Binibigyan ka ng isang pamamahagi ng dokumento ng isang visual reference upang matukoy kung paano makipag-ugnayan sa isang malawak na hanay ng mga tao. Ang mga matrices na ito ay kapaki-pakinabang sa negosyo, paaralan at anumang iba pang organisasyon na nakikipag-usap sa pamamagitan ng mga naka-print o nakakompyuter na mga dokumento. Ang mga computerized na mga tool sa spreadsheet, tulad ng Excel, Mga Numero, 1-2-3 o Calc, ang pinakamahusay na tool para sa paglikha ng isang matrix ng pamamahagi ng dokumento, ngunit maaari mong gamitin ang anumang software na nagbibigay-daan sa iyo upang lumikha ng mga talahanayan. Kung ang iyong samahan ay maliit, maaari kang gumuhit ng iyong matris sa pamamagitan ng kamay.
Ilunsad ang isang bagong workbook sa iyong spreadsheet program o mag-set up ng isang bagong talahanayan sa isang word processing program. Maaaring pangasiwaan ng mga program ng spreadsheet ang higit pang data kaysa sa mga talahanayan, kaya piliin ang format na iyon kung mayroon kang pagpipilian.
Ilista ang bawat uri ng dokumento na ginagamit mo para sa iyong samahan sa tuktok na hilera ng iyong spreadsheet, simula sa pangalawang haligi. Ang mga uri ng dokumento para sa isang pangkalahatang matrix ay maaaring magsama ng mga kalendaryo, mga minuto ng pagtugon, mga ulat ng kita at mga espesyal na bulletin. Kung ang iyong matrix ay para sa isang partikular na proyekto, ilista ang mga indibidwal na dokumento na may kaugnayan sa proyekto kaysa sa mga kategorya ng dokumento. Halimbawa, ang isang matrix ng proyekto sa proyekto ng konstruksiyon ay maaaring maglilista ng mga bagay tulad ng mga de-kuryenteng mga guhit, mga arkitektura na guhit, mga elevation at mga kopya ng mga tukoy na pahintulot.
Ilista ang lahat ng mga miyembro ng iyong negosyo o samahan sa unang hanay sa kaliwang bahagi ng iyong spreadsheet, simula sa ikalawang hanay. Buksan ang mga tao sa mga kategorya, kung naaangkop. Halimbawa, sa isang maliit na matrix ng negosyo, ang mga kategorya ay maaaring "Pamamahala," kasama ang lahat ng tauhan ng pamamahala na nakalista ayon sa alpabeto sa ilalim ng heading ng kategorya, "Mga empleyado" sa mga nakalista sa alpabetikong nasa ibaba, "Mga Kliyente" sa mga nakalista ayon sa alpabeto at "Marketing" sa lahat ng nakalista ang iyong mga panlabas na kontak sa marketing.
Suriin ang iyong hilera at haligi ng header upang matiyak na kumpleto ang parehong mga listahan. Kung ginagawang mas madali ang pagtingin sa matrix, idagdag ang pagtatabing sa mga hanay ng kategorya ng miyembro upang magkaroon ka ng pahinga sa pagitan ng mga uri ng mga tao na tumatanggap ng iyong dokumentasyon.
Gawin ang iyong unang haligi ng dokumento, na kung saan ay magiging Haligi B sa karamihan ng mga programa ng spreadsheet, at maglagay ng "e" sa cell sa tabi ng pangalan ng sinumang tao na dapat tumanggap ng dokumentong iyon nang elektronik. Maglagay ng isang "p" sa cell sa tabi ng sinumang tao na dapat makatanggap ng isang papel na kopya ng dokumentong iyon. Kung ang isang tao ay hindi dapat tumanggap ng dokumentong iyon, iwanan ang cell na kasunod ng kanyang pangalan blangko. Kung ang iyong mga pangangailangan ay mas kumplikado, baguhin ang notasyon upang umangkop sa iyong organisasyon. Halimbawa, maaari mong i-type ang "2 kopya ng papel" o "p-2" upang ipahiwatig ang maraming kopya. Hangga't nauunawaan ng lahat sa iyong samahan ang notasyon, gamitin ang anumang paraan na gumagana para sa iyo.
Ulitin ang proseso para sa bawat hanay, nagtatrabaho pababa sa listahan upang markahan ang papel at elektronikong mga kopya. Nakumpleto nito ang iyong matrix ng pamamahagi ng dokumento.
Lumikha ng mga hyperlink mula sa iyong worksheet ng pamamahagi ng matris sa dokumento sa iyong database ng impormasyon ng contact kung maaari. Pahihintulutan ka nito na mag-click sa isang pangalan sa iyong matris upang buksan ang impormasyon ng contact ng taong iyon upang madali kang magpadala ng mga kopya ng electronic o papel. Suriin ang file na "Help" ng iyong spreadsheet upang malaman kung paano gawin ito.
Mga Tip
-
Maaari mo ring gamitin ang mga pamamahagi ng mga matrices ng dokumento upang itala kung saan nakaimbak ang iyong mga dokumento. Sa kasong ito, ilista ang iyong mga dokumento sa unang haligi at ang iyong mga lokasyon sa imbakan sa itaas, tulad ng "Web server," "Main cabinet ng pagpasok ng opisina 1," "Computer ng Reception" at iba pa. Maglagay ng "X" sa cell kung saan ang hanay ng pamagat ng dokumento at ang haligi ng lokasyon ng imbakan ay nakakatugon.
