point ay dapat na handa para ipakita sa mga easel at anumang kinakailangang projector, laptop at screen. Gayundin, ang tagapamahala ng pulong ay dapat na handa upang mamuno sa pulong at isang tagapangasiwa ng rekord ay dapat dumalo sa pulong upang kumuha ng mga tala.
Ang tagapangasiwa / lider ng pagpupulong ay kailangang panatilihin ang talakayan sa track. Ang usapan ay tiyak na hahantong sa mga tanghential na isyu at talakayan sa labas-paksa, kaya dapat tiyakin ng lider na ang pagtalakay sa kalaunan ay babalik sa mga item sa agenda. Ang pinuno ay dapat ding subaybayan ang oras at panatilihin ang talakayan na dumadaloy upang maabot ang lahat ng mga item sa agenda. Ang lider ay dapat magbigay ng isang maikling paglalarawan ng mga item agenda upang simulan ang talakayan at magtanong din o humiling ng input mula sa mga dadalo upang makakuha ng kinakailangang impormasyon. Ang lider ay dapat tapusin ang bawat item na aksyon sa taong responsable para sa pagkumpleto ng item at isang tinantyang iskedyul ng oras para sa pagkumpleto.
Kapag nakumpleto na ang lahat ng mga item sa agenda, ang grupo ay dapat mag-iskedyul ng isang follow-up na pulong kung kinakailangan o iskedyul ng regular na nagaganap na mga pagpupulong sa isang napagkasunduang araw at oras.
Dapat itala ng record keeper ang kanyang mga tala sa isang pulong ng mga minuto na nakaayos sa outline format. Ang mga draft na minuto ay dapat na ipadala sa mga dadalo ng pulong upang humingi ng mga komento, pagwawasto o pagbabago. Ang mga huling minuto ng pagpupulong ay dapat na ipamahagi sa mga dadalo at ginagamit para sa follow up action at bilang batayan para sa susunod na agenda ng pagpupulong kung kinakailangan.
