Ang bahagi ng trabaho ng isang tagapamahala ay ang disiplinahin ang mga empleyado na hindi sumusunod sa mga patakaran. Habang ang isang simpleng paalala ng pandiwang ay sapat na para sa unang-oras, menor de edad na mga paglabag, mas malubhang o umuulit na mga pagtawad ay tumatawag para sa isang dokumentado, nakasulat na babala. Ito ay makakatulong upang hindi lamang ipaliwanag sa empleyado kung ano ang ginawa niya mali at kung ano ang inaasahan sa kanya ngunit pinapayagan ka rin na panatilihin ang isang kopya ng babala para sa file ng empleyado, na maaaring maging kapaki-pakinabang sa ibang pagkakataon. Ang pagsulat ng ganitong babala ay maaaring mukhang tulad ng isang nakakatakot na gawain, ngunit may isang nakasulat na babalang template, ang proseso ay maaaring talagang medyo simple.
Mga Tip
-
Ang nakasulat na babala ay dapat sundin ang isang karaniwang template at isama ang impormasyon tulad ng kung aling mga patakaran ay nasira, isang detalyadong paglalarawan ng pagkakasala at kung paano ang empleyado ay kailangang mapabuti.
Bakit Gumamit ng Isang Nakasulat na Babala
Ang isang nakasulat na babala ay maaaring maging kapaki-pakinabang para sa parehong empleyado at kumpanya. Para sa empleyado, ang babala ay maaaring magbigay ng malinaw na patnubay at mga tagubilin sa inaasahan ng kumpanya mula sa kanya at kung paano mapabuti ang pagganap ng kanyang trabaho upang maiwasan ang karagdagang mga babala. Para sa kumpanya, ang nakasulat na babala ay maaaring makatulong sa patunayan na ang pagkilos ay kinuha upang higit pang mga hakbang ang maaaring gawin kung patuloy ang problema. Naghahain din ito bilang dokumentasyon ng problema kung sakaling mag-file ang empleyado ng ilang uri ng legal na pagtatalo, tulad ng isang mali na kaso ng pagwawakas.
Kailan Gamitin ang mga Babala na ito
Ang bawat negosyo ay magkakaroon ng iba't ibang problema sa iba't ibang empleyado batay sa sariling mga patakaran ng kumpanya at ang uri ng mga taong nagtatrabaho doon. Iyon ay sinabi, ang mga pinaka-karaniwang dahilan ng mga empleyado ay nakasulat sa lahat ng mga industriya ay labis na tardiness.
Kadalasan ang isang babala sa isang empleyado ay inilabas pagkatapos ng isang babala na may pasalitang ibinigay, ngunit ito ay hindi palaging ang kaso. Kung ang isang malubhang isang beses na pagkakasala ay nangyari, makatuwiran na laktawan ang isang pandiwa na babala at kaagad ay may nakasulat na babala na maaaring makapasok sa file ng empleyado. Mahalaga na ang lahat ng mga babala sa salita ay dapat na dokumentado pagkatapos ng katotohanan, kabilang ang oras at petsa ng babala, at ang mga ito ay dapat na ipasok sa file ng empleyado upang walang pagkalito kung ang empleyado ay may o hindi pa binigyan ng babala isang partikular na problema.
Paggamit ng Liham ng Pagwawaksi
Magandang ideya na maghanap ng mga template para sa parehong nakasulat na babala at sulat ng disiplina ng empleyado bago mo kailangan ang mga ito. Ang mga ito ay dapat na customized para sa iyong kumpanya at inihanda para sa paggamit bago mo talagang isulat ang isang empleyado. Ang bawat empleyado na tumatanggap ng paunawa ng babala o disiplina ay dapat makatanggap ng parehong pormularyo na puno ng impormasyon na may kaugnayan sa partikular na problema na dokumentado. Ito ay titiyak na ang lahat ng empleyado ay ginagamot nang pantay at pantay.
Palaging punan ang bawat blangko sa isang preprinted na babala na titik ng sulat.Kung ang isang bagay ay hindi nalalapat, maaari mong isulat ang "N / A" sa gayon ay malinaw na hindi ito naaangkop at hindi ka pabaya sa pagpunan ng form. Kung talagang nagsusulat ka ng isang sulat gamit ang isang template, hindi mo na kailangang gawin ito ngunit isinulat pa rin ang titik nang lubusan nang mas maraming detalye hangga't maaari. Ang pagkuha ng mga hakbang na ito ay maaaring maprotektahan ka kung ang mga legal na problema ay lumitaw mamaya. Para sa kadahilanang ito, laging gumamit ng pormal na wika at iwasan ang paggamit ng mga takigrapya o pananalita.
Bagaman dapat kang gumana sa isang template, ang tukoy na tono na ginamit sa isang liham ng reprimand ay dapat mag-iba batay sa kalubhaan ng pagsuway. Kung ang empleyado ay huli ng ilang beses, halimbawa, maaari kang tumuon lamang sa pagwawasto sa pag-uugali at magtakda ng isang mas positibong tono upang hikayatin siya na magpakita ng oras. Kung ang isang empleyado ay nagmumura sa isang customer, bagaman, baka gusto mong magkaroon ng isang mas malubhang tono na naka-focus sa mga potensyal na mga parusa ay dapat na magkamali siya muli.
