Para sa karamihan ng mga tagapamahala, ang pagdidisiplina sa mga empleyado ay isa sa mga pinaka-hindi komportable na karanasan na makikipagtalo. May mga responsibilidad ang mga tagapangasiwa na magsulat ng mga titik ng pagkilos ng pagdidisiplina na mananatili sa mga file ng empleyado upang idokumento ang pagkakamali ng empleyado. Ang mga titik na ito ay may dalawang mga tungkulin: upang ipaalam sa empleyado kung ano ang mangyayari sa kanya bilang resulta ng kanyang pagsuway at upang maglingkod bilang isang permanenteng rekord ng paglabag sa empleyado sa kanyang file.
I-load ang printer gamit ang letterhead ng kumpanya. Ang liham na ito ay magiging bahagi ng opisyal na file ng empleyado, kaya dapat mong sundin ang naaangkop na protocol.
I-type ang buong petsa. Laktawan ang isang linya at i-type ang pangalan ng empleyado at address ng kumpanya. Kahit na hindi mo talaga ipapadala ang sulat, ang pagsunod sa wastong format ng negosyo ay magbibigay ng impression ng propesyonalismo.
Simulan ang sulat sa pamamagitan ng pag-type ng pangalan ng empleyado, na sinusundan ng colon. Laktawan ang isang linya.
Simulan ang unang talata sa pamamagitan ng maliwanag na pagpapahayag ng kalikasan ng pagsuway. Sumangguni sa handbook ng empleyado ng iyong kumpanya upang hahanapin ng empleyado ang panuntunan para sa kanyang sarili. Magbigay ng mga tiyak na detalye tungkol sa pagsuway, tulad ng petsa na nangyari ang insidente at banggitin ang iba pang mga empleyado na kasangkot.Ang paglalahad ng impormasyong ito ay malinaw na tutulong sa iyo kung ipinaglaban ng empleyado ang aksyong pandisiplina at kinuha ang bagay sa korte.
Ipaliwanag nang detalyado kung ano ang mali ng empleyado at kung paano dapat siya kumilos sa sitwasyon. Ang mga empleyado kung minsan ay lumalabag sa mga panuntunan dahil hindi nila maunawaan nang malinaw ang mga ito, kaya ang paliwanag tungkol sa paglabag at angkop na impormasyon ay makatutulong na maiwasan siya na gumawa ng paglabag sa pangalawang pagkakataon. Mag-alok na makipagkita sa empleyado upang talakayin ang bagay nang detalyado.
Bigyan ang empleyado ng oportunidad na gumawa ng mga bayad para sa paglabag, tulad ng pagsulat ng isang pormal na sulat ng paghingi ng tawad sa kabilang panig. Ipaalam sa kanya ang mga deadline para sa pagsusumite ng sagot o sulat.
Sabihin sa empleyado nang malinaw at concisely kung ano ang maaari niyang asahan bilang isang resulta ng pagsuway na ito. Magbigay ng mga naaangkop na detalye para sa kanyang kasalukuyang parusa, tulad ng mga petsa ng anumang mga pagdinig o mga epektibong petsa para sa pagwawakas ng kanyang trabaho, kung naaangkop. Kung inaasahan ng empleyado ang isang progresibong aksyong pandisiplina bilang resulta ng karagdagang mga paglabag, ipaalam sa kanya kung ano ang magiging mga parusa.
Bigyan ang empleyado ng impormasyon tungkol sa proseso ng mga apela, kung naaangkop.
Tanungin ang empleyado para sa isang pormal na tugon para sa kanyang file; kadalasan ang sagot na ito ay nasa anyo ng isang pormal na sulat. Kailangan mo ang dokumentasyong ito para sa file ng empleyado kung sakaling makuha niya ang bagay sa korte.
I-type ang iyong buong pangalan at pamagat. I-print ang titik at lagdaan ang iyong pangalan tungkol sa iyong nai-type na pangalan sa asul o itim na tinta.
Gumawa ng ilang mga kopya ng sulat. Panatilihin ang 1 kopya sa file ng empleyado, magbigay ng isa pa sa abugado ng iyong kumpanya at panatilihin ang isa pa para sa iyong sariling mga talaan.
Ipadala ang sulat sa empleyado o ibigay ito sa kanya sa harap ng isang kinatawan ng human resources o administrative assistant. Kailangan mo ng kumpirmasyon na natanggap ng empleyado ang opisyal na abiso.
Mga Tip
-
Panatilihing propesyonal at totoo ang tono. Ang liham na ito ay maaaring pumunta sa korte kung ang empleyado ay tumutol sa pagkilos ng pagdidisiplina, at nais mong lumabas na propesyonal at patas sa lahat ng oras.
