Madali ang pag-iingat kung nabawasan mo lamang ang mga pahayag sa pananalapi sa ilang mga linya: ang pera na ginawa sa buwang ito, ang ginugol ng pera, ito ang natitira at ito ang halaga ng aming mga ari-arian. Simple, ngunit hindi katakut-takot na impormasyon. Habang ang ilan sa mga prinsipyo ng accounting ay kumplikado, ang pag-uuri ng mga account ay pangunahing: Sa pamamagitan ng paglikha ng iba't ibang mga account para sa iba't ibang mga uri ng mga utang, kita at mga asset, ang accounting ay nagbibigay ng karagdagang impormasyon tungkol sa kumpanya. Na ginagawang mas kapaki-pakinabang ang mga ledger at pinansyal na pahayag para sa mga executive, mamumuhunan at nagpapahiram.
Pagre-record sa Accounting
Sa accounting, bawat transaksyon, mula sa pagbili ng copier na papel sa pagbebenta ng $ 1 milyon na halaga ng imbentaryo, napupunta sa ledger ng kumpanya. Ang kahulugan ng pagtatala sa accounting ay ang pagsusulat ng mga transaksyon ay nagpapanatili ng mga bagay na tumpak. Ang pamamahala ng korporasyon ay maaaring makita kung paano ang kumpanya ay gumaganap at kung ito ay kumikita nang higit pa kaysa ito gumastos. Ang mga namumuhunan at nagpapautang ay maaaring suriin ang mga aklat at mga pahayag sa pananalapi at magpasya kung ang kumpanya ay mapagkakatiwalaan sa kanilang pera.
Ang pinakasimpleng paraan upang mag-record ng mga transaksyon ay upang isulat ang mga ito sa isang journal sa accounting, pag-aayos ng iba't ibang mga klasipikasyon ng account nang naaayon. Kung, sabihin, ang isang customer na may utang sa iyo na $ 500 ay nagbabayad ng kuwenta, na nakakaapekto sa dalawang klase, mga account na maaaring tanggapin (ngayon $ 500 mas maliit) at cash ($ 500 na mas malaki). Ang pagpasok sa bawat solong transaksyon tulad ng nangyayari ay nangangailangan ng oras at pinatataas ang posibilidad ng mga pagkakamali. Sa software ng accounting, ang mga bookkeeper ay maaari lamang i-record sa software kapag ang kumpanya ay tumatanggap ng isang vendor invoice o paychecks lumabas. Ang software ay awtomatikong mag-debit o kredito sa naaangkop na mga klasipikasyon ng account.
Ang pag-uuri ng mga account ay gumagawa ng mas kumplikadong accounting, ngunit mas maraming impormasyon at detalyadong. Sa ilang mga paraan, ginagawang mas simple ang accounting sa kalsada. Ipagpalagay na bumili ka ng isang malawak na library ng software ng computer para sa mga computer ng kumpanya. Ang lahat ng software ay isang fixed, hindi madaling unawain na asset. Kapag nag-claim ka ng depreciation sa pagkawala ng halaga ng software dahil sa edad, ang lahat ng software ay dapat mag-depreciate sa halos parehas na rate. Ang pagre-record ng lahat ng mga programa sa isang pag-uuri ng asset ay nagpapadali upang mag-apply ng pamumura sa buong klase.
Pag-uuri ng Mga Account
Ang pag-uuri sa iyong mga account ay pinagsasama-sama ang iyong mga pananalapi sa iba't ibang mga kategorya sa iyong mga ledger at pinansiyal na mga pahayag. Pinaghihiwa nito ang iyong mga rekord sa ilang malawak na klasipikasyon.
- Mga account ng asset: Kasama sa listahan na ito ang ari-arian at kagamitan ng negosyo, mula sa lupa hanggang sa cash, patent at iba pa.
- Mga account ng pananagutan: Kabilang dito ang pera na utang ng iyong kumpanya ngunit hindi pa nababayaran, tulad ng mga account na pwedeng bayaran, mga mortgage, mga pautang at iba pang mga hindi nabayarang kuwenta.
