Sa maraming mga subseksyon ng accounting ay may mga mahirap at mabilis na mga alituntunin at regulasyon sa mga tuntunin ng organisasyon at kung ano ang at hindi pinapayagan. Hindi ito ang kaso sa Accounting Information Systems. Maraming mga opinyon lamang ang tungkol sa kung ano ang isang AIS at kung ano ito ay hindi. Ang nakikilala sa AIS mula sa ibang mga sistema ng impormasyon ay ang legal at propesyonal na mga obligasyon na ipinataw sa pamamahala at accountant ng isang kumpanya.
Mga Daloy ng Impormasyon
Ang isa sa mga katangian ng isang AIS ay ang daloy ng impormasyon. Inilarawan dito sa pamamagitan ng paggamit ng isang pyramid na may pamamahala sa itaas, gitnang pamamahala sa ibaba lamang na, pamamahala ng mga operasyon sa ibaba na, at mga tauhan ng pagpapatakbo na kumakatawan sa base ng daloy ng impormasyon. Ang impormasyon tungkol sa pagganap ng kumpanya ay umuurong paitaas sa lahat ng antas ng pamamahala sa pamamagitan ng mga tauhan. Ang nangungunang pamamahala ay may pananagutan sa mga shareholder o may-ari ng kumpanya para sa impormasyon na natatanggap nila. Nag-aambag sa impormasyong ito tungkol sa pagganap ng kumpanya ay ang mga customer at mga supplier, kung kanino ang mga tauhan ng operasyon ay may pang-araw-araw na pakikipag-ugnay. Sa paggamit ng impormasyong ito ang mga top management ay nagsasala ng mga impormasyon tungkol sa badyet ng kumpanya at mga tagubilin kung paano baguhin o mapabuti ang pang-araw-araw na pakikipag-ugnayan sa mga customer at mga supplier. Ang impormasyon mula sa mga supplier at mga customer ay kilala bilang mga panlabas na daloy ng impormasyon. Ang mga mula sa mga tauhan sa pamamahala at pamamahala sa mga tauhan ay kilala bilang panloob na daloy ng impormasyon.
Pagproseso ng mga Transaksyon
Ang isa pang tampok ng AIS ay ang pagproseso ng mga transaksyon. Ang AIS ay nagpapatakbo ng dalawang magkakaibang uri ng mga transaksyon. Ang transaksyong pinansyal, na kung saan ay ang anumang transaksyon sa likas na katangian ng pera na nakakaapekto sa mga asset o equities ng isang organisasyon ng negosyo. Ang di-pinansyal na transaksyon ay isang desisyon na, samantalang hindi ito nasusukat na monetaryo, maaaring makaapekto sa pangkalahatang pangkalusugan sa kompanyasyon ng kumpanya. Halimbawa, kung nagpasya ang kumpanya na baguhin ang mga supplier dahil sa isang malaking pagtaas sa mga presyo mula sa isang kasalukuyang supplier, ang agarang epekto ay hindi pinansiyal sa likas na katangian hanggang sa ang unang order ay nakalagay.
Ang lahat ng mga transaksyon ay ipinasok sa Accounting Information System para sa layunin na makaapekto sa paggawa ng desisyon ng top management. Kung alam ng top management ang isang darating na pagtaas sa mga gastos, buwis o isang potensyal na pagkawala ng mga kliente, ang mga desisyon ay maaaring gawin upang makontra ang mga negatibong bunga ng mga pangyayari sa hinaharap.
AIS Model
Ang isang tipikal na modelo ng AIS ay nagpapakita ng mga tampok na ito at kabilang ang tatlong iba't ibang mga hakbang sa paghawak ng impormasyon. Una ay ang koleksyon ng data. Ito ay itinuturing na ang pinakamahalaga sa lahat ng tatlong hakbang, tulad ng kung ang mga error ay hindi nakita ang system ay maaaring lumikha ng hindi maaasahan na output. Ang dalawang pangunahing kinakailangan ng proseso ng pagkolekta ng data ay ang data na ginamit ay parehong may kaugnayan at mahusay. Nasa yugto ng pagkolekta ng data na dapat na timbangin ang kaugnayan ng data upang i-filter ang lahat ng mga hindi kaugnay na katotohanan mula sa system. Ang kahusayan ay nagsasangkot ng koleksyon ng parehong hanay ng data nang isang beses lamang. Ang pagkabigong gawin ito ay humahantong sa kalabisan ng data. Ang pangalawang hakbang ay sa pagpoproseso ng data, o ang pagtatangka upang maisaayos ang data sa paraan na ang pamamahala ay maaaring gumawa ng mga desisyon tungkol sa mga pinansiyal na desisyon ng kumpanya. Ang isang halimbawa ay ang paggamit ng data ng benta upang mag-forecast ng inaasahan sa hinaharap na benta. Batay sa mga desisyon ng inaasahan ay maaaring gawin tungkol sa mga kinakailangang tauhan. Ang ikatlong hakbang ay ang aktwal na henerasyon ng impormasyon na humahantong sa paggawa ng desisyon. Kung ang desisyon ay batay sa mga transaksyon sa pananalapi o di-pinansiyal, ang desisyon ay maaaring makaapekto sa pang-araw-araw na operasyon ng negosyo at posibleng pananaw ng pananalapi ng kumpanya.
