Kapag nagsusulat ng isang ulat na iharap sa isang pulong, kailangan mong sundin ang ilang mga pangunahing alituntunin, na karamihan ay malamang na natutunan mo sa paaralan. Halimbawa, kailangan mong siguraduhin tungkol sa layunin ng iyong ulat, kailangan mong tumuon sa isang tiyak na tinukoy na subtopic at kailangan mong isulat sa iyong madla sa isip.
Malaman muna ang pang-edukasyon at mga pinagmulan ng mga kalahok sa pulong. Nakakatulong ito sa iyo kung gaano karami ang paksang kailangan mong ipaliwanag. Halimbawa, gunigunihin mo ang pag-draft ng isang ulat tungkol sa bilang ng mga aksidente sa ilang mga interseksyon ng bayan na ipapakita sa susunod na pulong ng Komite ng Trapiko. Kung ang tatlong sa limang miyembro ng komite ay may mga background sa pagpapatupad ng batas, hindi mo na kailangang ipaliwanag ang mga parirala tulad ng "pag-navigate ng isang pagliko."
Tandaan ang payo ng iyong guro sa Ingles na high school: Huwag subukin ang uniberso. Isulat ang tungkol sa isang mas maliit na bahagi ng iyong pangunahing paksa. Ginagawa nitong mas madaling maintindihan ang iyong ulat. Halimbawa, ang "kaligtasan sa taong naglalakad" ay maaaring pangunahing paksa para sa ulat ng pag-aaral ng trapiko, ngunit ang iyong ulat ay limitado sa isang bahagi ng paksang iyon - ang pagpapabuti ng kaligtasan sa dalawang intersection.
Tiyaking magbigay ng sapat na konteksto sa iyong pagpapakilala at konklusyon. Na tumutulong sa mga kalahok na maunawaan ang kahalagahan ng iyong mga panukala. Halimbawa, kung inirerekomenda ng iyong ulat na mag-hire ng mga opisyal ng pulisya ng auxiliary upang magtrabaho sa munisipal na hukuman, ang iyong pagpapakilala ay magpapaliwanag sa mga pakikibakang taon ng munisipyo upang mabawi ang pagtaas sa overtime na binabayaran sa mga opisyal ng pulisya. Ang konklusyon ay muling ipaalam kung paano ang panukalang ito ay isa lamang sa marami na maaaring makatulong sa mga butas ng munisipalidad sa badyet nito.
Hayaan ang pamagat ng ulat na iminumungkahi kung nakatakda ang pulong upang malutas ang mga problema o magbigay ng impormasyon.Halimbawa, kung ang isang tagapamahala ay tumawag sa pulong upang ipaalam sa mga miyembro ng koponan na ang mga benta ng huling quarter ay nadagdagan, ang iyong pamagat ay maaaring, "Mga Sales sa Third Quarter: Ang Epekto ng Mga Pamamaraan sa Serbisyo sa Mga Bagong Customer."
Ang mga ulat ay karaniwang naglalayong maka-impluwensya sa mga aksyon ng isang tao. Banggitin ang feedback na iyong inaasahan - at mula kanino. Halimbawa, ang ulat ng isang superintendente ng paaralan sa isang pagtaas sa mga marka ng pagsusulit sa mag-aaral ay maaaring magrekomenda ng lupon na aprubahan ang isang resolusyon na lumiliko sa isang programa ng pilot na pag-aaral sa isang permanenteng isa.