- Mga account ng equity o ari-arian ng may-ari: Ito ang pagmamay-ari ng stake na may pagmamay-ari ng may-ari, nagmamay-ari o namumuhunan. Ang taya ay tumataas at bumabagsak sa halaga ng mga ari-arian at ang halaga ng utang.
- Mga withdrawal account: Sinasaklaw nito ang perang kinuha ng mga may-ari ng negosyo para sa personal na paggamit. Kabilang dito ang account drawings sa pakikipagsosyo at ang dividend account sa mga korporasyon.
- Mga account ng kita: Ang mga ulat na ito at sinusubaybayan ang kita mula sa mga benta ng mga kalakal o serbisyo. Kabilang din dito ang hindi nagpapatuloy na kita tulad ng kita mula sa mga pautang o pamumuhunan.
- Gastos sa account: Kabilang dito ang sahod, upa, sahod, suplay at iba pang gastusin.
Ang pag-uuri ng mga account ay maaaring mas marami pang detalye. Ang pag-uuri ng asset, halimbawa, ay nagbabagsak sa mga account sa pag-aari sa maraming mga subcategory:
- Cash: Kabilang dito ang pera sa pag-check sa mga account, mga deposit account at maliit na cash ng kumpanya.
- Mga tanggapin: Maliban kung pinapatakbo mo nang mahigpit ang iyong accounting sa isang cash basis, nag-uulat ka ng pera kapag kinita mo ito, hindi kapag tinanggap mo ito. Sabihin na nagbebenta ka ng $ 1,500 na halaga ng imbentaryo sa isang kostumer, ngunit binibigyan mo sila ng 30 araw upang magbayad. Inuulat mo ang $ 1,500 sa lalong madaling kumita ka. Ito ay naiuri bilang kita sa pahayag ng kita at mga account na maaaring tanggapin (isang asset) sa balanse sheet.
- Inventory: Kasama sa kategoryang ito ang mga kalakal para sa pagbebenta, bahagyang nakumpleto na mga kalakal at hilaw na materyales.
- Mga Fixed asset: Ang pag-uuri ng asset na ito ay sumasaklaw sa mga bagay na iyong binibili na hindi madaling maibabalik sa paraan ng imbentaryo. Ang mga ari-arian ay gaganapin para sa pang-matagalang, hindi katulad, halimbawa, mga supply ng opisina. Ang mga halimbawa ng mga takdang ari-arian ay kinabibilangan ng mga computer, mga kotse, kasangkapan, mga gusali at lupain.
Binabanggit din ng pag-uuri ang mga asset sa mga kasalukuyang at pang-matagalang kategorya. Kasalukuyang mga ari-arian ay ang mga na gagamitin up sa mga darating na taon. Ang mga pang-matagalang asset ay lampas sa susunod na 12 buwan. Tinataya din ng mga accountant ang mahihirap at hindi madaling unawain na mga ari-arian nang hiwalay. Ang mga nabubuhay na asset ay kinabibilangan ng mga pisikal na bagay tulad ng mga trak, 3D printer at imbentaryo. Ang mga di-mahihirap na ari-arian ay di-makatotohanang ari-arian tulad ng mga patent, mga karapatang-kopya at tapat na kalooban ng customer.
Pag-uuri at Mga Pahayag ng Pananalapi
Ang isa pang kahulugan ng pagtatala sa accounting ay ang data na naitala sa mga ledger sa kalaunan ay nagiging batayan ng mga financial statement. Ang tatlong mga ulat sa pananalapi ay nagsasama ng mga rekord ng pananalapi ng isang kumpanya sa iba't ibang paraan at pinag-uri-uri ang mga account sa iba't ibang paraan.