Ibigay ang sulat sa empleyado nang personal, hindi sa pamamagitan ng email at hindi sa pamamagitan lamang ng pag-iwan sa mesa ng empleyado. Maaari kang pumili upang magkaroon ng isang saksi kasalukuyan o hindi, ngunit hindi hawakan ang bagay sa publiko sa harap ng natitirang mga tauhan. Ito ay maaaring mahirap at hindi komportable, ngunit ito ay mahalaga na gawin. Maaari talaga itong maging kapaki-pakinabang upang makipag-usap sa empleyado tungkol sa sitwasyon, bagaman, dahil maaaring siya ay naniniwala na ang sulat ay higit pa o mas mahigpit kaysa sa iyong hinahangad na ito, at maging ang iyong presensya ay maaaring makatulong na bigyan ng diin ang tono na iyong nilayon sa sulat. Maaari mong palambutin ang suntok ng sulat sa pamamagitan ng pagbibigay sa empleyado ng ilang positibong feedback ngunit hindi kailanman gawin ito kung ito ay nagiging sanhi ng anumang pagkalito tungkol sa kalubhaan ng babala na iyong inilabas.
Laging makakuha ng isang pirma mula sa empleyado habang ikaw ay naroroon. Kung tumanggi siya na lagdaan ito, hilingin sa kanya na mag-sign isang liham na nagsasaad na tumanggi siyang lagdaan ang babala. Panatilihin ang naka-sign na kopya para sa rekord ng empleyado. Kung pumirma ang empleyado ng liham na nagpapahayag na tumangging siya ay lagdaan ang babala, ito ay napakahalaga sa sulat. Magbigay din ng isang kopya sa empleyado para sa kanyang mga rekord.
Halimbawa ng Pagsusulit ng Empleyado
Ang nakasulat na babala ay dapat magsimula sa pangunahing mga pormalidad, tulad ng paksa, petsa, oras, pangalan, pamagat ng trabaho, pangalan ng empleyado at pamagat ng trabaho at ang mga pangalan ng sinumang ibang tao na tumatanggap ng isang kopya ng memo. Maaari mong isama ang logo ng iyong kumpanya sa tuktok ng form, ngunit ito ay opsyonal.
Kung mayroon kang isang handbook ng empleyado, dapat mo munang sabihin kung anong bahagi ng patakaran ng kumpanya ang nilabag. Maaari mong isulat ang partikular na patakaran o isama lamang ang isang sanggunian sa may-katuturang bahagi ng handbook. Kung wala kang isang manwal, isulat lamang ang isang maikling buod ng mga patakaran ng kumpanya na nalalapat.
Isama kung ito ang una o pangwakas na babala, at kung ito ay isang malubhang paglabag, tandaan din ito. Ang babala ay dapat magkaroon ng isang time frame, ibig sabihin na kung may sapat na oras na pumasa, ang babala ay aalisin mula sa rekord ng empleyado at hindi mabibilang bilang paunang babala. Sa madaling salita, ang isang nakaraang nakasulat na babala tungkol sa pagkapagod ay hindi dapat mabilang laban sa empleyado kung siya ay magsisimula sa huling tatlong taon mamaya. Ang sulat ay dapat manatili pa rin sa file ng tauhan ng empleyado para sa sanggunian, bagaman. Sa pangkalahatan, ang isang unang-oras na babala ay dapat magtagal ng anim na buwan, ang isang seryosong pagkakasala ay dapat magtagal ng walong buwan at ang huling babala ay dapat magtagal ng isang taon, ngunit maaaring mag-iba ito ayon sa mga patakaran ng iyong kumpanya.
Susunod, ilarawan kung ano mismo ang nangyari sa mas maraming detalye hangga't maaari, kabilang ang petsa, oras at mga pangalan ng lahat ng taong nasasangkot. Huwag isama ang mga subjective na mga detalye tulad ng sinasabi na ang empleyado ay ibig sabihin sa isa pang empleyado. Sa halip, ang pagbaybay nang eksakto kung ano ang ginawa ng empleyado na maaaring ipakahulugan bilang kabuluhan. Maaari mong piliin na isulat ang iyong paglalarawan ng mga kaganapan, paglalarawan ng empleyado ng mga kaganapan at anumang mga paglalarawan ng saksi sa mga pangyayari kung ang mga account na ito ay nag-iiba. Kung gumagamit ka ng isang preprinted form at walang sapat na espasyo upang isulat ang lahat ng mga kaugnay na detalye, ito ay OK upang ilakip ang pangalawang piraso ng papel kung kinakailangan.
Upang tulungan ang empleyado na mapabuti, sundin ang mga detalye kung ano ang nangyari kung paano kailangang baguhin ng pag-uugali ng empleyado at gaano kabilis ang dapat niyang gawin. Sundin ito sa malinaw na detalyadong impormasyon kung anong mga bunga ang magreresulta kung hindi niya maiwasto ang kanyang pag-uugali. Tandaan na ang nakasulat na babala ay hindi isang aksyong pandisiplina, kaya siguraduhing ipahayag kung anong mga aksyong pandisiplina ang mangyayari kung magpapatuloy ang problema. Panghuli, lagdaan at lagyan ng petsa ang sulat, ipakita ito sa empleyado at tanungin siya at ang sinumang mga saksi sa pulong upang mag-sign at petsa din ito.
