Kung nakikipagkita sa mga kliyente upang magpakita ng isang panukala o pagsasagawa ng isang nagtatrabaho tanghalian sa kawani, ang pagpapadala ng imbitasyon sa pamamagitan ng email ay maaaring maging isang mabilis at epektibong paraan ng pag-coordinate ng kaganapan.
Isaalang-alang ang iyong madla. Ang tono ng iyong email ay kailangang iakma sa sinumang nag-iimbita sa pagpupulong sa tanghalian. Ang isang kaswal na tono ay gumagana pagmultahin kung ang iyong tanghalian sa pagpupulong ay may kawani at ikaw ay gumagastos ng oras na tinatalakay ang mga estratehiya at brainstorming. Kung mas seryoso ang layunin ng pagpupulong, kakailanganin mong gawing malinaw ito sa iyong liham sa mga inanyayahang miyembro ng kawani. Kung ang pagpupulong sa tanghalian ay may mga kliyente, maaaring kailangan mo ng isang mas pormal na tono, depende sa iyong pakikipagtulungan sa kanila.
Hanapin ang isang restawran na magagawang upang mapaunlakan ang iyong grupo. Depende sa bilang ng mga inanyayahan, maaaring gusto mong humingi ng isang pasilidad na may pribadong silid na magagamit. Kapag nagpaplano ng isang pulong ng tanghalian sa mga kliyente, maaaring makatulong ito upang makahanap ng isang kainan na hindi gaanong abala, kung saan ang pag-uusap ay hindi mapigilan dahil sa ingay.
Magpasya kung sino ang mag-anyaya sa pulong ng tanghalian at kumunsulta sa kalendaryo sa tanggapan upang matukoy kung ang lahat ng partido ay magagamit sa petsa na pinag-uusapan. Para sa mga tauhan ng pananghalian ng tanghalian, gumawa ng isang mabilis na tawag sa telepono upang magtanong kung ang mga napiling mga inanyayahan ay makukuha sa araw na iyon at pagkatapos ay hilingin sa kanila na panatilihing bukas habang ang mga plano ay tinatapos.
Tawagan ang restaurant ng pagpili at mag-set up ng pansamantala reservation. Ipaalam sa kanila na maaaring kailanganin mong ayusin ang bilang ng mga dadalo na mas malapit sa petsang iyon. Kung matuklasan mo, magkakaroon ka ng ilang higit pang dumadalo kaysa sa orihinal na binalak, siguraduhing ipaalam ang restaurant sa lalong madaling panahon upang ang tauhan ay maaaring tumanggap ng iyong mga pangangailangan.
Bumuo ng iyong email, kabilang ang mga email address ng bawat tao na nais mong anyayahan. Gamitin ang linya ng paksa upang sabihin ang dahilan para sa email. Isama ang mga salita tulad ng "Mahalaga" o "Markahan ang Iyong Mga Kalendaryo," at isama ang petsa, at dahilan. Halimbawa, maaaring basahin ang iyong paksa: "Mahalaga: Paggawa ng Tanghalian sa 2/18/09-RSVP Kinakailangan." Para sa tanghalian kasama ng isang kliyente, siyempre, kakailanganin mong ikiling ang linya ng paksa at i-on ito sa isang kahilingan, sa halip na isang pangangailangan.
Gamitin ang katawan ng email upang ipaliwanag ang pangangailangan ng pulong ng tanghalian at kung ano ang nais mong dalhin ng mga kalahok o ibahagi sa panahon ng pulong. Depende sa kung gaano kahirap na i-pin ang mga tao, baka gusto mong hilingin na sila RSVP, upang makumpleto mo ang bilang ng reserbasyon sa restaurant.Kung nagtatakda ka ng tanghalian ng kliyente, maaaring gusto mong humiling ng isang pulong sa tanghalian, at sabihin kung anong mga bagay ang nais mong talakayin sa kanila
Mga Tip
-
Ang diskarte mo ay dapat na batay sa nagtatrabaho kapaligiran ng iyong kumpanya, mula sa casual sa pormal. Magpadala ng kopya sa mga tauhan ng administratibo upang ma-update ang kalendaryo sa opisina.