Ang balanse ay may tatlong malalaking mga klase ng accounting: mga asset, mga pananagutan at katarungan ng may-ari, na kung saan ay natitira pagkatapos pagbawas ng mga pananagutan mula sa mga asset. Ang pag-uuri ng mga account ay kadalasang binabahagi ang mga ito nang higit pa, sa mga bagay na tulad ng mga natitirang kita, mga tanggapang kuwenta, mga panandaliang pananagutan at pangmatagalang pananagutan. Hindi ka kinakailangang gamitin ang bawat posibleng klasipikasyon ng pag-uuri o pag-uuri ng pananagutan sa balanse. Kung, sabihin, ang iyong kumpanya ay hindi kailanman nagkaroon ng anumang mga hindi madaling unawain na mga ari-arian, hindi mo na kailangang sumulat ng "Hindi Mahihirap na mga asset: $ 0" upang ituro ito. Sa pamamagitan ng paghahambing ng mga ari-arian at pananagutan ng kumpanya, ang balanse ay nagbibigay ng isang snapshot ng pinansiyal na kalusugan ng negosyo.
Ang kita ng pahayag ay nagpapakita ng kakayahang kumita: Gaano karaming kita ang ginagawa ng kumpanya sa bawat buwan? Ang mga klasipikasyon sa kita na pahayag ay kinabibilangan ng mga kita ng benta, gastos ng mga kalakal na ibinebenta at di-nagpapatakbo ng kita. Ang nonoperating na kita ay maaaring nahahati sa mga klase tulad ng interes, renta at kita ng dividend. Ang pagbagsak ng pag-uuri ng kita sa ganitong paraan ay nagpapakilala sa pagitan ng kita na nakuha mula sa iyong linya ng negosyo at kita na nakuha mula sa magagandang pamumuhunan. Ang sinumang nag-iisip ng paglalagay ng pera sa iyong kumpanya ay gustong malaman kung ang iyong mga produkto o serbisyo ay kumita ng pera, kaya nakakatulong na makilala ang kita na iyon mula sa iba pang mga pinagkukunan.
Ang mga negosyo na nagtatala lamang ng mga transaksyong cash ay hindi nangangailangan ng pahayag ng cash flow. Ang mga negosyo na gumagamit ng accounting na batay sa accrual ay nangangailangan ng isa dahil ang mga ulat ng kita ay nagtatala ng mga benta at pagbili, hindi mga pagbabayad sa cash. Pagsubaybay kung magkano ang cash gumagalaw sa loob at labas ng kumpanya ay nagpapakita kung ang kumpanya ay may sapat na pera sa kamay upang gumawa ng mga pagbabayad ng utang o masakop ang payroll. Kung ang cash na dumadaloy sa ay mas mababa kaysa sa kita, posible na ang kumpanya ay hindi gumagawa ng isang mahusay na pagkolekta ng trabaho sa mga account na maaaring tanggapin. Kasama sa cash-flow classification ang cash mula sa mga pamumuhunan, cash mula sa mga operasyon at cash mula sa financing.
Ang pag-uuri ng mga account sa mga ledger ay tumutulong sa departamento ng accounting na lumikha ng mga financial statement. Kung ang pagbebenta at pagbili ng mga asset ay naitala nang maayos, na ginagawang mas madali upang makita ang mga pag-uuri ng asset na kailangan mong iulat sa balanse.
Ang tsart ng mga account ay isang mahalagang bahagi ng pag-convert ng mga ledger sa mga financial statement. Ang tsart ay isang listahan ng lahat ng mga account na ginamit sa general ledger, na tinutukoy ang bawat account ayon sa numero. Ang iyong accounting software ay gumagamit ng tsart upang makilala ang mga account tulad ng kita, karaniwang stock, cash at depreciation na dapat isama sa paggawa ng up balance sheet.
Kapag iguguhit mo ang chart para sa iyong mga account, itakda ito upang hindi mo na kailangang baguhin ito para sa maraming taon. Kung, sabihin, wala kang anumang mga gusali ngunit plano upang bumili ng isang susunod na taon, ito ay nagkakahalaga ng kasama na klase ng asset sa chart. Huwag isama ang mga klase na wala kang plano na gamitin. Kung ang iyong negosyo ay nagkakaloob ng mga serbisyo at walang imbentaryo, walang point na kabilang ang isang pag-uuri ng imbentaryo sa tsart, halimbawa. Kung mayroon kang mga account na kasama lamang ang maliit na halaga, tingnan kung maaari mong ilabas ang mga ito sa iba pang mga klase ng account. Iyon ay panatilihin ang tsart mula sa sobrang kumplikado.
